Configurare la funzione Stampa guest
Stampa guest è una funzione che consente agli utenti guest di stampare documenti senza bisogno che l'amministratore crei un account nell'organizzazione.
L'utente guest compone un'e-mail da un client e-mail, allega i documenti da stampare e la invia a un indirizzo e-mail predefinito. Un amministratore o un rappresentante dell'organizzazione fornisce l'indirizzo e-mail a cui il guest può inviare i documenti. Dopo l'invio dell'e-mail all'indirizzo specificato, il guest riceve un'e-mail di conferma con un PIN. Utilizzando il PIN, il guest può passare alla stampante specificata dal rappresentante organizzativo e stampare.
Note:
- Per poter inviare il documento, il guest deve disporre di un client e-mail.
- Nel provider di identità viene automaticamente creato un identificatore univoco per la stampa guest. Questo identificatore univoco può essere utilizzato per generare report relativi all'attività di stampa guest.
- I formati di file supportati sono CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS e XLSX. Se un utente allega un formato file non supportato, riceve un'e-mail che riporta i formati supportati.
- Lexmark conserva solo le informazioni relative al processo di stampa, ma non quelle relative alle e-mail.
- Ogni allegato e-mail viene trattato come un processo di stampa separato.
Attivazione della stampa guest
Nel portale Web Print Management, fare clic su Amministrazione > Impostazioni organizzative.
Nella sezione Impostazioni generali, selezionare Consenti ai guest di utilizzare l'invio e-mail.
Note:
- Selezionare Limita il numero di pagine consentite per processo per impostare il numero massimo di pagine da stampare per processo. I processi superiori a un numero specificato di pagine non vengono elaborati.
- Affinché l'invio della stampa guest funzioni deve essere abilitata l'autenticazione tramite PIN. Se l'autenticazione tramite PIN non è abilitata, viene richiesto di abilitarla. Per ulteriori informazioni sulla configurazione dell'autenticazione tramite PIN, consultare Configurazione dell'accesso alle stampanti.
- È possibile assegnare i guest a un centro di costi o a un reparto specifico per l'applicazione di quote e la creazione di report. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione delle impostazioni organizzative.
Fare clic su Salva modifiche.
Note:
- Un Amministratore dell'organizzazione può configurare le impostazioni relative alla conservazione processo di stampa, alla lunghezza e alla scadenza del PIN. Le impostazioni organizzative si applicano al PIN ricevuto dall'utente guest.
- La validità del processo di stampa guest dipende dal valore impostato in Conservazione processo di stampa o "Il PIN scade dopo", a seconda di quale valore è minore. Ad esempio, se il campo Conservazione processo di stampa è impostato su 6 ore e "Il PIN scade dopo" è impostato su 7 ore, i processi vengono eliminati dopo 6 ore.
Rilascio di processi di stampa guest
Dopo aver ricevuto il PIN tramite e-mail, il guest può passare alla stampante specificata dal rappresentante ed effettuare le seguenti operazioni:
Dal pannello di controllo della stampante, toccare Accesso con PIN.
Immettere il PIN ricevuto nell'e-mail, quindi toccare OK.
Toccare Print Release.
Selezionare il processo di stampa, quindi toccare Stampa.
Note:
- Vengono mostrati tutti i processi di stampa inviati.
- Ogni allegato è rappresentato come singolo processo di stampa.
- Per stampare il corpo dell'e-mail, selezionare Abilita invio corpo e-mail. Se questa opzione è abilitata, il corpo dell'e-mail viene considerato come un singolo processo di stampa.
- Il numero di pagine consentito per ogni processo di stampa dipende dalle impostazioni organizzative. Se uno dei processi di stampa supera il numero di pagine specificato, il processo non viene elaborato. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione delle impostazioni organizzative.