Przedstawiona poniżej charakterystyka papieru ma wpływ na jakość wydruku i niezawodność drukowania. Charakterystykę tę należy brać pod uwagę przy ocenie przydatności nowego papieru.
Drukarka może automatycznie pobierać papier z włóknami wzdłuż strony, o gramaturze 60–128 g/m2. Papier o gramaturze mniejszej niż 60 g/m2 może nie być wystarczająco sztywny, co może skutkować problemami z podawaniem papieru i jego zacięciami. Najlepsze rezultaty uzyskuje się, stosując papier z włóknami wzdłuż strony, o gramaturze 75 g/m2. W przypadku papieru o rozmiarze mniejszym niż 182 x 257 mm zalecamy użycie papieru o gramaturze 90 g/m2 lub cięższego.
Zwijanie to tendencja papieru do zakrzywiania się na brzegach. Nadmierne zwijanie się może spowodować problemy z podawaniem papieru. Papier może się zwijać po przejściu przez drukarkę, gdzie wystawiony jest na działanie wysokiej temperatury. Trzymanie rozpakowanego papieru w warunkach o bardzo dużej lub bardzo małej wilgotności, w wysokiej lub niskiej temperaturze, nawet w zasobnikach, może przyczynić się do zawinięcia brzegów przed drukowaniem i spowodować problemy z podawaniem.
Gładkość papieru ma bezpośredni wpływ na jakość wydruku. Jeśli papier jest zbyt szorstki, toner nie zostanie prawidłowo wtopiony w arkusz. Zbyt gładki papier może spowodować problemy z podawaniem lub jakością wydruku. Należy stosować papier o gładkości od 100 do 300 punktów Sheffielda; najlepszą jakość wydruków osiąga się jednak, stosując papier o gładkości od 150 do 250 punktów Sheffielda.
Ilość wilgoci zawartej w papierze ma wpływ zarówno na jakość wydruków, jak i zdolność do prawidłowego podawania papieru przez drukarkę. Papier należy pozostawić w oryginalnym opakowaniu do momentu jego użycia. Dzięki temu będzie on mniej narażony na zmiany wilgotności, niekorzystnie wpływające na jego parametry.
Przed drukowaniem papier należy poddać klimatyzowaniu, przechowując go w tym samym otoczeniu co drukarkę przez 24 do 48 godzin. W przypadku dużej różnicy między warunkami przechowywania lub transportu a warunkami panującymi w otoczeniu drukarki okres ten powinien zostać wydłużony do kilku dni. Również gruby papier może wymagać dłuższego okresu klimatyzowania.
Kierunek włókien określa sposób ułożenia włókien papieru w arkuszu. Kierunek włókien może być wzdłużny, czyli równoległy do długości papieru, lub poprzeczny, czyli równoległy do szerokości papieru.
W przypadku papieru o gramaturze z zakresu 60–128 g/m2 zaleca się używanie papieru z włóknami wzdłuż strony. W przypadku papieru o większej gramaturze zalecany jest układ włókien w poprzek strony.
Większość papieru kserograficznego wysokiej jakości wykonana jest w 100% z przetworzonej chemicznie papierówki. Taki skład masy pozwala uzyskać papier o wysokim stopniu stabilności, gwarantującym mniejsze problemy z podawaniem papieru w drukarce i lepszą jakość wydruków. Papier zawierający inne włókna, np. bawełny, może powodować problemy podczas drukowania.
Nie zaleca się stosowania w drukarce niżej wymienionych rodzajów papieru:
Papier przetworzony chemicznie używany do kopiowania bez zastosowania kalki, znany także jako papier samokopiujący
Papier z nadrukiem zawierającym substancje mogące zanieczyścić drukarkę
Papier z nadrukiem nieodpornym na wysoką temperaturę panującą w nagrzewnicy drukarki
Papier z nadrukiem wymagającym kalibracji (precyzyjnego usytuowania nadruku na stronie) dokładniejszej niż ±2,3 mm, np. formularze stosowane w optycznym rozpoznawaniu znaków (OCR)
Aby właściwie drukować na takich formularzach, w niektórych przypadkach można dostosować kalibrację za pomocą oprogramowania.
Papier powlekany (papier dokumentowy podatny na wycieranie), papier syntetyczny, papier termiczny
Papier o nierównych krawędziach, papier szorstki lub papier o powierzchni z wyraźną teksturą bądź papier pofałdowany
Papier makulaturowy niespełniający wymagań europejskiej normy EN12281:2002
Papier o gramaturze mniejszej niż 60 g/m2
Formularze lub dokumenty wieloczęściowe
Stosowanie odpowiednich rodzajów papieru pomaga uniknąć zacięć i zapewnić bezproblemowe drukowanie.
W celu uniknięcia zacięć i niskiej jakości wydruku:
Zawsze należy używać nowego, nieuszkodzonego papieru.
Przed załadowaniem papieru należy sprawdzić, która strona jest stroną zalecaną do zadrukowania. Informacja ta zazwyczaj znajduje się na opakowaniu papieru.
Nie należy używać papieru wyciętego lub przyciętego ręcznie.
Nie należy jednocześnie umieszczać papieru o różnych rozmiarach, różnej gramaturze ani różnego typu w tym samym źródle nośnika; może to powodować zacięcia nośnika.
Nie należy stosować papieru powlekanego, za wyjątkiem papierów powlekanych przeznaczonych do drukowania elektrofotograficznego.
Wybierając formularze z nadrukiem oraz papier firmowy, należy stosować się do poniższych wskazówek:
Należy używać papieru z układem włókien wzdłuż strony i gramaturą od 64 do 216 g/m2 (17–58 funtów).
Należy używać wyłącznie formularzy i papieru firmowego zadrukowanych metodą litografii offsetowej lub druku wklęsłego.
Nie należy stosować papieru szorstkiego lub o powierzchni z wyraźną teksturą.
Należy używać papieru zadrukowanego farbą odporną na wysoką temperaturę przeznaczonego do kopiarek kserograficznych. Farba musi być odporna na temperatury do 230°C, tzn. w tej temperaturze nie może ulegać stopieniu ani wydzielać szkodliwych wyziewów. Należy używać farby drukarskiej odpornej na działanie żywicy w tonerze. Farba drukarska utrwalana przez utlenianie lub farba na bazie oleju z reguły spełnia te wymagania, natomiast lateksowa farba drukarska może ich nie spełniać. W razie wątpliwości należy skontaktować się z dostawcą papieru.
Aby uniknąć problemów z zacięciami papieru i nierówną jakością wydruku, należy zastosować się do poniższych wskazówek:
Aby uzyskać jak najlepszą jakość wydruków, papier należy przechowywać w miejscu o temperaturze 21°C i wilgotności względnej 40%. Większość producentów etykiet zaleca drukowanie w temperaturze od 18 do 24°C i wilgotności względnej od 40 do 60%.
Jeśli to możliwe, papier należy przechowywać w kartonach, a te umieszczać na paletach lub półkach, a nie na podłodze.
Pojedyncze paczki papieru należy przechowywać na płaskiej powierzchni.
Na pojedynczych paczkach papieru nie należy umieszczać żadnych przedmiotów.