ניתן לצרף יחד אור בצבע אדום, ירוק וכחול בכמויות שונות כדי להפיק מגוון רחב של צבעים שקיימים בטבע. לדוגמה, ניתן לשלב אדום וירוק וליצור צבע צהוב. הצבעים במסכי טלוויזיה ובצגי מחשב נוצרים בדרך זו. צבעי RGB הם שיטה לתיאור צבעים על ידי ציון כמות האדום, הירוק או הכחול הדרושים להפקת צבע מסוים.

ניתן להדפיס דיו או טונר בצבע ציאן, מגנטה, צהוב ושחור בכמויות שונות כדי להפיק מגוון רחב של צבעים שקיימים בטבע. לדוגמה, ניתן לשלב ציאן וצהוב וליצור צבע ירוק. מכונות דפוס, מדפסות הזרקת דיו ומדפסות לייזר צבעוניות יוצרות צבעים בדרך זו. צבעי CMYK הם שיטה לתיאור צבעים על ידי ציון כמות הציאן, המגנטה, הצהוב והשחור הדרושים להפקת צבע מסוים.

לרוב, תוכניות מציינות צבעי מסמך בשילובים של ערכי RGB או CMYK. בנוסף, הם מאפשרים למשתמשים לשנות את הצבע של כל אובייקט שבמסמך. למידע נוסף, עיין בנושאי העזרה עבור התוכנה.

כאשר משתמש מדפיס מסמך, מידע המתאר את הסוג ואת הצבע של כל אובייקט נשלח אל המדפסת. פרטי הצבע עוברים המרה בעזרת טבלאות המרת צבעים לכמויות המתאימות של טונר ציאן, מגנטה, צהוב ושחור הדרושים להפקת הצבע הרצוי. פרטי האובייקט קובעים את היישום של טבלאות המרת צבעים. לדוגמה, ניתן להחיל סוג מסוים של טבלת המרת צבעים על טקסט תוך החלת טבלת המרה שונה על צילומים.

מומלץ להשתמש במנהל מדפסת מסוג PostScript כדי לקבל את איכות הצבע הגבוהה ביותר. הגדרות ברירת המחדל במנהל התקן מסוג PostScript מספקות את איכות הצבע המועדפת עבור רוב ההדפסים.

טבלאות המרת הצבעים במצב תיקון צבע אוטומטי מפיקות בדרך כלל את הצבע המקורב של צג מחשב סטנדרטי. עם זאת, עקב הבדלים טכנולוגיים בין מדפסות לצגים, ישנם צבעים רבים שעשויים להיות מושפעים גם משינויים בצג ומתנאי התאורה. לקבלת המלצות בנוגע לאופן בו ניתן להיעזר בדפי דוגמת צבע במדפסת לפתרון בעיות מסוימות בהתאמת צבעים, עיין בשאלה "כיצד ניתן להתאים צבע מסוים (כגון לוגו ארגוני)?"

לעיתים נראה כי ישנו גוון מסוים בדפים המודפסים (לדוגמה, כל הדפים המודפסים נראים אדומים מדי). דבר זה עלול להיגרם בשל תנאי סביבה, סוג הנייר, תנאי תאורה, או העדפות המשתמש. במקרים אלה, כוונן את הגדרות 'איזון צבע' כדי להפיק צבע מתאים יותר. האפשרות 'איזון צבע' מאפשרת למשתמש לבצע כיוונונים עדינים בכמות הטונר המשמשת בכל מישור צבע. בחירה בערכים חיוביים או שליליים עבור ציאן, מגנטה, צהוב ושחור (בתפריט 'איזון צבע') תגדיל או תקטין במקצת את כמות הטונר המשמשת עבור הצבע הנבחר. לדוגמה, אם הדף המודפס נראה בגוון אדום, ייתכן כי הפחתה בכמות הטונר בצבעי מגנטה וצהוב עשויה לשפר את איזון הצבע.

לרוב בעיה זו נוצרת כאשר מקרינים שקפים ממטול שקפים המשקף את התמונה (reflective). לקבלת איכות צבע מיטבית בהקרנת שקפים, מומלץ להשתמש במטולי שקפים המעבירים את התמונה (transmissive). אם עליך להשתמש במקרן המשקף את התמונה, כוון את ההגדרה "כהות טונר" ל- 1, 2 או 3 כדי להבהיר את השקף. הקפד להדפיס על שקף צבעוני מהסוג המומלץ.

כאשר מופעל תיקון צבע ידני, המדפסת משתמשת בטבלאות המרת צבעים שנבחרו על ידי המשתמש לעיבוד אובייקטים. עם זאת, יש להגדיר את 'תיקון צבע' למצב 'ידני', אחרת לא ייעשה שימוש כלל בהמרות צבע שהוגדרו על ידי המשתמש. הגדרות תיקון צבע ידני הן ייחודיות לסוג האובייקט המודפס (טקסט, גרפיקה או תמונות), ולאופן שבו מוגדר צבע האובייקט ביישום התוכנה (שילובי RGB או CMYK).

הערות:

• תיקון צבע ידני אינו שימושי אם התוכנית אינה מציינת צבעים בשילובי RGB או CMYK. כמו כן, ההגדרות חסרות השפעה גם במקרים בהם התוכנית או מערכת ההפעלה שבמחשב שולטים בכוונון הצבעים.
• טבלאות המרת הצבעים - המוחלות על כל אובייקט כאשר הגדרת 'תיקון צבע' היא 'אוטומטי' - מפיקות את הצבע המועדף עבור רוב סוגי המסמכים.

להחלה ידנית של טבלת המרת צבעים שונה:

1. מהתפריט 'איכות', בחר Color Correction (תיקון צבע), ולאחר מכן בחר Manual (ידני).

2. בתפריט 'איכות', בחר Manual Color (צבע ידני) ובחר את טבלת המרת הצבעים המתאימה לסוג האובייקט המושפע.

תפריט 'צבע ידני'

סוג אובייקט	טבלאות המרת צבעים
תמונת RGB טקסט RGB גרפיקה RGB	Vivid (חי)—מפיקה צבעים בהירים ורוויים יותר, ניתן להחלה על כל תבניות הצבע הנכנסות. sRGB Display (תצוגת sRGB)—מפיקה פלט המדמה את הצבעים המוצגים על צג של מחשב. מתבצעת אופטימיזציה של השימוש בטונר שחור להדפסת תצלומים. Display—True Black (תצוגה-שחור אמיתי)—מפיקה פלט המדמה את הצבעים המוצגים על צג של מחשב. נעשה שימוש בטונר שחור בלבד ליצירת כל הרמות של גווני אפור. sRGB Vivid‏ (sRGB חי)—מספקת רוויית צבע מוגברת לתיקון צבע מסוג sRGB Display. מתבצעת אופטימיזציה של השימוש בשחור להדפסת גרפיקה עסקית. Off (כבוי)—לא מבוצע תיקון צבע.
תמונת CMYK טקסט CMYK גרפיקת CMYK	US CMYK—מחילה תיקון צבע המתקרב לפלט צבע SWOP‏ (Specifications for Web Offset Publishing). Euro CMYK—מחילה תיקון צבע המתקרב לפלט צבע EuroScale. Vivid CMYK‏ (CMYK חי)—מגבירה את רוויית הצבע של הגדרת תיקון צבע US CMYK. Off (כבוי)—לא מבוצע תיקון צבע.

מתפריט 'איכות' של המדפסת, זמינות תשע ערכות של דוגמאות צבע. אלה זמינות גם מדף 'דוגמאות צבע' בשרת האינטרנט המובנה. בחירה של ערכת דוגמאות צבע כלשהי תגרום להדפסת מספר דפים עם מאות תיבות צבע. בכל תיבה יש שילוב CMYK או RGB, בהתאם לטבלה שנבחרה. הצבע המודפס בכל תיבה מושג על ידי העברת שילוב CMYK או RGB המוגדר בתיבה דרך טבלת המרת הצבעים שנבחרה.

על ידי בחינת ערכות דוגמאות הצבע, יכול המשתמש לזהות את התיבה בה הצבע קרוב ביותר לצבע הרצוי. לאחר מכן, ניתן להשתמש בערך שילוב הצבעים המופיע בתיבה כדי לשנות את צבע האובייקט בתוכנית. למידע נוסף, עיין בנושאי העזרה עבור התוכנה. ייתכן שיהיה צורך להשתמש בתיקון צבע ידני כדי להשתמש בטבלת המרת הצבעים שבחרת עבור האובייקט המסוים.

בחירה בערכת 'דוגמאות צבע' שתשמש לפתרון של בעיית התאמת צבעים מסוימת תלויה בהגדרת 'תיקון צבע' שבשימוש (Auto - אוטומטי, Off - כבוי, או Manual - ידני), בסוג האובייקט המודפס (טקסט, גרפיקה או תמונות) ובאופן בו צבע האובייקט צוין בתוכנית (שילובי RGB או CMYK). אם ההגדרה 'תיקון צבע' במדפסת נמצאת במצב 'כבוי', הצבע יתבסס על המידע המתקבל במשימת ההדפסה; לא תתבצע המרת צבעים.

הערה: דפי 'דוגמאות צבעים' חסרי תועלת אם התוכנית אינה מציינת צבעים בשילובי RGB או CMYK. בנוסף, ישנם מצבים מסוימים בהם התוכנית או מערכת ההפעלה שבמחשב מכוונים את שילובי RGB או CMYK שצוינו בתוכנית באמצעות ניהול צבעים. כתוצאה מכך, ייתכן שהצבע אשר יתקבל בהדפסה לא יהיה תואם במדויק לדפי "דוגמאות צבע".

דוגמאות צבע מפורטות זמינות באמצעות שרת האינטרנט המובנה של מדפסת רשת בלבד. מערכת דוגמאות צבע מפורטות מכילה מגוון גוונים (המוצגים כתיבות צבע) הדומים לערך RGB או CMYK שהוגדר על ידי המשתמש. דמיון הצבעים בערכה תלוי בערך שהוזן בתיבה 'מרווח' עבור RGB או CMYK.

כדי לגשת לערכת דוגמאות צבע מפורטות משרת האינטרנט המובנה:

1. הקלד את כתובת IP של המדפסת בשדה הכתובת של דפדפן האינטרנט.

   הערה: אם אינך יודע את כתובת IP של המדפסת, הדפס דף הגדרות רשת ומצא את כתובת ה-IP באזור TCP/IP.

2. לחץ על Configuration (הגדרות תצורה).

3. לחץ על Color Samples (דוגמאות צבע).

4. לחץ על Detailed Options (אפשרויות מפורטות) לצמצום הערכה לתחום צבע אחד.

5. כאשר מוצג הדף 'אפשרויות מפורטות', בחר טבלת המרת צבעים.

6. הזן מספר צבע RGB או CMYK.

7. הזן ערך מרווח בין 1 ל- 255.

   הערה: ככל שהערך קרוב יותר ל- 1, כך תחום דוגמאות הצבע ייראה צר יותר.

8. לחץ על Print (הדפס) כדי להדפיס את ערכת דוגמאות הצבע המפורטות.