Administration af organisationen

Dette afsnit beskriver de nødvendige opgaver, som organisationens administrator skal udføre ved opstilling af organisationen for første gang.

1. Tildel organisationsroller.

   Alle brugere i organisationen overtager de roller, der er tildelt på organisationsniveau. Tildel kun de roller, som er gældende på slutbrugerniveau, som f.eks. rollen Udskriftsfrigivelsesstyringsbruger. Se Forståelse af roller for flere oplysninger om roller.

2. For en organisation, der består af flere underordnede organisationer, skal du oprette en underordnet organisationsadgangsgruppe og derefter tildele grupperollerne.

   En underordnet organisationsadgangsgruppe kan bruges til at administrere brugeradgang for alle de underordnede organisationer. Der er flere oplysninger i Håndtering af Underordnet organisationsadgangsgruppe.

3. Opret grupper i organisationen, og tildel derefter grupperollerne.

   Grupper kan oprettes til at administrere brugere i organisationen og etablere et fælles sæt roller. Medlemmer af gruppen overtager de roller og tilladelser, der er tildelt til en gruppe. Der er flere oplysninger i Administration af grupper.

4. Indstil krav til adgangskoden.

5. Opret brugere, importer brugere, eller konfigurer godkendelsesudbyderen til at generere brugere automatisk.

   Webportalen Account Management giver dig mulighed for at oprette individuelle brugere. I organisationer med mange brugere kan en batchimport udføres ved hjælp af en CSV-fil. Der er flere oplysninger i Administration af brugere.

6. Tilføj brugere til en gruppe.

7. Tildel brugerroller.

Organisationsadministratoren kan også gøre følgende:

• Konfigurer en godkendelsesudbyder.

• konfigurere printerlogin.

• administrere kort og PIN-koder.

Håndtering af Underordnet organisationsadgangsgruppe

Denne funktion er kun tilgængelig i organisationer, der er aktiveret til oprettelse af underordnede organisationer. Fra den overordnede organisation kan du oprette Underordnet organisationsadgangsgruppe, tildele grupperoller og tilføje medlemmer. Medlemmerne har adgang til alle underordnede organisationer baseret på de roller, der er tildelt til denne gruppe.

Denne funktion giver dig mulighed for nemt at administrere brugeradgang til flere underordnede organisationer. Hvis Underordnet organisationsadgangsgruppe f.eks. er tildelt med rollen Fleet Management Administrator, er alle medlemmerne i den pågældende gruppe Fleet Management Administrators i alle de underordnede organisationer.

1. Fra Account Management-webportalen skal du vælge den overordnede organisation.

2. Klik på Grupper.

3. Under fanen Underordnet organisationsadgang skal du gøre et af følgende:

   Opret en gruppe

   1. Klik på Opret gruppe eller Opret, og indtast derefter et entydigt gruppenavn.

      Bemærk! Vi anbefaler at navngive gruppen som Underordnet organisationsadgangsgruppe for at skelne den fra de almindelige grupper, der oprettes fra funktionen Grupper. Se Administration af grupper for at finde flere oplysninger om oprettelse af almindelige grupper.

   2. Klik på Opret gruppe.

   Slet grupper

   1. Vælg en eller flere grupper, og klik derefter på Slet.

      Bemærk! Du kan også søge efter grupper ved hjælp af søgelinjen.

   2. Klik på Slet grupper.

   Tilføj medlemmer til en gruppe

   1. Klik på et gruppenavn.

   2. Fra fanen Members skal du klikke på Tilføj Medlemmer eller Tilføj og derefter vælge en eller flere brugere.

      Bemærk! Du kan også søge efter brugere ved hjælp af søgelinjen.

   3. Klik på Tilføj medlemmer.

   Fjern gruppemedlemmer

   1. Klik på et gruppenavn.

   2. Fra fanen Members skal du vælge en eller flere brugere og derefter klikke på Fjern.

   3. Klik på Fjern medlemmer.

   Tildel grupperoller

   Bemærk! Alle brugere i gruppen overtager alle roller tildelt gruppen.

   1. Klik på et gruppenavn.

   2. Klik på Tildel roller eller Tildel fra fanen Group Roles.

   3. Vælg én eller flere roller.

      Bemærk! Der er flere oplysninger i Forståelse af roller.

   4. Klik på Tildel roller.

   Fjern grupperoller

   1. Klik på gruppenavnet.

   2. Fra fanen Group Roles skal du vælge en eller flere roller og derefter klikke på Fjern.

   3. Klik på Fjern roller.

Tildeling af organisationsroller

Organisationsroller er specifikke roller tildelt en organisation. Der er flere oplysninger i Forståelse af roller. Alle brugere, der tilhører organisationen, overtager organisationsrollerne. Hvis en organisation f.eks. er tildelt rollen som Print Release Management-bruger, kan alle brugere i organisationen bruge funktionen Cloud Print Management.

1. Fra Account Management web portal skal du klikke på Organisation > Organisationsroller.

2. Klik på Tildel, og vælg derefter en eller flere roller.

3. Klik på Tildel roller.

Fjernelse af organisationsroller

1. Fra webportalen Account Management skal du klikke på Organisation > Organisationsroller.

2. Vælg en eller flere roller, og klik derefter på Fjern.

3. Klik på Fjern roller.

Beskrivelse af krav til adgangskode

Adgangskoder skal være på mindst otte tegn og indeholde følgende:

• Et lille bogstav

• Et stort bogstav

• Et tal (0-9)

• Et specialtegn (~! @ # $ % ^ & * _ - + = ` | \ ( ) { } [ ] : ; " ' < > , . ? /)

Administration af grupper

En gruppe er en samling brugere, der kan administreres med et fælles sæt roller eller tilladelser.

Følgende grupper er foruddefinerede og tildelt bestemte roller:

• Admin

• Fleet Management

• Helpdesk

• Rapportering

1. Fra Account Management-webportalen skal du klikke på Grupper.

2. Gør et af følgende:

   Opret en gruppe

   1. Klik på Opret gruppe eller Opret, og indtast derefter et entydigt gruppenavn.

   2. Klik på Opret gruppe.

   Slet grupper

   Sletning af en gruppe sletter ikke brugerne fra organisationen. Brugernes tilknytning til gruppen fjernes, og derefter fjernes gruppen fra systemet.

   1. Vælg en eller flere grupper, og klik derefter på Slet.

      Bemærk! Du kan også søge efter grupper ved hjælp af søgelinjen.

   2. Klik på Slet grupper.

   Tilføj medlemmer til en gruppe

   1. Klik på et gruppenavn.

   2. Fra fanen Members skal du klikke på Tilføj Medlemmer eller Tilføj og derefter vælge en eller flere brugere.

      Bemærk! Du kan også søge efter brugere ved hjælp af søgelinjen.

   3. Klik på Tilføj medlemmer.

   Fjern gruppemedlemmer

   1. Klik på et gruppenavn.

   2. Fra fanen Members skal du vælge en eller flere brugere og derefter klikke på Fjern.

   3. Klik på Fjern medlemmer.

   Tildel grupperoller

   Alle brugere i gruppen overtager alle roller tildelt gruppen.

   1. Klik på et gruppenavn.

   2. Klik på Tildel roller eller Tildel fra fanen Group Roles.

   3. Vælg én eller flere roller.

   4. Klik på Tildel roller.

   Fjern grupperoller

   1. Klik på gruppenavnet.

   2. Fra fanen Group Roles skal du vælge en eller flere roller og derefter klikke på Fjern.

   3. Klik på Fjern roller.

Administration af brugere

1. I Account Management-webportalen skal du klikke på Brugere.

2. Gør et af følgende:

   Opret en bruger

   1. Klik på Opret bruger eller Opret.

   2. Indtast e-mailadresse, fornavn og efternavn, samt det viste navn på brugeren.

   3. Indtast afdeling og navnet på det omkostningssted, som brugeren tilhører.

   4. Angiv adgangskoden manuelt, eller e-mail et link til brugeren med henblik på at ændre adgangskoden.

   5. Klik på Opret bruger.

   Rediger en bruger

   1. Klik på en brugers e-mailadresse.

   2. Gør et af følgende:

      • Rediger de personlige oplysninger.

      • Skift brugeradgangskoden.

      • Tildel brugerroller.

      • Registrér et kort.

        Fra afsnittet Printer Login skal du klikke på Rediger ved siden af Badge Login.

      • Føj en bruger til en gruppe.

      • Angiv bruger-PIN-koden.

        Bemærk! Denne indstilling er kun tilgængelig, når printerens login er angivet til PIN-kode-login eller Badge + PIN-kode som anden faktor. PIN-kode-generering skal være indstillet til Administrator manuel indstilling.

        1. Fra afsnittet Printer Login skal du klikke på Indstil PIN-kode eller Nulstil PIN-kode.

        2. Indtast PIN-koden, og klik derefter på Generer PIN-kode.

   Slet brugere

   1. Vælg en eller flere brugere, og klik derefter på Slet.

      Bemærkninger:

      • Du kan også søge efter brugere ved hjælp af søgelinjen.
      • Aktiviteter fra en slettet bruger vises stadig på Analytics web portal, men navn og e-mailadresse er blevet fjernet fra alle rapporterne.

   2. Klik på Slet brugere.

   Importer brugere

   Import-funktionen giver dig mulighed for at oprette, opdatere og slette flere brugere i en organisation ved hjælp af en CSV- eller TXT-fil. Du kan også oprette brugergrupper og derefter tildele en bruger til disse grupper.

   1. Klik på Importer brugere eller Importer, og gå derefter til CSV- eller TXT-filen.

   2. Hvis det er nødvendigt, skal du sende en e-mail med et link til brugeren med henblik på at ændre adgangskoden.

   3. Klik på Importer brugere.

   Bemærk! Importlogfilen bliver sendt til din e-mailadresse.

Eksempel på CSV-format

EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS,
CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT
jdoe@company.com,CREATE,,John,Doe,Johnny,jdoe,Group 1,"{'key1':'value1','key2':'value2'}"
llane@company.com,UPDATE,password2,Lois,Lane,Lois,llane,,
ckent@company.com,DELETE,,,,,,,

Importfilens overskriftslinje skal være følgende og skelner mellem store og små bogstaver: EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS, CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT.

Linjeværdier og deres betingelser

• EMAIL—Påkrævet for alle brugere. EMAIL-værdier, som findes som store bogstaver i filen, konverteres til små bogstaver, før handlingen udføres. JDOE@company.com konverteres f.eks. til jdoe@company.com.

• OPERATION—Påkrævet for alle brugere.

  Gyldige værdier for OPERATION

  • CREATE—Opretter en bruger identificeret via EMAIL-værdien med de tilsvarende egenskaber på linjen.

  • UPDATE—Opdaterer den eksisterende bruger identificeret af EMAIL-værdien med de tilsvarende egenskaber på linjen. Du kan bruge handlingsstrengen [slet] til at fjerne fornavn, efternavn, skærmnavn og navn.

  • DELETE—Sletter den eksisterende bruger identificeret via EMAIL-værdien.

• PASSWORD—Ikke påkrævet ved enhver OPERATION og kan kun være tomt, når indstillingen "E-mail et link for at ændre adgangskoden" er valgt under import.

  Bemærk! Aktivér kun funktionen "E-mail et link for at ændre adgangskoden", når du importerer filer med handlingen CREATE.

• FIRST_NAME—Ikke påkrævet til enhver OPERATION og kan være tomt. Brugerens fornavn. F.eks. John.

• LAST_NAME—Ikke påkrævet til enhver OPERATION og kan være tomt. Brugerens efternavn. F.eks. Hansen.

• DISPLAY_NAME—Ikke påkrævet til enhver OPERATION og kan være tomt. Navnet på den bruger, der sommetider anvendes i displayprompts eller lograpporter. DISPLAY_NAME-værdien kan være det fulde navn med forbogstav i mellemnavn eller en streng. F.eks. John A. Hansen DISPLAY_NAME-værdien er ikke direkte tilknyttet FIRST_NAME- og LAST_NAME-værdierne.

• SHORTNAME—Ikke påkrævet til enhver OPERATION og kan være tomt. SHORTNAME-værdien anvendes, når organisationen har en navnestreng, der også identificerer brugeren i organisationen. F.eks. jdoe.

• GROUPS—Ikke påkrævet til enhver OPERATION og kan være tomt. Adskil flere grupper ved at bruge kommaer og omgive dem af dobbelte anførselstegn. F.eks. "Group1,Group2,Group3". GROUPS-værdier, der ikke eksisterer i organisationen, oprettes og kan så tilføjes til organisationen automatisk.

  Bemærk! Gruppenavnet må ikke indeholde følgende tegn: ! @ # $ % ^ & * ; + ? / \ [ ]. Hvis disse tegn benyttes, erstattes de med en understregning (_).

• CUSTOM_ATTRIBUTES—Ikke påkrævet til enhver OPERATION og kan være tomt. Værdien CUSTOM_ATTRIBUTES er en særligt formateret JSON-streng til brugermetadata, der gemmes med brugeren. Værdien skal være omgivet af dobbelte anførselstegn. For eksempel "{'key1':'value1','key2':'value2'}"

• COST_CENTER—Ikke påkrævet til enhver OPERATION og kan være tomt. Værdien COST_CENTER anvendes til kvotetildelinger og rapportering på omkostningsstedniveau i webportalen Analytics.

• DEPARTMENT – ikke påkrævet til enhver OPERATION og kan være tom. Værdien DEPARTMENT anvendes til kvotetildelinger og rapportering på afdelingsniveau i webportalen Analytics.

Bemærkninger:

• Alle linjer skal have samme antal værdier som overskriften herunder kommaerne. Følg tomme værdier med kommaer. F.eks. jdoe@company.com,DELETE,,,,,,,
• Filstørrelsen må ikke overstige 1 MB.
• Import af en fil med CREATE- og UPDATE-handlinger med mere end én gruppetildeling kan tage et par minutter.
• Hvis en linjeværdi indeholder et komma, f.eks. navne, adgangskode, grupper eller brugerdefinerede attributter, skal denne værdi være omgivet af dobbelte anførselstegn. F.eks. llane@company.com,UPDATE,"pass,word2",Lois,Lane,"Lois,Lane",llane,"Group1,Group2",

Tildeling af brugerroller

Tildeling af brugerroller giver en bestemt bruger adgang til en bestemt opgave eller funktion, der ikke er egnet til at tildele som en gruppe- eller organisationsrolle. Grupper eller organisationer, som brugeren tilhører, overtager ikke brugerrollen. Der er flere oplysninger i Forståelse af roller.

1. Fra webportalen Account Management skal du klikke på Brugere og derefter klikke på brugerens e-mailadresse.

2. I afsnittet Tildelte roller skal du klikke på Rediger.

3. Fra fanen Brugerroller skal du klikke på Tildel og derefter vælge roller.

4. Klik på Tildel roller.

Fjernelse af brugerroller

Der er flere oplysninger i Forståelse af roller.

1. Fra webportalen Account Management skal du klikke på Brugere og derefter klikke på brugerens e-mailadresse.

2. I afsnittet Tildelte roller skal du klikke på Rediger.

3. Vælg en eller flere roller, og klik derefter på Fjern.

4. Klik på Fjern roller.

Konfiguration af en godkendelsesudbyder

Lexmark Cloud Services-webstedet understøtter samlingen med en id-tjenesteudbyder (IDP) til godkendelse. Brugere kan logge ind på systemet ved hjælp af legitimationsoplysningerne fra deres eksisterende konti.

Bemærkninger:

• Kontakt din Lexmark-repræsentant, inden du konfigurerer indstillingerne. Hvis indstillingerne ikke er konfigureret korrekt, kan brugerne blive udsat for lockout fra Lexmark Cloud Services.
• Inden du begynder, skal du sikre dig, at du har de rigtige udbydergodkendelsesoplysninger, f.eks. SSO URL'er og certifikater.

1. Fra webportalen Account Management skal du klikke på Organisation > Godkendelsesudbyder.

2. Klik på Konfigurer en godkendelsesudbyder, og tilføj derefter domænerne.

3. Konfigurer SSO-indstillingerne (single sign-on) for pålogning.

   • Tjenesteudbyderens enheds-id – den grundlæggende URI for IDP for den organisation, som Lexmark Cloud Services-webstedet kan få adgang til.

   • URL-adresse for SSO-mål – URL-adresse for SSO-login for IDP Active Directory Federation Services (ADFS) for organisationen.

   • URL-adresse for SSO-logout – URL-adresse for SSO-logout for IDP ADFS for organisationen.

   • SSO-navneidentificeringsformat – navne-id’et for IDP ADFS for en organisation.

   • Certifikat – et signeret certifikat fra IDP ADFS for organisationen. Certifikatet er nødvendigt, så Lexmark Cloud Services-webstedet kan afgøre, om det kommunikerer med IDP ADFS.

4. Klik på Konfigurer godkendelsesudbyder.