Drukarka jest wyposażona w pamięci różnego rodzaju, które mogą przechowywać ustawienia urządzenia i sieci, informacje rozwiązań wbudowanych oraz dane użytkowników. Typy pamięci oraz rodzaje danych przechowywanych w każdej z nich opisano poniżej.
Pamięć ulotna — urządzenie wykorzystuje standardową pamięć Random Access Memory (RAM) do tymczasowego buforowania danych użytkowników podczas wykonywania prostych zadań drukowania i kopiowania.
Pamięć nieulotna — urządzenie może wykorzystywać dwa rodzaje pamięci nieulotnej: EEPROM i NAND (pamięć flash). Oba rodzaje są używane do przechowywania systemu operacyjnego, ustawień urządzeń, danych sieci, ustawień skanera i zakładek oraz rozwiązań wbudowanych.
Dysk twardy — niektóre urządzenia mają zainstalowany dysk twardy. Dysk twardy drukarki jest przeznaczony do obsługi funkcjonalności właściwej dla urządzenia i nie może być używany do długotrwałego przechowywania danych niezwiązanych z drukowaniem. Nie ma możliwości użycia dysku twardego przez użytkowników — bezpośrednio z urządzeń klienckich — do pobierania informacji, tworzenia folderów, tworzenia dyskowych i sieciowych udziałów plikowych ani korzystania z protokołu FTP. Na dysku twardym mogą pozostawać buforowane dane użytkowników ze złożonych zadań skanowania, drukowania, kopiowania i faksowania oraz dane formularzy i dane czcionek.
Istnieje kilka sytuacji, w których może pojawić się potrzeba wymazania zawartości urządzeń pamięci masowej zainstalowanych w drukarce. Są to, między innymi, następujące przypadki:
Drukarka jest wycofywana z użycia.
Wymieniany jest dysk twardy drukarki.
Drukarka jest przenoszona do innego działu lub lokalizacji.
Osoba spoza organizacji wykonuje serwis drukarki.
W celach serwisowych drukarka ma znaleźć się poza siedzibą organizacji.
Drukarka jest sprzedawana innej organizacji.
| Uwaga: Nie wszystkie drukarki mają zainstalowany dysk twardy. |
W środowisku wymagającym wysokiego poziomu bezpieczeństwa może być konieczne podjęcie dodatkowych kroków w celu zapewnienia, że dostęp do danych poufnych znajdujących się na dysku twardym drukarki będzie niemożliwy, gdy drukarka lub jej dysk twardy znajdą się poza siedzibą organizacji. Choć większość danych można usunąć elektroniczne, przed pozbyciem się drukarki lub dysku twardego warto rozważyć jedno lub więcej z następujących działań:
Rozmagnesowanie — poddanie dysku twardego działaniu pola magnetycznego, które wymaże zapisane dane.
Zmiażdżenie — zgniecenie dysku twardego w celu połamania jego podzespołów i uczynienia niemożliwym do odczytania.
Zmielenie — rozdrobnienie dysku twardego na bardzo małe metalowe fragmenty.
| Uwaga: Choć większość danych można wymazać elektronicznie, jedyna metoda gwarantująca całkowite usunięcie wszystkich danych to fizyczne zniszczenie wszystkich urządzeń pamięci masowej, na których mogły być zapisane dane. |