A nyomtató többféle memóriát tartalmaz, melyek képesek eszköz- és hálózatbeállításoknak, beépített megoldások adatainak, valamint felhasználói adatoknak a tárolására. A memóriatípusokat, valamint az általuk tárolt adattípusokat az alábbiak ismertetik.
Felejtő memória – Az eszköz szabványos közvetlen elérésű memóriát (RAM) használ az adatok puffereléséhez egyszerű nyomtatási és másolási feladatok végrehajtása során.
Nem felejtő memória – Az eszköz a következő kétféle nem felejtő memóriát használhatja: EEPROM és NAND (flash memória). Mindkét típus használható az operációs rendszerek, eszközbeállítások, hálózati információk, lapolvasó- és címjegyzék-beállítások, valamint beépített megoldások tárolására.
Merevlemez-memória – Néhány eszközbe merevlemez-meghajtót telepítettek. A nyomtató-merevlemezt az eszközre jellemző működésre tervezték, és nem lehet a nyomtatáshoz nem kapcsolódó adatok hosszú távú tárolására használni. A merevlemez nem teszi lehetővé a felhasználók számára adatok kinyerését, mappák létrehozását, lemez- vagy hálózati fájlmegosztást, illetve FTP-adatok közvetlen lekérését egy ügyfél eszközről. A merevlemezen komplex beolvasási, nyomtatási, másolási, valamint faxolási feladatok pufferelt felhasználói adatai, űrlapadatok és betűtípusadatok tárolhatók.
Számos helyzet előfordulhat, amikor törölni szeretné a nyomtatóba telepített memóriaeszközök tartalmát. Ilyen helyzetek például a következők:
A nyomtató szétszerelés alatt áll.
A nyomtató-merevlemezt cserélik.
Átszállítják a nyomtatót egy másik részlegbe vagy helyre.
A nyomtatót egy külső szolgáltató javítja.
Elszállítják a nyomtatót a helyszínről javítás céljából.
Értékesítik a nyomtatót egy másik szervezet számára.
| Megjegyzés: Nem minden nyomtatóban található merevlemez. |
A fokozott biztonságú környezetekben szükség lehet további lépések megtételére annak biztosítása érdekében, hogy a nyomtató merevlemezén tárolt bizalmas adatokhoz ne lehessen hozzáférni, ha a nyomtatót vagy a merevlemezét eltávolították a helyszínről. Bár a legtöbb adat elektronikus úton törölhető, előfordulhat, hogy a nyomtató vagy a merevlemez eltávolítása előtt az alábbi intézkedések valamelyikét meg kell fontolni:
Lemágnesezés – Mágneses mezővel töltik fel a nyomtatót, ami törli a tárolt adatokat.
Összetörés – Fizikailag összenyomják a merevlemezt, ezáltal összetörik és olvashatatlanná teszik az összetevő részeket.
Őrlés – Fizikailag apró fémdarabokra vágják a merevlemezt.
| Megjegyzés: Bár a legtöbb adat elektronikus úton törölhető, az egyetlen garancia arra, hogy az összes adat teljes mértékben törlődött, az, hogy fizikailag megsemmisítenek minden olyan memóriaeszközt, amelyen adatok lehettek tárolva. |