Administración de la organización

Este tema especifica las tareas que debe realizar el administrador de la organización al configurar la organización por primera vez.

1. Asignar las funciones de la organización.

   Todos los usuarios de la organización heredan las funciones asignadas a nivel de organización. Asigne solo las funciones que se aplican a nivel de usuario final, como la función Print Release Management User. Para obtener más información sobre las funciones, consulte Descripción de funciones.

2. Para una empresa que cuente con varias organizaciones secundarias, cree un grupo de acceso a organización secundaria y, a continuación, asigne las funciones del grupo.

   Un grupo de acceso a organización secundaria se puede utilizar para administrar el acceso de los usuarios a todas las organizaciones secundarias. Para obtener más información, consulte Administración de Grupos de acceso a organizaciones secundarias..

3. Cree grupos dentro de la organización y, a continuación, asigne las funciones del grupo.

   Se pueden crear grupos para administrar los usuarios en la organización y establecer un conjunto de funciones comunes. Los miembros de un grupo heredan las funciones y permisos que se asignan al grupo. Para obtener más información, consulte Administración de grupos.

4. Configurar los requisitos de contraseña.

5. Cree e importe usuarios, o configure el proveedor de autenticación para generar usuarios automáticamente.

   El portal Account Managment web portal le permite crear usuarios individuales. Las organizaciones con muchos usuarios pueden realizar una importación por lotes mediante un archivo CSV. Para obtener más información, consulte Administración de usuarios.

6. Añadir usuarios a un grupo.

7. Asigne funciones de usuario.

El administrador de la organización también puede realizar las siguientes acciones:

• Configurar un proveedor de autenticación.

• Configurar el inicio de sesión de la impresora.

• Administrar distintivos y PIN.

Administración de Grupos de acceso a organizaciones secundarias.

Esta función solo está disponible en organizaciones que se han habilitado para la creación de organizaciones secundarias. A partir de la organización principal, puede crear un Grupo de acceso a organizaciones secundarias, asignar funciones de grupo y añadir miembros. Los miembros dispondrán de acceso a todas las organizaciones secundarias en función de las funciones asignadas al grupo.

Esta función le permitirá administrar fácilmente el acceso del usuario a varias organizaciones secundarias. Por ejemplo, si al Grupo de acceso a organizaciones secundarias se le asigna la función Fleet Management Administrator, a continuación, todos los miembros de ese grupo ocuparán la función Fleet Management Administrator en todas las organizaciones secundarias.

1. En el portal Account Managment web portal, seleccione la organización principal.

2. Haga clic en Grupos.

3. En la pestaña Acceso a organización secundaria, haga lo siguiente:

   Cree un grupo

   1. Haga clic en Crear grupo o Crear y, a continuación, escriba un nombre de grupo único.

      Nota: Se recomienda dar al grupo el nombre Grupo de acceso a organización secundaria para distinguirlo de los grupos normales que se crean a partir de la función Grupos. Para obtener más información sobre la creación de grupos normales, consulte Administración de grupos.

   2. Haga clic en Crear grupo.

   Eliminación de grupos

   1. Seleccione uno o más grupos y haga clic en Eliminar.

      Nota: También puede buscar grupos a través de la barra de búsqueda.

   2. Haga clic en Eliminar grupos.

   Adición de miembros a un grupo

   1. Haga clic en un nombre de grupo.

   2. En la pestaña Miembros, haga clic en Añadir miembros o Añadir y, a continuación, seleccione uno o más usuarios.

      Nota: También puede utilizar la barra de búsqueda para buscar usuarios.

   3. Haga clic en Añadir miembros.

   Eliminación de miembros del grupo

   1. Haga clic en un nombre de grupo.

   2. En la pestaña Miembros, seleccione uno o más usuarios y, a continuación, haga clic en Eliminar.

   3. Haga clic en Eliminar miembros.

   Asignación de funciones del grupo

   Nota: Todos los usuarios del grupo heredan todas las funciones asignadas al grupo.

   1. Haga clic en un nombre de grupo.

   2. En la pestaña Funciones del grupo, haga clic en Asignar funciones o Asignar.

   3. Seleccione una o más funciones.

      Nota: Para obtener más información, consulte Descripción de funciones.

   4. Haga clic en Asignar funciones.

   Eliminación de funciones del grupo

   1. Haga clic en el nombre del grupo.

   2. En la pestaña Funciones del grupo, seleccione una o más funciones y, a continuación, haga clic en Eliminar.

   3. Haga clic en Eliminar funciones.

Asignación de funciones de organización

Las funciones de organización son funciones específicas que se asignan a una organización. Para obtener más información, consulte Descripción de funciones. Todos los usuarios que pertenecen a la organización heredan las funciones de organización. Por ejemplo, si a una organización se le asigna la función Print Release Management User, todos los usuarios de la organización pueden utilizar la función de Cloud Print Management.

1. En el Account Management web portal, haga clic en Organización > Funciones de organización.

2. Haga clic en Asignar y seleccione una o más funciones.

3. Haga clic en Asignar funciones.

Eliminación de funciones de organización

1. En el portal web Account Management, haga clic en Organización > Funciones de organización.

2. Seleccione una o más funciones y haga clic en Eliminar.

3. Haga clic en Eliminar funciones.

Explicación de los requisitos de contraseña

Las contraseñas deben tener al menos ocho caracteres y contener lo siguiente:

• un carácter en minúsculas

• un carácter en mayúsculas

• Un número (0-9)

• un carácter especial (~ ! @ # $ % ^ & * _ - + = ` | \ ( ) { } [ ] : ; " ' < > , . ? /)

Administración de grupos

Un grupo es un conjunto de usuarios que se pueden administrar con un conjunto común de funciones o permisos.

Los siguientes grupos vienen predefinidos y se asignan con funciones específicas:

• Administración

• Fleet Management

• Asistencia técnica

• Informes

1. En el portal Account Managment web portal, haga clic en Grupos.

2. Haga lo siguiente:

   Cree un grupo

   1. Haga clic en Crear grupo o Crear y, a continuación, escriba un nombre de grupo único.

   2. Haga clic en Crear grupo.

   Eliminación de grupos

   Al eliminar un grupo no se elimina los usuarios de la organización. Los usuarios se desvinculan del grupo y, a continuación, el grupo se elimina del sistema.

   1. Seleccione uno o más grupos y haga clic en Eliminar.

      Nota: También puede buscar grupos a través de la barra de búsqueda.

   2. Haga clic en Eliminar grupos.

   Adición de miembros a un grupo

   1. Haga clic en un nombre de grupo.

   2. En la pestaña Miembros, haga clic en Añadir miembros o Añadir y, a continuación, seleccione uno o más usuarios.

      Nota: También puede utilizar la barra de búsqueda para buscar usuarios.

   3. Haga clic en Añadir miembros.

   Eliminación de miembros del grupo

   1. Haga clic en un nombre de grupo.

   2. En la pestaña Miembros, seleccione uno o más usuarios y, a continuación, haga clic en Eliminar.

   3. Haga clic en Eliminar miembros.

   Asignación de funciones del grupo

   Todos los usuarios del grupo heredan todas las funciones asignadas al grupo.

   1. Haga clic en un nombre de grupo.

   2. En la pestaña Funciones del grupo, haga clic en Asignar funciones o Asignar.

   3. Seleccione una o más funciones.

   4. Haga clic en Asignar funciones.

   Eliminación de funciones del grupo

   1. Haga clic en el nombre del grupo.

   2. En la pestaña Funciones del grupo, seleccione una o más funciones y, a continuación, haga clic en Eliminar.

   3. Haga clic en Eliminar funciones.

Administración de usuarios

1. En el portal Account Managment web portal, haga clic en Usuarios.

2. Haga lo siguiente:

   Crear un usuario

   1. Haga clic en Crear usuario o Crear.

   2. Escriba la dirección de correo electrónico, el nombre, el apellido y el nombre para mostrar del usuario.

   3. Escriba el nombre del departamento y el centro de coste a los que pertenece el usuario.

   4. Configure la contraseña manualmente o envíe un enlace por correo electrónico al usuario para cambiar la contraseña.

   5. Haga clic en Crear usuario.

   Edite un usuario

   1. Haga clic en la dirección de correo electrónico de un usuario.

   2. Haga lo siguiente:

      • Edite la información personal.

      • Cambie la contraseña de usuario.

      • Asigne funciones de usuario.

      • Registre un distintivo.

        En la sección Inicio de sesión de la impresora, haga clic en Editar junto a Inicio de sesión mediante distintivo.

      • Añada al usuario a un grupo.

      • Establezca el PIN del usuario.

        Nota: Este valor solo está disponible cuando el inicio de sesión de la impresora se establece en Inicio de sesión de PIN o Distintivo + PIN como segundo factor. La generación de PIN debe establecerse en Administrador manualmente.

        1. En la sección Inicio de sesión de la impresora, haga clic en Establecer PIN o Restablecer el PIN.

        2. Introduzca el PIN y, a continuación, haga clic en Generar PIN.

   Eliminar usuarios

   1. Seleccione uno o más usuarios y haga clic en Eliminar.

      Notas:

      • También puede utilizar la barra de búsqueda para buscar usuarios.
      • Las actividades de un usuario eliminado siguen apareciendo en el portal Analytics web portal, pero su nombre y dirección de correo electrónico se eliminan de todos los informes.

   2. Haga clic en Eliminar usuarios.

   Importar usuarios

   La función Importar le permite crear, actualizar y eliminar varios usuarios de una organización mediante un archivo CSV o TXT. También puede crear grupos de usuarios y, después, asignar un usuario a esos grupos.

   1. Haga clic en Importar usuarios o Importar y, a continuación, vaya al archivo CSV o TXT.

   2. Si es necesario, envíe un enlace por correo electrónico al usuario para cambiar la contraseña.

   3. Haga clic en Importar usuarios.

   Nota: El registro de importación se envía a su dirección de correo electrónico.

Ejemplo de formato CSV

EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS,
CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT
jdoe@company.com,CREATE,,John,Doe,Johnny,jdoe,Group 1,"{'key1':'value1','key2':'value2'}"
llane@company.com,UPDATE,password2,Lois,Lane,Lois,llane,,
ckent@company.com,DELETE,,,,,,,

La línea de encabezado del archivo de importación debe ser la siguiente (se distinguen mayúsculas y minúsculas): CORREO ELECTRÓNICO,OPERACIÓN,CONTRASEÑA,NOMBRE,APELLIDO,NOMBRE EN PANTALLA,NOMBRE ABREVIADO,GRUPOS,ATRIBUTOS PERSONALIZADOS.

Valores de línea y condiciones

• CORREO ELECTRÓNICO: obligatorio para todos los usuarios. Los valores de CORREO ELECTRÓNICO que están en mayúsculas en el archivo se convierten a minúsculas antes de que se realice la operación. Por ejemplo, JDOE@company.com se convierte a jdoe@company.com.

• OPERACIÓN: obligatorio para todos los usuarios.

  Valores de OPERACIÓN válidos

  • CREAR: crea el usuario identificado por el valor de CORREO ELECTRÓNICO con las propiedades correspondientes de la línea.

  • ACTUALIZAR: actualiza el usuario existente identificado por el valor de CORREO ELECTRÓNICO con las propiedades correspondientes de la línea. Puede utilizar la cadena de acción [delete] para eliminar el nombre, los apellidos, el nombre en pantalla y el nombre corto.

  • ELIMINAR: elimina el usuario existente identificado por el valor de CORREO ELECTRÓNICO.

• CONTRASEÑA: no es obligatorio para ningún valor de OPERACIÓN y solo puede estar vacío cuando se selecciona la opción "Enviar un enlace por correo electrónico para cambiar la contraseña" al importar.

  Nota: Active la opción "Enviar un enlace por correo electrónico para cambiar la contraseña" únicamente al importar archivos con la operación CREAR.

• FIRST_NAME: no es obligatorio para ningún valor de OPERACIÓN y puede estar vacío. El nombre del usuario. Por ejemplo, Juan.

• LAST_NAME: no es obligatorio para ningún valor de OPERACIÓN y puede estar vacío. Los apellidos del usuario. Por ejemplo, Martínez.

• DISPLAY_NAME: no es obligatorio para ningún valor de OPERACIÓN y puede estar vacío. El nombre del usuario que en ocasiones se utiliza en las solicitudes en pantalla o en los informes de registro. El valor de DISPLAY_NAME puede ser el nombre completo con la inicial del segundo nombre o cualquier cadena. Por ejemplo, Juan A. Martínez El valor de DISPLAY_NAME no está asociado directamente con los valores de FIRST_NAME y LAST_NAME.

• SHORTNAME: no es obligatorio para ningún valor de OPERACIÓN y puede estar vacío. El valor de SHORTNAME se usa cuando la organización tiene una cadena de nombre corto que también identifica al usuario en la organización. Por ejemplo, jdoe.

• GROUPS: no es obligatorio para ningún valor de OPERACIÓN y puede estar vacío. Separe varios grupos con comas y delimítelos con comillas dobles. Por ejemplo, "Group1,Group2,Group3". Los valores de GROUPS que no existan en la organización se crean y añaden automáticamente a la organización.

  Nota: Un nombre de grupo no puede contener los siguientes caracteres: ! @ # $ % ^ & * ; + ? / \ [ ]. Si se utilizan estos caracteres, se sustituirán con un guion bajo (_).

• CUSTOM_ATTRIBUTES: no es obligatorio para ningún valor de OPERACIÓN y puede estar vacío. El valor de CUSTOM_ATTRIBUTES es una cadena JSON con formato especial para los metadatos del usuario que se almacena con el usuario. El valor debe estar entre comillas. Por ejemplo, "{'key1':'value1','key2':'value2'}"

• COST_CENTER: no es obligatorio para ninguna OPERACIÓN y puede estar vacío. El valor COST_CENTER se utiliza para las asignaciones de cuota y la generación de informes de nivel de centro en el portal Analytics web portal.

• DEPARTAMENTO: no es obligatorio para ningún valor de OPERACIÓN y puede estar vacío. El valor DEPARTMENT se utiliza para las asignaciones de cuota y para generar informes a nivel de departamento en el portal Analytics web portal.

Notas:

• Todas las líneas deben tener el mismo número de valores que el encabezado, incluidas las comas. Los valores vacíos deben ir seguidos de comas. Por ejemplo, jdoe@company.com,DELETE,,,,,,,
• El tamaño del archivo no debe superar 1 MB.
• La importación de un archivo con las operaciones CREAR y ACTUALIZAR con más de una asignación de grupo puede tardar varios minutos.
• Si cualquier valor de línea contiene una coma, como los nombres, las contraseñas, los grupos o los atributos personalizados, el valor debe estar entre comillas dobles. Por ejemplo, llane@company.com,UPDATE,"pass,word2",Lois,Lane,"Lois,Lane",llane,"Group1,Group2",

Asignación de funciones de usuario

La asignación de funciones de usuario proporciona a un usuario concreto acceso a una tarea o función concreta que no es adecuada para asignarlos como una función de grupo o de organización. Los grupos u organizaciones a las que pertenece el usuario no heredan la función de usuario. Para obtener más información, consulte Descripción de funciones.

1. En el portal web Account Management, haga clic en Usuarios y, a continuación, haga clic en la dirección de correo electrónico del usuario.

2. En la sección Funciones asignadas, haga clic en Editar.

3. En la pestaña Funciones de usuario, haga clic en Asignar y, a continuación, seleccione las funciones.

4. Haga clic en Asignar funciones.

Eliminación de funciones de usuario

Para obtener más información, consulte Descripción de funciones.

1. En el portal web Account Management, haga clic en Usuarios y, a continuación, haga clic en la dirección de correo electrónico del usuario.

2. En la sección Funciones asignadas, haga clic en Editar.

3. Seleccione una o más funciones y haga clic en Eliminar.

4. Haga clic en Eliminar funciones.

Configuración de un proveedor de autenticación

El sitio web de Lexmark Cloud Services admite la federación con un proveedor de servicios de identidad (IDP) para la autenticación. Los usuarios pueden iniciar sesión en el sistema usando las credenciales de sus cuentas existentes.

Notas:

• Póngase en contacto con su representante de Lexmark antes de configurar los valores. Si los valores no se configuran correctamente, los usuarios tendrán el acceso bloqueado a Lexmark Cloud Services.
• Antes de empezar, asegúrese de que cuenta con la información correcta del proveedor de autenticación, como certificados y URL de SSO.

1. En el portal Account Managment web portal, haga clic en Organización > Proveedor de autenticación.

2. Haga clic en Configurar un proveedor de autenticación y, a continuación, añada los dominios.

3. Configure los valores de inicio de sesión único.

   • ID de entidad del proveedor de servicios: el URI base del IDP de la organización a la que puede acceder el sitio web de Lexmark Cloud Services.

   • URL de destino de SSO: la URL de inicio de sesión único (SSO) de Active Directory Federation Services (ADFS) de IDP de la organización.

   • URL de cierre de sesión de SSO: la URL de cierre de sesión de SSO de ADFS de IDP de la organización.

   • Formato de identificador de nombre de SSO: ID de nombre del ADFS de IDP de la organización.

   • Certificado: un certificado firmado desde ADFS de IDP de la organización. El certificado es necesario para que el sitio web de Lexmark Cloud Services pueda determinar si se está comunicando con el ADFS de IDP.

4. Haga clic en Configurar proveedor de autenticación.