Tareas de administración

La pestaña Administración solo está disponible para administradores de Cloud Print Management. Esta función permite configurar la delegación de trabajos de impresión, el envío de correo electrónico, las cuotas, la retención de trabajos de impresión y el historial de trabajos de impresión.

Configuración de políticas de la organización

  1. En el portal Print Management web portal, haga clic en Administración > Política de la organización.

  2. En la sección General, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones:

    • Activar delegación de trabajos de impresión: Esta función permite delegar trabajos de impresión a otros usuarios, para que puedan imprimirlos por usted. Para obtener más información, consulte Administración de delegados.

    • Activar envío por correo electrónico: Esta función permite enviar documentos por correo electrónico a Lexmark Cloud para su publicación. Para obtener más información, consulte Envío de trabajos de impresión mediante correo electrónico.

    • Activar cambio del número de copias antes de la impresión: Esta función permite definir el número de copias antes de liberar un trabajo de impresión. Para desactivar esta función, desactive la casilla de verificación.

    • Activar impresión y conservar: Esta función permite retener un trabajo de impresión en la cola de impresión mientras se libera. Para desactivar esta función, desmarque Activar impresión y conservar.

    • Activar liberación de impresión automática: Esta función permite liberar automáticamente todos los trabajos de impresión de la cola de impresión después de iniciar sesión en una impresora.

    • Activar cuotas de impresión: Esta función le permite establecer límites de cuota de impresión. Puede definir la cuota predeterminada para la organización, o bien establecer una cuota personalizada.

      Seleccione una de las siguientes opciones:

      • Centro de coste o personal: le permite definir cuotas y, a continuación, asignarlas a centros de costes o usuarios individuales.

      • Departamento o personal: le permite definir cuotas y, a continuación, asignarlas a departamentos o usuarios individuales.

      • Solo personal: le permite definir cuotas y, a continuación, asignarlas a usuarios individuales.

      Para obtener más información sobre la definición de cuotas, consulte Definición de cuotas.

      Para obtener más información sobre la asignación de cuotas, consulte Asignación de cuotas.

  3. En la sección Retención de trabajos de impresión, especifique el periodo de tiempo que desea que transcurra antes de eliminar los trabajos publicados y sin publicar.

  4. En la sección Historial de trabajos de impresión, especifique el periodo del historial de trabajos de impresión.

    Notas:

    • Puede ver la información del historial de trabajos de impresión en la pestaña Historial de trabajos de impresión. Para obtener más información, consulte Visualización del historial de trabajos de impresión.
    • Esta configuración determina las fechas que se incluyen al generar el historial de trabajos de impresión enviados. El periodo especificado no está asociado al portal Analytics web portal.

  5. Haga clic en Guardar cambios.

Definición de cuotas

Puede crear definiciones de cuotas y, a continuación, asignarlas a determinados departamentos, centros de coste, o a determinados usuarios.

Esta función solamente está disponible cuando la asignación de cuota está activada en las políticas de la organización. Para obtener más información, consulte Configuración de políticas de la organización.

  1. En el portal Print Management web portal, haga clic en Administración > Definiciones de cuotas.

  2. Haga lo siguiente:

    Establezca una cuota fija

    1. Haga clic en Crear y, a continuación, introduzca un nombre de definición de cuota.

    2. En el menú Especificar límites de cuota, seleccione Mismos límites para cada mes.

    3. Especifique la cuota total de cada mes.

      • Permitir impresión ilimitada

      • Establecer cuota personalizada: permite especificar un límite de impresión.

      • Desactivar toda la impresión

        • Notas:

        • También puede autorizar, o no permitir, o bien establecer un límite de impresión en color.
        • El límite de impresión en color es parte del límite de la cuota total. Si se alcanza el límite de impresión en color, los usuarios no podrán imprimir en color, pero pueden seguir utilizando la cuota total restante para la impresión en blanco y negro.

    4. Haga clic en Crear definición de cuota.

    Ajuste de una cuota personalizada para cada mes

    1. En el menú Especificar límites de cuota, seleccione Límites personalizados para cada mes.

    2. Seleccione uno o más meses.

    3. Haga clic en Establecer límites de cuota y, a continuación, especifique la cuota.

      • Permitir impresión ilimitada

      • Establecer cuota personalizada: permite especificar un límite de impresión.

      • Desactivar toda la impresión

        • Notas:

        • También puede autorizar, o no permitir, o bien establecer un límite de impresión en color.
        • El límite de impresión en color es parte del límite de la cuota total. Si se alcanza el límite de impresión en color, los usuarios no podrán imprimir en color, pero pueden seguir utilizando la cuota total restante para la impresión en blanco y negro.

    4. Haga clic en Crear definición de cuota.

    Configuración de la cuota predeterminada para la organización

    La cuota predeterminada se aplica a todos los usuarios de la organización, a menos que se asigne una cuota personalizada al departamento, el centro de coste o un usuario individual. La cuota personalizada anula la cuota predeterminada.

    1. Haga clic en icono edición junto a Cuota predeterminada.

    2. Ajuste una cuota fija o una cuota personalizada para cada mes.

Asignación de cuotas

Esta función solamente está disponible cuando la asignación de cuota está activada en las políticas de la organización. Para obtener más información, consulte Configuración de políticas de la organización.

  1. En el portal Print Management web portal, haga clic en Administración > Asignaciones de cuotas.

  2. Haga lo siguiente:

    Nota: Las pestañas disponibles pueden variar de acuerdo con la política de la organización. Si la política solo permite las asignaciones de cuotas a través de Solo personal, no habrá otras pestañas disponibles. Para obtener más información, consulte Configuración de políticas de la organización.
    Asignación de cuotas a un centro de coste

    1. En la pestaña Centro de coste, haga clic en Asignar cuota.

    2. Escriba el nombre del centro de coste.

      Nota: El nombre del centro de coste debe coincidir con el centro de coste que se encuentra en la Administración de cuentas de la organización.

    3. Seleccione una definición de cuota.

    4. Haga clic en Asignar cuota.

    Asignación de cuotas a un departamento

    1. En la pestaña Departamento, haga clic en Asignar cuota.

    2. Escriba el nombre del departamento.

      Nota: El nombre del centro de coste debe coincidir con el centro de coste que se encuentra en la Administración de cuentas de la organización.

    3. Seleccione una definición de cuota.

    4. Haga clic en Asignar cuota.

    Asignación de cuotas a un usuario

    1. En la pestaña Personal, haga clic en Asignar cuota.

      Nota: La pestaña Personal solamente está disponible cuando se establece una política para que asigne cuotas por Centro de coste o personal o por Departamento o personal.

    2. Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario.

    3. Seleccione una definición de cuota.

    4. Haga clic en Asignar cuota.