De printer bevat verschillende soorten geheugens waarin apparaat- en netwerkinstellingen, informatie uit ingesloten oplossingen en gebruikersgegevens kunnen worden opgeslagen. Deze geheugensoorten, en de gegevens die erin worden opgeslagen, worden hieronder beschreven.
Vluchtig geheugen: het apparaat gebruikt standaard RAM-geheugen (Random Access Memory) om gebruikersgegevens te bufferen tijdens eenvoudige afdruk- en kopieertaken.
Niet-vluchtig geheugen: Het apparaat gebruikt mogelijk twee soorten niet-vluchtig geheugen: EEPROM en NAND (flashgeheugen). Beide soorten worden gebruikt voor de opslag van het besturingssysteem, apparaatinstellingen, netwerkinformatie, scanner- en bladwijzerinstellingen en ingesloten oplossingen.
Geheugen op de vaste schijf: In sommige apparaten is een vaste schijf geïnstalleerd. De vaste schijf van de printer is ontworpen voor apparaatspecifieke functies en kan niet worden gebruikt voor langdurige opslag van gegevens die niet zijn gerelateerd aan afdrukken. De vaste schijf biedt gebruikers geen mogelijkheden om gegevens te extraheren, mappen en schijf- of netwerkshares te maken, of informatie rechtstreeks via FTP op te halen van een clientapparaat. De vaste schijf kan gebufferde gebruikersgegevens voor complex scan-, afdruk-, kopieer- en faxtaken bevatten en gegevens van formulieren en lettertypen.
Er zijn verschillende situaties waarin het verstandig is om de inhoud te verwijderen uit de opslagapparaten die zijn geïnstalleerd in de printer. Dit geldt onder andere in de volgende gevallen:
De printer wordt uit gebruik genomen
De vaste schijf van de printer wordt vervangen
De printer wordt verplaatst naar een andere afdeling of een ander kantoor
Er moet onderhoud aan de printer worden uitgevoerd door iemand buiten uw organisatie
De printer moet voor onderhoud worden vervoerd naar een locatie buiten uw bedrijf
De printer wordt verkocht aan een ander bedrijf
| Opmerking: niet alle printers beschikken over een vaste schijf. |
In omgevingen waar wordt gewerkt met zeer gevoelige informatie moet mogelijk extra maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat vertrouwelijke gegevens op de vaste schijf van de printer niet toegankelijk zijn nadat de printer of de vaste schijf van de printer zijn verwijderd van de betreffende bedrijfslocatie. Hoewel de meeste gegevens doorgaans elektronisch kunnen worden gewist, is het wellicht verstandig een of meer van de volgende handelingen uit te voeren voor u een printer of vaste schijf wegdoet:
Demagnetiseren: hiermee wordt de vaste schijf blootgesteld aan een magnetisch veld waardoor de opgeslagen gegevens worden gewist
Pletten: de vaste schijf fysiek samenpersen waardoor de onderdelen breken en onleesbaar worden
Verbrijzelen: de vaste schijf fysiek opdelen in kleine metalen stukjes
| Opmerking: de meeste gegevens kunnen doorgaans elektronisch worden gewist, maar de enige manier waarop u zeker weet dat alle gegevens volledig worden gewist, is het fysiek vernietigen van elk geheugenapparaat waarop mogelijk gegevens zijn opgeslagen. |