Konfiguration af funktionen Gæsteudskrivning
Gæsteudskrivning er en funktion, der giver gæstebrugere mulighed for at udskrive dokumenter, uden at administratoren behøver at oprette en konto i organisationen.
Gæsten sammensætter en e-mail fra en e-mailklient, vedhæfter det dokument, der skal udskrives, og sender det til en foruddefineret e-mailadresse. En administrator eller en organisatorisk repræsentant angiver den e-mailadresse, som gæsten kan sende sine dokumenter til. Når du har sendt e-mailen til den angivne e-mailadresse, modtager gæsten en bekræftelses-e-mail med en PIN-kode. Ved hjælp af PIN-koden kan gæsten fortsætte til den printer, der er angivet af organisationsrepræsentanten, og udskrive.
Bemærkninger:
- Gæsten skal have en e-mailklient for at kunne sende dokumentet.
- Der oprettes automatisk et unikt id i identifikationsudbyderen for gæsteudskrivning. Dette unikke id kan bruges til at generere rapporter, der er relateret til gæsteudskrivningsaktivitet.
- De understøttede filformater er CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS og XLSX. Hvis en bruger vedhæfter et ikke-understøttet filformat, modtager brugeren en e-mail med angivelse af de understøttede formater.
- Lexmark opbevarer kun oplysninger, der er relateret til udskriftsjobbet, men beholder ikke e-mailrelaterede oplysninger.
- Hver vedhæftet e-mail behandles som et separat udskriftsjob.
Aktiverer gæsteudskrivning
Fra Print Management web portal skal du klikke på Administration > Organisatoriske indstillinger.
Fra afsnittet Generelt skal du vælge Giv gæster mulighed for at bruge e-mailafsendelse.
Bemærkninger:
- Vælg Begræns antallet af tilladte sider pr. job for at angive det maksimale antal sider, der skal udskrives pr. job. Job, der indeholder mere end et angivet antal sider, behandles ikke.
- PIN-kodegodkendelse skal være aktiveret, for at gæsteudskrivning kan fungere. Hvis PIN-kodegodkendelse ikke er aktiveret, bliver du bedt om at aktivere den. Du kan finde flere oplysninger om konfiguration af PIN-kodegodkendelse i Konfiguration af printerlogin.
- Du kan tildele gæster til et bestemt omkostningssted eller en bestemt afdeling for at anvende kvoter og rapportering. Der er flere oplysninger i Konfiguration af organisatoriske indstillinger.
Klik på Gem ændringer.
Bemærkninger:
- En organisationsadministrator kan konfigurere indstillinger, der er relateret til tilbageholdelse af udskriftsjob, PIN-kodelængde og PIN-kodens udløbsdato. De organisatoriske indstillinger gælder for den PIN-kode, som gæstebrugeren har modtaget.
- Gyldigheden af gæsteudskriftsjobbet afhænger af den værdi, der er angivet i Tilbageholdelse af udskriftsjob eller "PIN-koden udløber efter", alt efter hvilken, der er mindst. Hvis Tilbageholdelse af udskriftsjob f.eks. er indstillet til seks timer, og "PIN-koden udløber efter" som syv timer, slettes jobbene efter seks timer.
Frigivelse af gæsteudskriftsjob
Når gæsten har modtaget PIN-koden via e-mail, kan den fortsætte til den printer, der er angivet af repræsentanten, og udføre følgende trin:
I printerens kontrolpanel skal du trykke på Login med PIN-kode.
Indtast den PIN-kode, du har modtaget i din e-mail, og tryk derefter på OK.
Tryk på Print Release.
Vælg udskriftsjobbet, og tryk derefter på Udskriv.
Bemærkninger:
- Hvis du sender flere udskriftsjob, vises alle disse udskriftsjob.
- Hver vedhæftet fil repræsenteres som et individuelt udskriftsjob.
- Hvis du vil udskrive brødteksten i e-mailen, skal du vælge Aktivér afsendelse af e-mailbrødtekst. Hvis denne indstilling er aktiveret, repræsenteres e-mailens brødtekst som et individuelt udskriftsjob.
- Antallet af tilladte sider pr. udskriftsjob afhænger af de organisatoriske indstillinger. Hvis nogle af udskriftsjobbene overstiger det angivne antal sider, behandles jobbet slet ikke. Der er flere oplysninger i Konfiguration af organisatoriske indstillinger.