Gestion de l'entreprise

Cette rubrique décrit les tâches que l'administrateur d'entreprise doit effectuer lors de la première configuration de l'entreprise.

1. Attribuer des rôles d'entreprise.

   Tous les utilisateurs de l'entreprise héritent des rôles attribués au niveau de l'entreprise. Attribuez uniquement les rôles qui sont applicables au niveau de l'utilisateur final, tel que le rôle Print Release Management User. Pour plus d'informations sur les rôles, reportez-vous à la section Présentation des rôles.

2. Pour une entreprise possédant plusieurs entreprises filles, créez un groupe d'accès aux entreprises filles, puis attribuez les rôles de groupe.

   Un groupe d'accès aux entreprises filles peut servir à gérer les accès des utilisateurs à toutes les entreprises filles. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Gestion du groupe d'accès aux entreprises filles.

3. Créez des groupes au sein de l'entreprise, puis attribuez les rôles de groupe.

   Vous pouvez créer des groupes pour gérer les utilisateurs de l'entreprise et établir un ensemble commun de rôles. Les membres du groupe héritent des rôles et des autorisations qui sont attribués à un groupe. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Gestion des groupes.

4. Définissez les exigences relatives aux mots de passe.

5. Créez des utilisateurs, importez des utilisateurs ou configurez le fournisseur d'authentification pour générer automatiquement des utilisateurs.

   Le portail Web Gestion de comptes vous permet de créer des utilisateurs individuels. Pour les entreprises comptant de nombreux utilisateurs, une importation par lots peut être effectuée à l'aide d'un fichier CSV. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs.

6. Ajouter des utilisateurs à un groupe.

7. Attribuez des rôles utilisateur.

L'administrateur d'entreprise peut également effectuer les opérations suivantes :

• Configurer un fournisseur d'authentification.

• Configurer la connexion à l'imprimante.

• Gérer les badges et les codes PIN.

Gestion du groupe d'accès aux entreprises filles

Cette fonction est disponible uniquement dans les entreprises autorisées à créer des entreprises filles. A partir de l'entreprise mère, vous pouvez créer le groupe d'accès aux entreprises filles, attribuer des rôles de groupe et ajouter des membres. Les membres ont accès à toutes les entreprises filles en fonction des rôles attribués au groupe.

Cette fonction vous permet de gérer sans difficulté l'accès utilisateur à plusieurs entreprises filles. Par exemple, si le groupe d'accès aux entreprises filles est attribué au rôle Administrateur Fleet Management, tous les membres de ce groupe sont des administrateurs Fleet Management dans toutes les entreprises filles.

1. Dans le portail Web Gestion de comptes, sélectionnez l'entreprise mère.

2. Cliquez sur Groupes.

3. Dans l'onglet Accès aux entreprises filles, effectuez l'une des opérations suivantes :

   Créer un groupe

   1. Cliquez sur Créer un groupe ou Créer, puis saisissez un nom de groupe unique.

      Remarque : Nous vous recommandons de nommer le groupe Groupe d'accès aux entreprises filles afin de le distinguer des groupes ordinaires créés avec la fonctionnalité Groupes. Pour plus d'informations sur la création de groupes ordinaires, reportez-vous à la section Gestion des groupes.

   2. Cliquez sur Créer un groupe.

   Supprimer des groupes

   1. Sélectionnez un ou plusieurs groupes, puis cliquez sur Supprimer.

      Remarque : Vous pouvez également rechercher des groupes à l'aide de la barre de recherche.

   2. Cliquez sur Supprimer des groupes.

   Ajouter des membres à un groupe

   1. Cliquez sur un nom de groupe.

   2. Dans l'onglet Membres, cliquez sur Ajouter des membres ou Ajouter, puis sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.

      Remarque : Vous pouvez également rechercher des utilisateurs à l'aide de la barre de recherche.

   3. Cliquez sur Ajouter des membres.

   Supprimer des membres d'un groupe

   1. Cliquez sur un nom de groupe.

   2. Dans l'onglet Membres, sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, puis cliquez sur Supprimer.

   3. Cliquez sur Supprimer des membres.

   Attribuer des rôles de groupe

   Remarque : Tous les utilisateurs du groupe héritent de tous les rôles attribués au groupe.

   1. Cliquez sur un nom de groupe.

   2. Dans l'onglet Rôles de groupe, cliquez sur Attribuer des rôles ou Attribuer.

   3. Sélectionnez un ou plusieurs rôles.

      Remarque : Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Présentation des rôles.

   4. Cliquez sur Attribuer des rôles.

   Supprimer des rôles de groupe

   1. Cliquez sur le nom de groupe.

   2. Dans l'onglet Rôles de groupe, sélectionnez un ou plusieurs rôles, puis cliquez sur Supprimer.

   3. Cliquez sur Supprimer les rôles.

Attribution de rôles d'entreprise

Les rôles d'entreprise sont des rôles spécifiques affectés à une entreprise. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Présentation des rôles. Tous les utilisateurs qui appartiennent à l'entreprise héritent des rôles de l'entreprise. Par exemple, si une entreprise se voit attribuer le rôle Utilisateur de Print Release Management, tous les utilisateurs de l'entreprise pourront utiliser la fonction Cloud Print Management.

1. Dans le portail Web Gestion de comptes, cliquez sur Entreprise > Rôles d'entreprise.

2. Cliquez sur Attribuer, puis sélectionnez un ou plusieurs rôles.

3. Cliquez sur Attribuer des rôles.

Suppression de rôles d'entreprise

1. Dans le portail Web Account Management, cliquez sur Entreprise > Rôles d'entreprise.

2. Sélectionnez un ou plusieurs rôles, puis cliquez sur Supprimer.

3. Cliquez sur Supprimer les rôles.

Compréhension des exigences des mots de passe

Les mots de passe doivent comporter au moins 8 caractères et contenir les éléments suivants :

• Un caractère minuscule

• Un caractère majuscule

• Un nombre (0–9)

• Un caractère spécial (~! @ # $ % ^ & * _ - + = ` | \ ( ) { } [ ] : ; " ' < > , . ? /)

Gestion des groupes

Un groupe est un ensemble d'utilisateurs qui peuvent être gérés avec un ensemble commun de rôles ou autorisations.

Les groupes suivants sont prédéfinis et se voient attribuer des rôles spécifiques :

• Administrateur

• Fleet Management

• Assistance technique

• Création de rapports

1. Dans le portail Web Gestion de comptes, cliquez sur Groupes.

2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

   Créer un groupe

   1. Cliquez sur Créer un groupe ou Créer, puis saisissez un nom de groupe unique.

   2. Cliquez sur Créer un groupe.

   Supprimer des groupes

   Supprimer un groupe n'entraîne pas la suppression des utilisateurs de l'entreprise. Les utilisateurs sont dissociés du groupe, puis le groupe est supprimé du système.

   1. Sélectionnez un ou plusieurs groupes, puis cliquez sur Supprimer.

      Remarque : Vous pouvez également rechercher des groupes à l'aide de la barre de recherche.

   2. Cliquez sur Supprimer des groupes.

   Ajouter des membres à un groupe

   1. Cliquez sur un nom de groupe.

   2. Dans l'onglet Membres, cliquez sur Ajouter des membres ou Ajouter, puis sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.

      Remarque : Vous pouvez également rechercher des utilisateurs à l'aide de la barre de recherche.

   3. Cliquez sur Ajouter des membres.

   Supprimer des membres d'un groupe

   1. Cliquez sur un nom de groupe.

   2. Dans l'onglet Membres, sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, puis cliquez sur Supprimer.

   3. Cliquez sur Supprimer des membres.

   Attribuer des rôles de groupe

   Tous les utilisateurs du groupe héritent de tous les rôles attribués au groupe.

   1. Cliquez sur un nom de groupe.

   2. Dans l'onglet Rôles de groupe, cliquez sur Attribuer des rôles ou Attribuer.

   3. Sélectionnez un ou plusieurs rôles.

   4. Cliquez sur Attribuer des rôles.

   Supprimer des rôles de groupe

   1. Cliquez sur le nom de groupe.

   2. Dans l'onglet Rôles de groupe, sélectionnez un ou plusieurs rôles, puis cliquez sur Supprimer.

   3. Cliquez sur Supprimer les rôles.

Gestion des utilisateurs

1. Dans le portail Web Gestion de comptes, cliquez sur Utilisateurs.

2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

   Créer un utilisateur

   1. Cliquez sur Créer un utilisateur ou Créer.

   2. Saisissez l'adresse e-mail, le prénom, le nom et le nom d'affichage de l'utilisateur.

   3. Saisissez le nom du service et du centre de coûts auxquels l'utilisateur appartient.

   4. Définissez le mot de passe manuellement ou envoyez par e-mail un lien à l'utilisateur afin qu'il modifie le mot de passe.

   5. Cliquez sur Créer un utilisateur.

   Modifier un utilisateur

   1. Cliquez sur l'adresse e-mail d'un utilisateur.

   2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

      • Modifiez les informations personnelles.

      • Modifiez le mot de passe utilisateur.

      • Attribuez des rôles utilisateur.

      • Enregistrez un badge.

        Dans la section Connexion à l'imprimante, cliquez sur Modifier en regard de Connexion par badge.

      • Ajoutez l'utilisateur à un groupe.

      • Définissez le code PIN de l'utilisateur.

        Remarque : Ce paramètre n'est disponible que lorsque la connexion à l'imprimante est définie comme deuxième facteur pour la connexion au code PIN ou à badge + PIN. La génération de code PIN doit être Définie manuellement par l'administrateur.

        1. Dans la section Connexion à l'imprimante, cliquez sur Définir le code PIN ou Réinitialiser le code PIN.

        2. Saisissez le code PIN, puis cliquez sur Générer un code PIN.

   Supprimer des utilisateurs

   1. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, puis cliquez sur Supprimer.

      Remarques :

      • Vous pouvez également rechercher des utilisateurs à l'aide de la barre de recherche.
      • Les activités d'un utilisateur supprimé sont toujours affichées dans le portail Internet Analyses, mais le nom et l'adresse e-mail sont supprimés de tous les rapports.

   2. Cliquez sur Supprimer des utilisateurs.

   Importer des utilisateurs

   La fonction Importer vous permet de créer, mettre à jour et supprimer plusieurs utilisateurs dans une entreprise à l'aide d'un fichier CSV ou TXT. Vous pouvez également créer des groupes d'utilisateurs, puis attribuer un utilisateur à ces groupes.

   1. Cliquez sur Importer des utilisateurs ou Importer, puis accédez au fichier CSV ou TXT.

   2. Si nécessaire, envoyez par e-mail un lien à l'utilisateur afin qu'il modifie le mot de passe.

   3. Cliquez sur Importer des utilisateurs.

   Remarque : Le journal d'importation est envoyé à votre adresse e-mail.

Exemple de format CSV

EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS,
CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT
jdoe@company.com,CREATE,,John,Doe,Johnny,jdoe,Group 1,"{'key1':'value1','key2':'value2'}"
llane@company.com,UPDATE,password2,Lois,Lane,Lois,llane,,
ckent@company.com,DELETE,,,,,,,

La ligne d'en-tête du fichier d'importation doit être la suivante (elle est sensible à la casse) : EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS, CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT.

Valeurs de la ligne et leurs conditions

• EMAIL : requis pour tous les utilisateurs. Les valeurs EMAIL en majuscules dans le fichier sont converties en minuscules avant l'opération. Par exemple, JDUPONT@entreprise.com est converti en jdupont@entreprise.com.

• OPERATION : requis pour tous les utilisateurs.

  Valeurs OPERATION valides

  • CREATE : crée un utilisateur identifié par la valeur EMAIL avec les propriétés correspondantes sur la ligne.

  • UPDATE : met à jour un utilisateur identifié par la valeur EMAIL avec les propriétés correspondantes sur la ligne. Vous pouvez utiliser la chaîne d'action [delete] pour supprimer le prénom, le nom, le nom d'affichage et le nom abrégé.

  • DELETE : supprime l'utilisateur existant identifié par la valeur EMAIL.

• PASSWORD : non requis pour une OPERATION ; peut être vide uniquement lorsque l'option « Envoyer par e-mail un lien de modification du mot de passe » est sélectionnée lors de l'importation.

  Remarque : Activez l'option « Envoyer par e-mail un lien de modification du mot de passe » uniquement lorsque vous importez des fichiers avec l'opération CREATE.

• FIRST_NAME : non requis pour une OPERATION ; peut être vide. Le prénom de l'utilisateur. Par exemple, Jean.

• LAST_NAME : non requis pour une OPERATION ; peut être vide. Le nom de l'utilisateur. Par exemple, Dupont.

• DISPLAY_NAME : non requis pour une OPERATION ; peut être vide. Le nom de l'utilisateur parfois utilisé dans des invites affichées ou des rapports. La valeur DISPLAY_NAME peut être le nom complet avec l'initiale du deuxième prénom ou n'importe quelle chaîne. Par exemple, Jean R.. La valeur DISPLAY_NAME n'est pas directement associée aux valeurs FIRST_NAME et LAST_NAME.

• SHORTNAME : non requis pour une OPERATION ; peut être vide. La valeur SHORTNAME est utilisée lorsque l'entreprise a une chaîne de nom abrégé qui identifie également l'utilisateur dans l'entreprise. Par exemple : jdupont.

• GROUPS : non requis pour une OPERATION ; peut être vide. Séparez plusieurs groupes en utilisant des virgules et en les entourant de guillemets. Par exemple, "groupe1,groupe2,groupe3". Les valeurs GROUPS qui n'existent pas dans l'entreprise sont créées, puis ajoutées automatiquement à l'entreprise.

  Remarque : Un nom de groupe ne doit pas contenir les caractères suivants : ! @ # $ % ^ & * ; + ? / \ [ ]. Si ces caractères sont utilisés, ils sont remplacés par un tiret de soulignement (_).

• CUSTOM_ATTRIBUTES : non requis pour une OPERATION ; peut être vide. La valeur CUSTOM_ATTRIBUTES est une chaîne JSON spécialement formatée pour les métadonnées de l'utilisateur, qui sont stockées avec l'utilisateur. La valeur doit être mise entre guillemets. Par exemple, "{'key1':'value1','key2':'value2'}"

• COST_CENTER : non requis pour une OPERATION ; peut être vide. La valeur COST_CENTER est utilisée pour l'affectation de quotas et la création de rapports au niveau centre de coûts sur le portail Web Analyses.

• DEPARTMENT : non requis pour une OPERATION ; peut être vide. La valeur DEPARTMENT est utilisée pour l'affectation de quotas et la création de rapports au niveau service sur le portail Web Analyses.

Remarques :

• Toutes les lignes doivent compter le même nombre de valeurs que l'en-tête, notamment les virgules. Faites suivre les valeurs vides par des virgules. Par exemple, jdupont@entreprise.com,DELETE,,,,,,,
• La taille du fichier ne doit pas dépasser 1 Mo.
• L'importation d'un fichier avec les opérations CREATE et UPDATE avec plusieurs affectations de groupe peut prendre quelques minutes.
• Si une valeur de ligne contient une virgule, comme les noms, mots de passe, groupes ou attributs personnalisés, la valeur doit être mise entre guillemets. Par exemple, llane@entreprise.com,UPDATE,"pass,word2",Lois,Lane,"Lois,Lane",llane,"Group1,Group2",

Attribution de rôles utilisateur

L'attribution de rôles utilisateur donne à un utilisateur spécifique l'accès à une tâche ou une fonction particulière qu'il n'est pas opportun d'attribuer au niveau d'un groupe ou à l'échelle de l'entreprise. Les groupes ou entreprises auxquels l'utilisateur appartient n'héritent pas du rôle de l'utilisateur. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Présentation des rôles.

1. Dans le portail Web Gestion de comptes, cliquez sur Utilisateurs, puis cliquez sur l'adresse e-mail de l'utilisateur.

2. Dans la section Rôles attribués, cliquez sur Modifier.

3. Dans l'onglet Rôles utilisateur, cliquez sur Attribuer, puis sélectionnez les rôles.

4. Cliquez sur Attribuer des rôles.

Suppression de rôles utilisateur

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Présentation des rôles.

1. Dans le portail Web Account Management, cliquez sur Utilisateurs, puis cliquez sur l'adresse e-mail de l'utilisateur.

2. Dans la section Rôles attribués, cliquez sur Modifier.

3. Sélectionnez un ou plusieurs rôles, puis cliquez sur Supprimer.

4. Cliquez sur Supprimer les rôles.

Configuration d'un fournisseur d'authentification

Le site Web Services de cloud Lexmark prend en charge la fédération avec un fournisseur de service d'identité (IDP) pour l'authentification. Les utilisateurs peuvent se connecter à l'aide des informations d'identification de leurs comptes existants.

Remarques :

• Contactez votre représentant Lexmark avant de configurer les paramètres. Si les paramètres ne sont pas configurés correctement, les utilisateurs risquent de ne pas pouvoir se connecter aux Services de cloud Lexmark.
• Avant de commencer, assurez-vous de détenir les informations correctes du fournisseur d'authentification, telles que les URL SSO et les certificats.

1. Dans le portail Web Gestion de comptes, cliquez sur Entreprise > Fournisseur d'authentification.

2. Cliquez sur Configurer un fournisseur d'authentification, puis ajoutez les domaines.

3. Configurez les paramètres d'authentification unique.

   • ID d'entité de fournisseur de service : URI de base de l'IDP de l'entreprise auquel le site Web Services de cloud Lexmark peut accéder.

   • URL cible SSO : URL de connexion d'authentification unique (SSO) de l'IDP Active Directory Federation Services (ADFS) de l'entreprise.

   • URL de déconnexion SSO : URL de déconnexion SSO de l'IDP ADFS de l'entreprise.

   • Format de l'identifiant du nom SSO : ID du nom de l'IDP ADFS de l'entreprise.

   • Certificat : certificat signé de l'IDP ADFS de l'entreprise. Le certificat est requis pour que le site Web Services de cloud Lexmark puisse déterminer s'il communique avec l'IDP ADFS.

4. Cliquez sur Configurer le fournisseur d'authentification.