Przedstawiona poniżej charakterystyka papieru ma wpływ na jakość wydruku i niezawodność drukowania. Charakterystykę tę należy brać pod uwagę przy ocenie przydatności nowego papieru.
Drukarka może automatycznie pobierać papier z włóknami wzdłuż strony, o gramaturze 60–176 g/m2. Papier o gramaturze mniejszej niż 75 g/m2 może nie być wystarczająco sztywny, co może skutkować problemami z podawaniem papieru i jego zacięciami. Najlepsze rezultaty uzyskuje się, stosując papier z włóknami wzdłuż strony, o gramaturze 80 g/m2. Zaleca się, aby papier o rozmiarze mniejszym niż 182 x 257 mm miał gramaturę co najmniej 90 g/m2.
Zwijanie się to tendencja papieru do zakrzywiania się na brzegach. Nadmierne zwijanie się może spowodować problemy z podawaniem papieru. Papier może zwijać się po przejściu przez drukarkę, gdzie wystawiony jest na działanie wysokiej temperatury. Trzymanie rozpakowanego papieru w warunkach o dużej wilgotności lub bardzo suchych, w wysokiej lub niskiej temperaturze, nawet w zasobnikach, może przyczynić się do zawinięcia brzegów przed drukowaniem i spowodować problemy z podawaniem.
Gładkość papieru ma bezpośredni wpływ na jakość wydruku. Jeśli papier jest zbyt szorstki, toner nie zostanie prawidłowo wtopiony w arkusz. Zbyt gładki papier może spowodować problemy z podawaniem lub jakością wydruku. Należy stosować papier o gładkości zawierającej się w przedziale od 100 do 300 punktów Sheffielda; najlepszą jakość wydruków osiąga się jednak, stosując papier o gładkości 150 – 250 punktów Sheffielda.
Ilość wilgoci zawartej w papierze ma wpływ zarówno na jakość wydruków, jak i zdolność do prawidłowego podawania papieru przez drukarkę. Papier należy pozostawić w oryginalnym opakowaniu do momentu jego użycia. Dzięki temu papier będzie mniej narażony na zmiany wilgotności, niekorzystnie wpływające na jego parametry.
Przed drukowaniem papier należy poddać kondycjonowaniu, przechowując go w tym samym otoczeniu co drukarkę przez 24 do 48 godzin. W przypadku dużej różnicy między warunkami przechowywania lub transportu a warunkami panującymi w otoczeniu drukarki okres ten papieru powinien zostać wydłużony do kilku dni. Również gruby papier może wymagać dłuższego okresu kondycjonowania.
Kierunek włókien określa sposób ułożenia włókien papieru w arkuszu. Kierunek włókien może być wzdłużny, czyli równoległy do długości papieru, lub poprzeczny, czyli równoległy do szerokości papieru.
Dla papieru o gramaturze od 60 do 176 g/m2 należy stosować papier z włóknami wzdłuż strony.
Większość papieru kserograficznego wysokiej jakości wykonana jest w 100% z przetworzonej chemicznie papierówki. Taki skład masy pozwala uzyskać papier o wysokim stopniu stabilności, gwarantującym mniejsze problemy z podawaniem papieru w drukarce i lepszą jakość wydruków. Papier zawierający inne włókna, np. bawełny, charakteryzuje się właściwościami, które mogą spowodować problemy podczas drukowania.
Stosowanie odpowiednich rodzajów papieru pomaga uniknąć zacięć i zapewnić bezproblemowe drukowanie.
W celu uniknięcia zacięć i niskiej jakości wydruku:
Zawsze należy używać nowego, nieuszkodzonego papieru.
Przed załadowaniem papieru należy sprawdzić, która strona jest stroną zalecaną do zadrukowania. Informacja ta zazwyczaj znajduje się na opakowaniu papieru.
Nie należy używać papieru wyciętego lub przyciętego ręcznie.
Nie należy jednocześnie umieszczać papieru o różnych rozmiarach, różnej gramaturze ani różnego typu w tym samym źródle nośnika; może to powodować zacięcia nośnika.
Nie należy stosować papieru powlekanego, za wyjątkiem papierów powlekanych przeznaczonych do drukowania elektrofotograficznego.
Wybierając formularze z nadrukiem oraz papier firmowy, należy stosować się do poniższych wskazówek:
Należy stosować papier z włóknami wzdłuż strony o gramaturze od 60 do 176 g/m2.
Należy używać wyłącznie formularzy i papieru firmowego zadrukowanych metodą litografii offsetowej lub druku wklęsłego.
Nie należy stosować papieru szorstkiego lub o powierzchni z wyraźną teksturą.
Należy używać papieru zadrukowanego farbą odporną na wysoką temperaturę przeznaczonego do kopiarek kserograficznych. Farba musi być odporna na temperatury do 200°C, tzn. w tej temperaturze nie może ulegać stopieniu ani wydzielać szkodliwych wyziewów. Należy używać farby drukarskiej odpornej na działanie żywicy w tonerze. Farba drukarska utrwalana przez utlenianie lub farba na bazie oleju z reguły spełnia te wymagania, natomiast lateksowa farba drukarska może ich nie spełniać. W razie wątpliwości należy skontaktować się z dostawcą papieru.
Papier z nadrukiem, na przykład papier firmowy, musi być odporny na temperaturę rzędu 200°C, tzn. w tej temperaturze nadruk nie może się topić ani wydzielać szkodliwych wyziewów.