Hantera organisationen

I det här avsnittet beskrivs de uppgifter som organisationsadministratören måste utföra när han eller hon konfigurerar organisationen för första gången.

1. Tilldela organisationsroller.

   Alla användare i organisationen ärver rollerna som tilldelas på organisationsnivå. Tilldela endast roller som gäller på slutanvändarnivå, t.ex. rollen Print Release Management User. Mer information om roller finns i Så här fungerar roller.

2. För en organisation med flera underordnade organisationer skapar du en behörighetsgrupp för underordnade organisationer och tilldelar sedan grupprollerna.

   En behörighetsgrupp för underordnade organisationer kan användas för att hantera användaråtkomst till alla underordnade organisationer. Mer information finns i Hantera behörighetsgruppen för den underordnade organisationen.

3. Skapa grupper inom organisationen och tilldela sedan grupprollerna.

   Grupper kan skapas för att hantera användare i organisationen och upprätta en gemensam uppsättning av roller. Medlemmarna i gruppen ärver rollerna och behörigheterna som tilldelas till en grupp. Mer information finns i Hantera grupper.

4. Ange lösenordskraven.

5. Skapa användare, importera användare eller konfigurera autentiseringsleverantören för att generera användare automatiskt.

   I webbportalen Account Management kan du skapa enskilda användare. För organisationer med många användare går det att göra en batchimport med en CSV-fil. Mer information finns i Hantera användare.

6. Lägg till användare i en grupp.

7. Tilldela användarroller.

Organisationsadministratören kan även göra följande:

• Konfigurera en autentiseringsleverantör.

• Konfigurera skrivarinloggning.

• Hantera brickor och PIN-koder.

Hantera behörighetsgruppen för den underordnade organisationen

Den här funktionen är endast tillgänglig i organisationer som har aktiverats för att skapa underordnade organisationer. Från den överordnade organisationen kan du skapa en behörighetsgrupp för underordnade organisationer, tilldela grupproller och lägga till medlemmar. Medlemmarna kommer att ha åtkomst till alla underordnade organisationer baserat på de roller som tilldelats gruppen.

Med den här funktionen kan du enkelt hantera användaråtkomst till flera underordnade organisationer. Om exempelvis behörighetsgruppen för underordnade organisationer tilldelas rollen Fleet Management Administrator, är alla medlemmar i gruppen Fleet Management Administrators i alla underordnade organisationer.

1. I webbportalen Account Management väljer du den överordnade organisationen.

2. Klicka på Grupper.

3. Gör något av följande på fliken Åtkomst till underordnad organisation:

   Skapa grupp

   1. Klicka på Skapa grupp eller Skapa och ange sedan ett unikt gruppnamn.

      Obs! Vi rekommenderar att gruppen namnges som Behörighetsgrupp för underordnad organisation för att skilja den från de vanliga grupperna som skapas med hjälp av funktionen Grupper. Mer information om att skapa vanliga grupper finns i Hantera grupper.

   2. Klicka på Skapa grupp.

   Ta bort grupper

   1. Välj en eller flera grupper och klicka sedan på Ta bort.

      Obs! Du kan också söka efter grupper i sökfältet.

   2. Klicka på Ta bort grupper.

   Lägga till medlemmar i en grupp

   1. Klicka på ett gruppnamn.

   2. På fliken Medlemmar klickar du på Lägg till medlemmar eller Lägg till och väljer sedan en eller flera användare.

      Obs! Du kan också söka efter användare i sökfältet.

   3. Klicka på Lägg till medlemmar.

   Ta bort gruppmedlemmar

   1. Klicka på ett gruppnamn.

   2. På fliken Medlemmar väljer du en eller flera användare och klickar sedan på Ta bort.

   3. Klicka på Ta bort medlemmar.

   Tilldela grupproller

   Obs! Alla användare i gruppen ärver alla roller som tilldelats gruppen.

   1. Klicka på ett gruppnamn.

   2. På fliken Grupproller klickar du på Tilldela roller eller Tilldela.

   3. Välj en eller flera roller.

      Obs! Mer information finns i Så här fungerar roller.

   4. Klicka på Tilldela roller.

   Ta bort grupproller

   1. Klicka på gruppnamnet.

   2. På fliken Grupproller väljer du en eller flera roller och klickar sedan på Ta bort.

   3. Klicka på Ta bort roller.

Tilldela organisationsroller

Organisationsroller är specifika roller som tilldelas en organisation. Mer information finns i Så här fungerar roller. Alla användare som ingår i organisationen ärver organisationsrollerna. Om en organisation exempelvis har tilldelats rollen Print Release Management-användare kan alla användare i organisationen komma åt Cloud Print Management-funktionerna.

1. I Account Management web portal klickar du på Organisation > Organisationsroller.

2. Klicka på Tilldela och välj sedan en eller flera roller.

3. Klicka på Tilldela roller.

Ta bort organisationsroller

1. I webbportalen Account Management klickar du på Organisation > Organisationsroller.

2. Välj en eller flera roller och klicka sedan på Ta bort.

3. Klicka på Ta bort roller.

Förstå lösenordskraven

Lösenord måste vara minst 8 tecken långa och innehålla följande:

• En gemen

• En versal

• Ett nummer (0–9)

• Ett specialtecken (~ ! @ # $ % ^ & * _ - + = ` | \ ( ) { } [ ] : ; " ' < > , . ? /)

Hantera grupper

En grupp är en samling användare som kan hanteras med en gemensam uppsättning roller eller behörigheter.

Följande grupper är fördefinierade och tilldelas med specifika roller:

• Admin

• Fleet Management

• Helpdesk

• Rapportering

1. Klicka på Grupper i webbportalen Account Management.

2. Gör något av följande:

   Skapa grupp

   1. Klicka på Skapa grupp eller Skapa och ange sedan ett unikt gruppnamn.

   2. Klicka på Skapa grupp.

   Ta bort grupper

   Om du tar bort en grupp innebär det inte att du tar bort användarna från organisationen. Användarna tas bort från gruppen och gruppen tas sedan bort ur systemet.

   1. Välj en eller flera grupper och klicka sedan på Ta bort.

      Obs! Du kan också söka efter grupper i sökfältet.

   2. Klicka på Ta bort grupper.

   Lägga till medlemmar i en grupp

   1. Klicka på ett gruppnamn.

   2. På fliken Medlemmar klickar du på Lägg till medlemmar eller Lägg till och väljer sedan en eller flera användare.

      Obs! Du kan också söka efter användare i sökfältet.

   3. Klicka på Lägg till medlemmar.

   Ta bort gruppmedlemmar

   1. Klicka på ett gruppnamn.

   2. På fliken Medlemmar väljer du en eller flera användare och klickar sedan på Ta bort.

   3. Klicka på Ta bort medlemmar.

   Tilldela grupproller

   Alla användare i gruppen ärver alla roller som tilldelats gruppen.

   1. Klicka på ett gruppnamn.

   2. På fliken Grupproller klickar du på Tilldela roller eller Tilldela.

   3. Välj en eller flera roller.

   4. Klicka på Tilldela roller.

   Ta bort grupproller

   1. Klicka på gruppnamnet.

   2. På fliken Grupproller väljer du en eller flera roller och klickar sedan på Ta bort.

   3. Klicka på Ta bort roller.

Hantera användare

1. I webbportalen Account Management klickar du på Användare.

2. Gör något av följande:

   Skapa användare

   1. Klicka på Skapa användare eller Skapa.

   2. Ange användarens e-postadress, för- och efternamn och visningsnamn.

   3. Ange avdelningen och kostnadsstället som användaren tillhör.

   4. Ange lösenordet manuellt eller skicka en länk via e-post till användaren om att ändra lösenordet.

   5. Klicka på Skapa användare.

   Redigera användare

   1. Klicka på en användares e-postadress.

   2. Gör något av följande:

      • Redigera personlig information.

      • Ändra användarens lösenord.

      • Tilldela användarroller.

      • Registrera bricka.

        I avsnittet Skrivarinloggning klickar du på Redigera bredvid Inloggning med bricka.

      • Lägg till användaren i en grupp.

      • Ange användarens PIN-kod.

        Obs! Den här inställningen är endast tillgänglig när skrivarinloggningen är inställd på PIN-kodsinloggning eller Bricka + PIN-kod som andra faktor. Genereringen av PIN-koden måste vara inställd på Manuell konfiguration av administratör.

        1. I avsnittet Skrivarinloggning klickar du på Ange PIN-kod eller Återställ PIN-kod.

        2. Ange PIN och klicka sedan på Generera PIN-kod.

   Ta bort användare

   1. Välj en eller flera användare och klicka sedan på Ta bort.

      Anmärkningar:

      • Du kan också söka efter användare i sökfältet.
      • En borttagen användares aktiviteter visas fortfarande i webbportalen Analytics, men namnet och e-postadressen tas bort från alla rapporter.

   2. Klicka på Ta bort användare.

   Importera användare

   Med funktionen Importera kan du skapa, uppdatera och ta bort flera användare i en organisation med hjälp av en CSV-eller TXT-fil. Dessutom kan du skapa användargrupper och sedan tilldela en användare till grupperna.

   1. Klicka på Importera användare eller Importera och bläddra sedan till CSV-eller TXT-filen.

   2. Skicka vid behov en länk via e-post till användaren om att ändra lösenordet.

   3. Klicka på Importera användare.

   Obs! Importloggen skickas till din e-postadress.

Exempel i CSV-format

EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS,
CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT
jdoe@company.com,CREATE,,John,Doe,Johnny,jdoe,Group 1,"{'key1':'value1','key2':'value2'}"
llane@company.com,UPDATE,password2,Lois,Lane,Lois,llane,,
ckent@company.com,DELETE,,,,,,,

Importfilens rubrikrad måste vara följande och är skiftlägeskänslig: EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS, CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT.

Radvärden och deras villkor

• EMAIL – Krävs för alla användare. Värden för EMAIL i versaler i filen konverteras till gemener innan åtgärden utförs. Till exempel JDOE@company.com konverteras till jdoe@company.com.

• OPERATION – Krävs för alla användare.

  Giltiga OPERATION-värden

  • CREATE – Skapar en användare som identifieras med värdet EMAIL med motsvarande egenskaper på raden.

  • UPDATE – Uppdaterar den befintliga användaren som identifieras med värdet EMAIL med motsvarande egenskaper på raden. Med åtgärdssträngen [delete] går det att ta bort förnamn, efternamn, visningsnamn och kortnamn.

  • DELETE – Tar bort den befintliga användaren som identifieras med värdet EMAIL.

• PASSWORD – Krävs inte för någon OPERATION och får bara vara tomt om du markerar alternativet ”Skicka en länk med e-post om att ändra lösenordet” vid import.

  Obs! Tänk på att bara aktivera alternativet ”Skicka en länk med e-post om att ändra lösenordet” när du importerar filer genom åtgärden CREATE.

• FIRST_NAME – Krävs inte för någon OPERATION och får vara tomt. Användarens förnamn. Till exempel Erik.

• LAST_NAME – Krävs inte för någon OPERATION och får vara tomt. Användarens efternamn. Till exempel Johansson.

• DISPLAY_NAME – Krävs inte för någon OPERATION och får vara tomt. Namnet på användaren som ibland används i meddelanden eller loggrapporter. Värdet DISPLAY_NAME kan vara ett fullständigt namn med mellaninitial eller annan sträng. Till exempel John A. Doe Värdet DISPLAY_NAME är inte direkt kopplat till värdena FIRST_NAME och LAST_NAME.

• SHORTNAME – Krävs inte för någon OPERATION och får vara tomt. Värdet SHORTNAME används när det finns en kortnamnssträng inom organisationen som identifierar användaren. Till exempel jdoe.

• GROUPS – Krävs inte för någon OPERATION och får vara tomt. Separera flera grupper med hjälp av kommatecken samt inled och avsluta dem med dubbla citattecken. Till exempel "Group1,Group2,Group3". Värdena GROUPS som inte finns i organisationen skapas och läggs automatiskt till i organisationen.

  Obs! Ett gruppnamn får inte innehålla följande tecken: ! @ # $ % ^ & * ; + ? / \ [ ]. Om dessa tecken används ersätts de med ett understreck (_).

• CUSTOM_ATTRIBUTES – Krävs inte för någon OPERATION och får vara tomt. Värdet CUSTOM_ATTRIBUTES är en JSON-sträng med specialformat för metadata som lagras med varje användare. Värdet måste omges av dubbla citationstecken. Till exempel "{'key1':'value1','key2':'value2'}"

• COST_CENTER – Krävs inte för någon OPERATION och får vara tomt. Värdet COST_CENTER används för kvottilldelningar och rapportering på kostnadscenternivå i webbportalen Analytics.

• DEPARTMENT – Krävs inte för någon OPERATION och får vara tomt. Värdet DEPARTMENT används för kvottilldelningar och rapportering på avdelningsnivå i webbportalen Analytics.

Anmärkningar:

• Alla rader måste innehålla samma antal värden som rubriken, inklusive kommatecken. Tomma värden åtföljs med kommatecken. Till exempel jdoe@company.com,DELETE,,,,,,,
• Filstorleken får inte överskrida 1 MB.
• Det kan ta några minuter att importera en fil med åtgärderna CREATE och UPDATE med mer än en grupp.
• Om radvärdet innehåller ett kommatecken, till exempel namn, lösenord, grupper eller anpassade attribut måste värdet omges av dubbla citationstecken. Till exempel, llane@company.com,UPDATE,"pass,word2",Lois,Lane,"Lois,Lane",llane,"Group1,Group2",

Tilldela användarroller

Genom att tilldela användarroller får en viss användare åtkomst till en viss uppgift eller funktion som inte är lämplig att tilldela som en grupp- eller organisationsroll. Grupper eller organisationer som användaren ingår i ärver inte användarrollen. Mer information finns i Så här fungerar roller.

1. I webbportalen Account Management klickar du på Användare och sedan på användarens e-postadress.

2. I sektionen Tilldelade roller klickar du på Redigera.

3. På fliken Användarroller klickar du på Tilldela och väljer sedan roller.

4. Klicka på Tilldela roller.

Ta bort användarroller

Mer information finns i Så här fungerar roller.

1. I webbportalen Account Management klickar du på Användare och sedan på användarens e-postadress.

2. I sektionen Tilldelade roller klickar du på Redigera.

3. Välj en eller flera roller och klicka sedan på Ta bort.

4. Klicka på Ta bort roller.

Konfigurera autentiseringsleverantör

Webbplatsen för Lexmark Cloud Services stöder samordning med en identitetstjänstleverantör (IDP) för autentisering. Användare kan logga in på systemet med inloggningsuppgifterna från sina befintliga konton.

Anmärkningar:

• Kontakta en Lexmarkrepresentant innan du konfigurerar inställningarna. Om inte inställningarna konfigureras korrekt kan användarna låsas ute från Lexmark Cloud Services.
• Innan du börjar kontrollerar du att du har rätt information om autentiseringsleverantören, såsom SSO-URL och certifikat.

1. I webbportalen Account Management klickar du på Organisation > Autentiseringsleverantör.

2. Klicka på Konfigurera en autentiseringsleverantör och lägg sedan till domänerna.

3. Konfigurera SSO-inställningar (enkel inloggning).

   • Leverantörens enhets-ID – Bas-URI för organisationens IDP som webbplatsen för Lexmark Cloud Services har åtkomst till.

   • Måladress för SSO – URL-adress för SSO-inloggning för organisationens IDP Active Directory Federation Services (ADFS).

   • URL-adress för SSO-utloggning – URL-adress för SSO-utloggning för organisationens IDP ADFS.

   • Format på namn-ID för SSO – Namn-ID för organisationens IDP ADFS.

   • Certifikat – Ett signerat certifikat från organisationens IDP ADFS. Certifikatet krävs så att webbplatsen för Lexmark Cloud Services kan avgöra att det kommunicerar med IDP ADFS.

4. Klicka på Konfigurera autentiseringsleverantör.