Gerenciar a organização

Este tópico descreve as tarefas necessárias que o administrador da organização deve fazer ao configurar a organização pela primeira vez.

1. Atribua funções de organização.

   Todos usuários na organização herdam todas as funções atribuídas no nível da organização. Atribua apenas as funções aplicáveis ao nível do usuário final, como a função do usuário do gerenciamento de liberação de impressão. Para mais informações sobre funções, consulte Entender funções.

2. Para uma organização que tem várias organizações secundárias, crie um grupo de acesso a organizações secundárias e, depois, atribua funções ao grupo.

   Um grupo de acesso a organizações secundárias pode ser usado para gerenciar o acesso do usuário a todas as organizações secundárias. Para mais informações, consulte Gerenciar Grupo de acesso a organizações secundárias.

3. Crie grupos dentro da organização e, depois, atribua funções ao grupo.

   Grupos podem ser criados para gerenciar os usuários na organização e estabelecer um conjunto comum de funções. Os membros do grupo herdam as funções e permissões atribuídas a um grupo. Para mais informações, consulte Gerenciar grupos.

4. Defina os requisitos de senha.

5. Crie usuários, importe usuários ou configure o provedor de autenticação para gerar usuários automaticamente.

   O portal da Web de gestão de contas permite criar usuários individuais. Para organizações com muitos usuários, uma importação em lote pode ser feita usando um arquivo CSV. Para mais informações, consulte Gerenciar usuários.

6. Adicione usuários a um grupo.

7. Atribua as funções de usuário.

O administrador da organização também pode fazer o seguinte:

• Configure um provedor de autenticação.

• Configurar o login da impressora.

• Gerenciar crachás e PINs.

Gerenciar Grupo de acesso a organizações secundárias

Esse recurso está disponível somente em organizações que foram habilitadas para a criação de organizações filhas. Na organização principal, você pode criar um Grupo de acesso às organizações secundárias, atribuir funções ao grupo e adicionar membros. Os membros terão acesso a todas as organizações secundárias, com base nas funções atribuídas a esse grupo.

Este recurso permite gerenciar facilmente o acesso de usuários a várias organizações secundárias. Por exemplo, se o Grupo de acesso a organizações secundárias for atribuído com a função Administrador de gestão de impressoras todos os membros desse grupo serão administradores de gestão de impressoras em todas as organizações secundárias.

1. No portal da Web de gestão de contas, selecione a organização principal.

2. Clique em Grupos.

3. Na guia Acesso à organização secundária, execute uma das opções a seguir:

   Criar um grupo

   1. Clique em Criar grupo ou em Criar e, em seguida, digite um nome exclusivo para o grupo.

      Nota: Recomendamos nomear o grupo como Grupo de acesso à organização secundária para destacá-lo dos grupos regulares criados com o recurso Grupos. Para obter mais informações sobre a criação de grupos regulares, consulte Gerenciar grupos.

   2. Clique em Criar grupo.

   Excluir grupos

   1. Selecione um ou mais grupos e clique em Excluir.

      Nota: Você também pode pesquisar grupos usando a barra de pesquisa.

   2. Clique em Excluir grupos.

   Adicionar membros a um grupo

   1. Clique em um nome de grupo.

   2. Na guia Membros, clique em Adicionar membros ou em Adicionar e selecione um ou mais usuários.

      Nota: Também é possível procurar usuários usando a barra de pesquisa.

   3. Clique em Adicionar membros.

   Remover membros do grupo

   1. Clique em um nome de grupo.

   2. Na guia Membros, selecione um ou mais usuários e clique em Remover.

   3. Clique em Remover membros.

   Atribua funções do grupo

   Nota: Todos usuários no grupo herdam todas as funções atribuídas ao grupo.

   1. Clique em um nome de grupo.

   2. Na guia Funções do grupo, clique em Atribuir funções ou Atribuir.

   3. Selecione uma ou mais funções.

      Nota: Para obter mais informações, consulte Entender funções.

   4. Clique em Atribuir funções.

   Remover funções do grupo

   1. Clique no nome do grupo.

   2. Na guia Funções do grupo, selecione uma ou mais funções e clique em Remover.

   3. Clique em Remover funções.

Atribuindo funções de organização

Funções de organização são funções específicas designadas para uma organização. Para obter mais informações, consulte Entender funções. Todos os usuários que pertencem à organização herdam as funções da organização. Por exemplo, se uma organização for atribuída com a função Usuário do gerenciamento do Print Release, todos os usuários na organização poderão acessar os recursos do Cloud Print Management.

1. Na página Web de Gestão de Contas, clique em Organização > Funções da organização.

2. Clique em Atribuir e, em seguida, selecione uma ou mais funções.

3. Clique em Atribuir funções.

Removendo funções de organização

1. No portal da Web Gerenciamento de contas, clique em Organização > Funções da organização.

2. Selecione uma ou mais funções e clique em Remover.

3. Clique em Remover funções.

Entendendo os requisitos de senha

As senhas devem ter pelo menos 8 caracteres e conter o seguinte:

• Um caractere minúsculo

• Um caractere maiúsculo

• Um número (0–9)

• Um caractere especial (~ ! @ # $ % ^ & * _ - + = ` | \ ( ) { } [ ] : ; " ' < > , . ? /)

Gerenciar grupos

O grupo é uma seleção de usuários que podem ser gerenciados com um conjunto comum de funções ou permissões.

Os seguintes grupos são predefinidos e são designadas com funções específicas:

• Administrador

• Gestão de impressoras

• Help Desk

• Relatório

1. No portal da Web de gestão de contas, clique em Grupos.

2. Execute um dos seguintes métodos:

   Criar um grupo

   1. Clique em Criar grupo ou em Criar e, em seguida, digite um nome exclusivo para o grupo.

   2. Clique em Criar grupo.

   Excluir grupos

   Excluir um grupo não exclui os usuários da organização. Os usuários são desvinculados do grupo que, por sua vez, é removido do sistema.

   1. Selecione um ou mais grupos e clique em Excluir.

      Nota: Você também pode pesquisar grupos usando a barra de pesquisa.

   2. Clique em Excluir grupos.

   Adicionar membros a um grupo

   1. Clique em um nome de grupo.

   2. Na guia Membros, clique em Adicionar membros ou em Adicionar e selecione um ou mais usuários.

      Nota: Também é possível procurar usuários usando a barra de pesquisa.

   3. Clique em Adicionar membros.

   Remover membros do grupo

   1. Clique em um nome de grupo.

   2. Na guia Membros, selecione um ou mais usuários e clique em Remover.

   3. Clique em Remover membros.

   Atribua funções do grupo

   Todos usuários no grupo herdam todas as funções atribuídas ao grupo.

   1. Clique em um nome de grupo.

   2. Na guia Funções do grupo, clique em Atribuir funções ou Atribuir.

   3. Selecione uma ou mais funções.

   4. Clique em Atribuir funções.

   Remover funções do grupo

   1. Clique no nome do grupo.

   2. Na guia Funções do grupo, selecione uma ou mais funções e clique em Remover.

   3. Clique em Remover funções.

Gerenciar usuários

1. No portal da Web Gerenciamento de conta, clique em Usuários.

2. Tente um dos seguintes métodos:

   Criar um usuário

   1. Clique em Criar usuário ou em Criar.

   2. Digite o endereço de e-mail, o nome, o sobrenome e o nome de exibição do usuário.

   3. Digite o departamento e o nome do centro de custo ao qual o usuário pertence.

   4. Defina a senha manualmente ou envie um link por e-mail para o usuário alterar a senha.

   5. Clique em Criar usuário.

   Editar um usuário

   1. Clique em um endereço de e-mail de usuário.

   2. Tente um dos seguintes métodos:

      • Edite as informações pessoais.

      • Redefina a senha do usuário.

      • Atribua as funções de usuário.

      • Registre um crachá.

        Na seção Login da impressora, clique em Editar ao lado de Login com crachá.

      • Adicione o usuário a um grupo.

      • Defina o PIN do usuário.

        Nota: Esta configuração está disponível apenas quando o login da impressora é definido como Login com PIN ou Crachá + PIN como segundo fator. A geração do PIN deve ser definida como Administrador definido manualmente.

        1. Na seção Login da impressora, clique em Definir PIN ou Redefinir PIN.

        2. Insira o PIN e clique em Gerar PIN.

   Excluir usuários

   1. Selecione um ou mais usuários e clique em Excluir.

      Notas:

      • Também é possível procurar usuários usando a barra de pesquisa.
      • As atividades de um usuário excluído ainda são mostradas no portal da Web Analytics, mas o nome e o endereço de e-mail são removidos de todos os relatórios.

   2. Clique em Excluir usuários.

   Importar usuários

   O recurso Importar permite criar, atualizar e excluir vários usuários de uma organização usando um arquivo CSV ou TXT. Você também pode criar grupos de usuários e, em seguida, atribuir um usuário a esses grupos.

   1. Clique em Importar usuários ou em Importar e vá até o arquivo CSV ou TXT.

   2. Se necessário, envie por e-mail um link para o usuário alterar a senha.

   3. Clique em Importar usuários.

   Nota: O registro de importação é enviado para o seu endereço de e-mail.

Formato CSV de amostra

EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS,
CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT
jdoe@company.com,CREATE,,John,Doe,Johnny,jdoe,Group 1,"{'key1':'value1','key2':'value2'}"
llane@company.com,UPDATE,password2,Lois,Lane,Lois,llane,,
ckent@company.com,DELETE,,,,,,,

A linha de cabeçalho do arquivo importado deve ser a seguinte e fazer distinção entre letras maiúsculas e minúsculas: EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS, CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT.

Valores da linha e suas condições

• EMAIL: obrigatório para todos os usuários. Os valores de EMAIL que estão em maiúsculas no arquivo são convertidos para minúsculas antes da realização da operação. Por exemplo, JSILVA@empresa.com é convertido em jsilva@empresa.com.

• OPERATION: obrigatório para todos os usuários.

  Valores de OPERATION válidos

  • CREATE: cria um usuário identificado pelo valor EMAIL com as respectivas propriedades na linha.

  • UPDATE: cria um usuário identificado pelo valor EMAIL com as respectivas propriedades na linha. Você pode usar a string de ação [delete] para remover o nome, o sobrenome, o nome de exibição e o nome abreviado.

  • DELETE: exclui o usuário atual identificado pelo valor EMAIL.

• PASSWORD: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco apenas quando a opção "Enviar um link por e-mail para alterar a senha" for selecionada durante a importação.

  Nota: Ative a opção "Enviar um link por e-mail para alterar a senha" apenas ao importar arquivos com a operação CREATE.

• FIRST_NAME: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco. O nome do usuário. Por exemplo, João.

• LAST_NAME: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco. O sobrenome do usuário. Por exemplo, Silva.

• DISPLAY_NAME: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco. O nome do usuário que às vezes é utilizado em alguns comandos de exibição ou relatórios de registro. O valor DISPLAY_NAME pode ser o nome completo com a inicial do nome do meio ou qualquer string. Por exemplo, John A. Doe. O valor DISPLAY_NAME não está diretamente associado aos valores FIRST_NAME e LAST_NAME.

• SHORTNAME: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco. O valor SHORTNAME é usado quando a organização tem uma string com nome abreviado que também identifica o usuário na organização. Por exemplo, jsilva.

• GROUPS: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco. Separe vários grupos usando vírgulas e deixando-os entre aspas duplas. Por exemplo, "Group1,Group2,Group3". Os valores GROUPS que não existirem na organização são criados e depois adicionados à organização automaticamente.

  Nota: Um nome de grupo não pode conter os seguintes caracteres: ! @ # $ % ^ & * ; + ? / \ [ ]. Se esses caracteres forem usados, eles serão substituídos por um sublinhado (_).

• CUSTOM_ATTRIBUTES: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco. O valor CUSTOM_ATTRIBUTES é uma string com formato especial JSON para metadados do usuário que são armazenados com o usuário. O valor deve estar entre aspas. Por exemplo, "{'key1':'value1','key2':'value2'}"

• COST_CENTER: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco. O valor COST_CENTER é usado para atribuições de cota e relatórios no nível do centro de custo no portal da Web do Analytics.

• DEPARTMENT: não obrigatório para qualquer OPERATION e pode ficar em branco. O valor DEPARTMENT é usado para atribuições de cota e relatórios no nível do departamento no portal da Web do Analytics.

Notas:

• Todas as linhas devem ter o mesmo número de valores do cabeçalho, incluindo as vírgulas. Use vírgulas após valores vazios. Por exemplo, jsilva@empresa.com,DELETE,,,,,,,
• O arquivo não deve ter mais de 1 MB.
• Importar um arquivo com as operações CREATE e UPDATE que tenha mais de uma atribuição de grupo pode levar alguns minutos.
• Se algum valor de linha tiver uma vírgula, como nomes, senha, grupos ou atributos personalizados, o valor deve estar entre aspas duplas. Por exemplo, llane@empresa.com,UPDATE,"pass,word2",Lois,Lane,"Lois,Lane",llane,"Group1,Group2",

Atribuindo funções de usuário

A atribuição de funções de usuário dá a um determinado usuário acesso a uma determinada tarefa ou função que não é apropriada para atribuir como uma função de grupo ou organização. Grupos e organizações aos quais o usuário pertence não herdam a função do usuário. Para obter mais informações, consulte Entender funções.

1. No portal da Web Account Management, clique em Usuários e no endereço de e-mail do usuário.

2. Na seção Funções atribuídas, clique em Editar.

3. Na guia Funções do usuário, clique em Atribuir e selecione as funções.

4. Clique em Atribuir funções.

Removendo funções de usuário

Para obter mais informações, consulte Entender funções.

1. No portal da Web Account Management, clique em Usuários e no endereço de e-mail do usuário.

2. Na seção Funções atribuídas, clique em Editar.

3. Selecione uma ou mais funções e clique em Remover.

4. Clique em Remover funções.

Configurar um provedor de autenticação

O website dos Serviços na nuvem da Lexmark suporta federação com um provedor de serviços de identidades para autenticação. Os usuários podem fazer login no sistema utilizando as credenciais de suas contas atuais.

Notas:

• Entre em contato com o representante da Lexmark antes de definir as configurações. Se as configurações não estiverem definidas corretamente, os usuários poderão ser bloqueados nos Serviços na nuvem da Lexmark.
• Antes de começar, verifique se você tem as informações corretas do provedor de autenticação, como URLs e certificados de SSO.

1. No portal da Web de gestão de contas, clique em Organização > Provedor de autenticação.

2. Clique em Configurar um provedor de autenticação e, em seguida, adicione os domínios.

3. Configure as definições de login único.

   • ID de entidade provedora de serviços: o URI base do IDP da organização que o website dos Serviços na nuvem da Lexmark pode acessar.

   • URL de destino de SSO: o URL de login único (SSO) do Active Directory Federation Services (ADFS) do IDP da organização.

   • URL de logoff de SSO: O URL de logoff de SSO do ADFS do IDP da organização.

   • Formato de identificador de nome de SSO: o ID de nome do ADFS do IDP da organização.

   • Certificado: um certificado assinado do ADFS do IDP da organização. O certificado é exigido para que o website dos Serviços na nuvem da Lexmark saiba que está se comunicando com o ADFS do IDP.

4. Clique em Configurar provedor de autenticação.