Administrasjon av organisasjon

Dette emnet beskriver de nødvendige oppgavene som organisasjonsadministratoren må utføre når organisasjonen konfigureres for første gang.

1. Tildel organisasjonsroller.

   Alle brukere i organisasjonen arver rollene som tildeles på organisasjonsnivå. Tildel bare roller som er aktuelle på sluttbrukernivå, for eksempel rollen Print Release Management User. Hvis du vil ha mer informasjon om rollene, kan du se Forstå roller.

2. For en organisasjon som har flere underordnede organisasjoner, oppretter du en gruppe med tilgang til underordnede organisasjoner og tildeler deretter grupperoller.

   En gruppe med tilgang til underordnede organisasjoner kan brukes til å administrere brukertilgang til alle underordnede organisasjoner. Se Administrere Gruppe med tilgang til underordnede organisasjoner hvis du vil ha mer informasjon.

3. Opprett gruppene innenfor organisasjonen, og tildel deretter grupperollene.

   Grupper kan opprettes for å administrere brukerne i organisasjonen og opprette et felles sett med roller. Medlemmer av gruppen arver rollene og tillatelsene som er tildelt til en gruppe. Se Administrasjon av grupper hvis du vil ha mer informasjon.

4. Angi passordkravene.

5. Opprette brukere, importere brukere eller konfigurere godkjenningsleverandøren for å generere brukere automatisk.

   Med nettportalen for kontoadministrasjon kan du opprette enkeltbrukere. For organisasjoner med mange brukere kan du foreta en bunkeimport ved hjelp av en CSV-fil. Se Administrasjon av brukere hvis du vil ha mer informasjon.

6. Legg til brukere i en gruppe.

7. Tildel brukerroller.

Organisasjonsadministrator kan også gjøre følgende:

• Konfigurere en godkjenningsleverandør

• Konfigurere skriverpåloggingen.

• administrere kort og PIN-koder

Administrere Gruppe med tilgang til underordnede organisasjoner

Denne funksjonen er bare tilgjengelig i organisasjoner som er aktivert for opprettelse av underordnede organisasjoner. Fra den overordnede organisasjonen kan du opprette Gruppe med tilgang til underordnede organisasjoner, tildele grupperoller og legge til medlemmer. Medlemmene får tilgang til alle underordnede organisasjoner basert på rollene som tildeles til denne gruppen.

Denne funksjonen lar deg administrere brukertilgang til flere underordnede organisasjoner på en enkel måte. Hvis for eksempel Gruppe med tilgang til underordnede organisasjoner tildeles rollen Administrator for Fleet Management, blir alle medlemmene i gruppen administratorer for Fleet Management i alle de underordnede organisasjonene.

1. Velg den overordnede organisasjonen i nettportalen for kontoadministrasjon.

2. Klikk på Grupper.

3. På fanen Tilgang til underordnet organisasjon gjør du ett av følgende:

   Opprette en gruppe

   1. Klikk på Opprett gruppe eller Opprett, og skriv deretter inn et unikt gruppenavn.

      Merk: Vi anbefaler å navngi gruppen som Gruppe med tilgang til underordnede organisasjoner for å skille den fra de vanlige gruppene som opprettes med Grupper-funksjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter vanlige grupper, kan du se Administrasjon av grupper.

   2. Klikk på Opprett gruppe.

   Slett grupper

   1. Velg en eller flere grupper, og klikk deretter på Slett.

      Merk: Du kan også søke etter grupper ved hjelp av søkefeltet.

   2. Klikk på Slett grupper.

   Legg til medlemmer i en gruppe

   1. Klikk på et gruppenavn.

   2. I kategorien Medlemmer klikker du på Legg til medlemmer eller Legg til og velger deretter én eller flere brukere.

      Merk: Du kan også søke etter brukere ved hjelp av søkefeltet.

   3. Klikk på Legg til medlemmer.

   Fjern gruppemedlemmer

   1. Klikk på et gruppenavn.

   2. Velg en eller flere brukere i kategorien Medlemmer, og klikk deretter på Fjern.

   3. Klikk på Fjern medlemmer.

   Tildel grupperoller

   Merk: Alle brukere i gruppen arver alle de rollene som blir tildelt gruppen.

   1. Klikk på et gruppenavn.

   2. I kategorien Grupperoller klikker du på Tildel roller eller Tildel.

   3. Velg én eller flere roller.

      Merk: Se Forstå roller hvis du vil ha mer informasjon.

   4. Klikk på Tildel roller.

   Fjern grupperoller

   1. Klikk på gruppenavnet.

   2. Velg én eller flere roller, og klikk deretter på Fjern i kategorien Grupperoller.

   3. Klikk på Fjern roller.

Tilordne organisasjonsroller

Organisasjonsrollene er bestemte roller tilordnet en organisasjon. Se Forstå roller hvis du vil ha mer informasjon. Alle brukere som tilhører organisasjonen, arver organisasjonsrollene. Hvis for eksempel en organisasjon tilordnes brukerrollen Bruker for Print Release Management, kan alle brukerne i organisasjonen bruke funksjonen utskriftsadministrasjon i skyen.

1. Klikk på Organisasjon > Organisasjonsroller i nettportal for kontoadministrasjon.

2. Klikk på Tilordne, og velg deretter én eller flere roller.

3. Klikk på Tildel roller.

Fjerne organisasjonsroller

1. Klikk på Organisasjon > Organisasjonsroller i Account Management-nettportalen.

2. Velg én eller flere roller og klikk deretter på Fjern.

3. Klikk på Fjern roller.

Forstå passordkravene

Passord må være minst 8 tegn lange og inneholde følgende:

• En liten bokstav

• En stor bokstav

• Et tall (0–9)

• Et spesielt tegn (~ ! @ # $ % ^ & * _ - + = ` | \ ( ) { } [ ] : ; " ' < > , . ? /)

Administrasjon av grupper

En gruppe er en samling av brukere som kan administreres med et felles sett med roller eller tillatelser.

Følgende grupper er forhåndsdefinert og tildelt bestemte roller:

• Administrator

• Administrasjon av utstyrspark

• Kundestøtte

• Rapporter

1. Klikk på Grupper i nettportalen for kontoadministrasjon.

2. Gjør ett av følgende:

   Opprette en gruppe

   1. Klikk på Opprett gruppe eller Opprett, og skriv deretter inn et unikt gruppenavn.

   2. Klikk på Opprett gruppe.

   Slett grupper

   Når du sletter en gruppe, slettes ikke brukerne fra organisasjonen. Brukerne blir frigjort fra gruppen, og så blir gruppen er fjernet fra systemet.

   1. Velg en eller flere grupper, og klikk deretter på Slett.

      Merk: Du kan også søke etter grupper ved hjelp av søkefeltet.

   2. Klikk på Slett grupper.

   Legg til medlemmer i en gruppe

   1. Klikk på et gruppenavn.

   2. I kategorien Medlemmer klikker du på Legg til medlemmer eller Legg til og velger deretter én eller flere brukere.

      Merk: Du kan også søke etter brukere ved hjelp av søkefeltet.

   3. Klikk på Legg til medlemmer.

   Fjern gruppemedlemmer

   1. Klikk på et gruppenavn.

   2. Velg en eller flere brukere i kategorien Medlemmer, og klikk deretter på Fjern.

   3. Klikk på Fjern medlemmer.

   Tildel grupperoller

   Alle brukere i gruppen arver alle de rollene som blir tildelt gruppen.

   1. Klikk på et gruppenavn.

   2. I kategorien Grupperoller klikker du på Tildel roller eller Tildel.

   3. Velg én eller flere roller.

   4. Klikk på Tildel roller.

   Fjern grupperoller

   1. Klikk på gruppenavnet.

   2. Velg én eller flere roller, og klikk deretter på Fjern i kategorien Grupperoller.

   3. Klikk på Fjern roller.

Administrasjon av brukere

1. Klikk på Brukere i Kontoadministrasjon-nettportalen.

2. Gjør ett av følgende:

   Opprette en bruker

   1. Klikk på Opprett bruker eller Opprett.

   2. Skriv inn brukerens e-postadresse, fornavn, etternavn og visningsnavn.

   3. Skriv inn navnet på avdelingen og kostnadsstedet som brukeren tilhører.

   4. Angi passordet manuelt, eller send en e-post til brukeren med en kobling for å endre passordet.

   5. Klikk på Opprett bruker.

   Rediger en bruker

   1. Klikk på en brukers e-postadresse.

   2. Gjør ett av følgende:

      • Rediger personopplysningen.

      • Rediger brukerpassordet.

      • Tildel brukerroller.

      • Registrer et kort.

        I delen Skriverpålogging klikker du på Rediger ved siden av Pålogging med kort.

      • Legg til brukeren i en gruppe.

      • Angi brukerens PIN-kode.

        Merk: Denne innstillingen er bare tilgjengelig hvis skriverpålogging er satt til PIN-pålogging eller kort + PIN-kode som andre faktor. PIN-genereringen må manuelt angis for Administrator.

        1. I delen Skriverpålogging klikker du på Angi PIN-kode eller Tilbakestill PIN-kode.

        2. Skriv inn PIN-koden, og klikk deretter på Generer PIN-kode.

   Slett brukere

   1. Velg en eller flere brukere, og klikk deretter på Slett.

      Merknader:

      • Du kan også søke etter brukere ved hjelp av søkefeltet.
      • Aktivitetene til en slettet bruker vises fremdeles i Analyse-nettportalen, men navnet og e-postadressen er fjernet fra alle rapportene.

   2. Klikk på Slett brukere.

   Importer brukere

   Import-funksjonen lar deg opprette, oppdatere og slette flere brukere i en organisasjon ved hjelp av en CSV- eller TXT-fil. Du kan også opprette brukergrupper og deretter tildele en bruker til disse gruppene.

   1. Klikk på Importer brukere eller Importer, og gå deretter til CSV- eller TXT-filen.

   2. Om nødvendig sender du en e-post til brukeren med en kobling for å endre passordet.

   3. Klikk på Importer brukere.

   Merk: Importloggen sendes til e-postadressen din.

Prøve-CSV-format

EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS,
CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT
jdoe@company.com,CREATE,,John,Doe,Johnny,jdoe,Group 1,"{'key1':'value1','key2':'value2'}"
llane@company.com,UPDATE,password2,Lois,Lane,Lois,llane,,
ckent@company.com,DELETE,,,,,,,

Overskriftslinjen til importfilen må være den følgende, og det skilles mellom små og store bokstaver: EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS, CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT.

Linjeverdier og deres betingelser

• E-POST – kreves for alle brukere. E-POST-verdier som er i store bokstaver i filen, blir konvertert til små bokstaver før operasjonen utføres. ONORDMANN@selskap.no, for eksempel, konverteres til onordmann@selskap.no.

• OPERASJON – kreves for alle brukere.

  Gyldige OPERASJON-verdier

  • OPPRETT – oppretter en bruker som identifiseres ved hjelp av E-POST-verdien til de tilhørende egenskapene på linjen.

  • OPPDATER – oppdaterer en eksisterende bruker som identifiseres ved hjelp av E-POST-verdien til de tilhørende egenskapene på linjen. Du kan bruke handlingsstrengen [delete] for å fjerne fornavnet, etternavnet, visningsnavnet og kortnavnet.

  • SLETT– sletter den eksisterende brukeren som er identifisert ved hjelp av E-POST-verdien.

• PASSORD – ikke nødvendig for enhver OPERASJON og kan være tomt bare når valget «Send en kobling for å endre passordet via e-post» er valgt når du importerer.

  Merk: Aktiver «Send en kobling for å endre passordet via e-post»-alternativet kun når du importerer filer med funksjonen OPPRETT.

• FORNAVN– ikke nødvendig for enhver OPERASJON og kan være tomt. Det første navnet til brukeren. For eksempel Ola.

• ETTERNAVN – ikke nødvendig for enhver OPERASJON og kan være tomt. Det siste navnet til brukeren. For eksempel Nordmann.

• VISNINGSNAVN – ikke nødvendig for enhver OPERASJON og kan være tomt. Navnet på brukeren som noen ganger blir brukt i beskjeder eller loggrapporter. VISNINGSNAVN-verdien kan være hele navnet med midtre forbokstav eller enhver streng. For eksempel Ola A. Nordmann. VISNINGSNAVN-verdien er ikke direkte knyttet til FORNAVN- og ETTERNAVN-verdiene.

• KORT_NAVN– ikke nødvendig for enhver OPERASJON og kan være tomt. KORT_NAVN-verdien brukes når organisasjonen har en kort navnestreng som også identifiserer brukeren i organisasjonen. For eksempel onordmann.

• GRUPPER – ikke nødvendig for enhver OPERASJON og kan være tom. Atskill grupper med komma og la dem stå mellom rette anførselstegn. Eksempel: "Gruppe1,Gruppe2,Gruppe3". GRUPPER-verdiene som ikke finnes i organisasjonen, blir opprettet og deretter lagt til organisasjonen automatisk.

  Merk: Et gruppenavn kan ikke inneholde følgende tegn: ! @ # $ % ^ & * ; + ? / \ [ ]. Hvis disse tegnene brukes, blir de erstattet med en understrek (_).

• TILPASSEDE_ATTRIBUTTER– ikke nødvendig for enhver OPERASJON og kan være tom. TILPASSEDE_ATTRIBUTTER-verdien er en spesialformatert JSON-streng for metadata om brukeren som er lagret med brukeren. Verdien må settes i rette anførselstegn. Du kan for eksempel bruke "{'key1':'value1','key2':'value2'}"

• KOSTNADSSTED – Ikke nødvendig for noen OPERASJON og kan være tom. KOSTNADSSTED-verdien brukes til kvotetildelinger og rapportering på kostnadsstednivå i Analyse-nettportalen.

• AVDELING – ikke nødvendig for noen OPERASJON og kan være tom. AVDELING-verdien brukes til kvotetildelinger og rapportering på avdelingsnivå i Analyse-nettportalen.

Merknader:

• Alle linjer må ha samme tallverdier som overskriften, inkludert kommaene. Tomme verdier må etterfølges av komma. For eksempel onordmann@selskap.no,DELETE,,,,,,,
• Filstørrelsen må ikke overskride 1 MB.
• Det kan ta noen minutter å importere en fil med OPPRETT- og OPPDATER-operasjoner med mer enn én gruppeoppgave.
• Hvis en linje inneholder et komma, for eksempel navn, passord, grupper eller egendefinerte attributter, må verdien stå med rette anførselstegn. For eksempel llane@company.com,UPDATE,"pass,word2",Lois,Lane,"Lois,Lane",llane,"Group1,Group2",

Tildeling av brukerroller

Tildeling av brukerroller gir en bestemt bruker tilgang til en bestemt oppgave eller funksjon som ikke egner seg for å tildeles som en gruppe- eller organisasjonsrolle. Grupper eller organisasjoner brukeren tilhører, arver ikke brukerrollen. Se Forstå roller hvis du vil ha mer informasjon.

1. Klikk på Brukere i Account Management-nettportalen, og klikk deretter på brukerens e-postadresse.

2. I delen Tildelte roller klikker du på Rediger.

3. På Brukerroller-fanen klikker du på Tildel og velger deretter rollene.

4. Klikk på Tildel roller.

Fjerne brukerroller

Se Forstå roller hvis du vil ha mer informasjon.

1. Klikk på Brukere i Account Management-nettportalen, og klikk deretter på brukerens e-postadresse.

2. I delen Tildelte roller klikker du på Rediger.

3. Velg én eller flere roller og klikk deretter på Fjern.

4. Klikk på Fjern roller.

Konfigurering av en godkjenningsleverandør

Lexmark Cloud Services-hjemmesiden støtter deling med en identitetstjenesteleverandør for godkjenning. Brukere kan logge seg på systemet ved hjelp av påloggingsinformasjonen fra deres eksisterende kontoer.

Merknader:

• Kontakt en Lexmark-representant før du konfigurerer innstillingene. Hvis innstillingene ikke konfigureres på riktig måte, kan brukerne bli utestengt fra Lexmark Cloud Services.
• Før du begynner må du kontrollere at du har riktig informasjon for godkjenningsleverandøren, for eksempel nettadressene og sertifikatene for SSO.

1. I Account Management-nettportalen klikker du på Organisasjon > Godkjenningsleverandør.

2. Klikk på Konfigurer en godkjenningsleverandør, og legg til domenene.

3. Konfigurer innstillingene for enkel pålogging.

   • Tjenesteleverandørens enhets-ID – basis-URI-en av IDP-en til organisasjonen som Lexmark Cloud Services-hjemmesiden har tilgang til.

   • SSO mål-URL – nettadressen for enkel pålogging til IDP Active Directory Federation Services (ADFS) for organisasjonen.

   • SSO avloggings-URL – avloggingsnettadresse for SSO til IDP ADFS-en til organisasjonen.

   • Format for SSO-navnidentifikator – navn-ID-en til IDP ADFS-en til organisasjonen.

   • Sertifikat – et signert sertifikat fra IDP ADFS-en til organisasjonen. Sertifikatet er nødvendig for at Lexmark Cloud Services-hjemmesiden skal vite at den kommuniserer med IDP ADFS-en.

4. Klikk på Konfigurer godkjenningsleverandør.