De organisatie beheren

Dit onderwerp beschrijft de vereiste taken die de organisatiebeheerder moet uitvoeren wanneer de organisatie wordt ingesteld voor het eerste gebruik.

1. Organisatierollen toewijzen.

   Alle gebruikers in de organisatie nemen de rollen over die zijn toegewezen op het organisatieniveau. Wijs alleen de rollen toe die van toepassing zijn op eindgebruikersniveau, zoals de Print Release Management User-rol. Zie Uitleg over rollen voor meer informatie over de rollen.

2. Voor een organisatie met meerdere onderliggende organisaties maakt u een groep Toegang tot suborganisaties en wijst u vervolgens de groepsrollen toe.

   Een groep Toegang tot suborganisaties kan worden gebruikt om de gebruikerstoegang tot alle onderliggende organisaties te beheren. Zie De groep Toegang tot suborganisaties beheren voor meer informatie.

3. Groepen maken binnen de organisatie en vervolgens de groepsrollen toewijzen.

   Er kunnen groepen worden gemaakt om de gebruikers in een organisatie te beheren en een gemeenschappelijke set rollen vast te stellen. Leden van de groep nemen de rollen en machtigingen over die zijn toegewezen aan een groep. Zie Groepen beheren voor meer informatie.

4. De wachtwoordvereisten instellen.

5. Gebruikers maken, gebruikers importeren of de verificatieprovider configureren om automatisch gebruikers te genereren.

   In de Account Management-webportal kunt u individuele gebruikers maken. Voor organisaties met veel gebruikers kan een batchimport worden uitgevoerd via een CSV-bestand. Zie Gebruikers beheren voor meer informatie.

6. Gebruikers toevoegen aan een groep.

7. Gebruikersrollen toewijzen.

De organisatiebeheerder kan ook:

• Een verificatieprovider configureren.

• De printeraanmelding configureren.

• Badges en pincodes beheren.

De groep Toegang tot suborganisaties beheren

Deze functie is alleen beschikbaar in organisaties waarvoor het maken van onderliggende organisaties is ingeschakeld. Vanuit de bovenliggende organisatie kunt u de groep Toegang tot suborganisaties maken, groepsrollen toewijzen en leden toevoegen. Leden hebben toegang tot alle onderliggende organisaties op basis van de rollen die aan deze groep zijn toegewezen

Met deze functie kunt u de gebruikerstoegang tot meerdere onderliggende organisaties eenvoudig beheren. Als de Groep Toegang tot suborganisaties bijvoorbeeld is toegewezen met de rol Fleet Management Administrator, zijn alle leden in die groep Fleet Management Administrators in alle onderliggende organisaties.

1. Selecteer de bovenliggende organisatie in de Account Managment-webportal.

2. Klik op Groepen.

3. Voer een van de volgende handelingen uit op het tabblad Toegang Onderliggende organisatie:

   Een groep maken

   1. Klik op Groep maken of Maken en typ vervolgens een unieke naam voor de groep.

      Opmerking: We raden u aan de groep een naam te geven alsToegangsgroep voor onderliggende organisaties om deze te onderscheiden van de reguliere groepen die zijn gemaakt met de functie Groepen. Zie Groepen beheren voor meer informatie over het maken van standaardgroepen.

   2. Klik op Groep maken.

   Groepen verwijderen

   1. Selecteer een of meer groepen en klik vervolgens op Verwijderen.

      Opmerking: U kunt ook zoeken naar groepen met behulp van de zoekbalk.

   2. Selecteer Groepen verwijderen.

   Leden toevoegen aan een groep

   1. Klik op een groepsnaam.

   2. Klik in het tabblad Leden op Leden toevoegen of Toevoegen, en selecteer vervolgens een of meer gebruikers.

      Opmerking: U kunt ook zoeken naar gebruikers met behulp van de zoekbalk.

   3. Klik op Leden toevoegen.

   Groepsleden verwijderen

   1. Klik op een groepsnaam.

   2. Selecteer in het tabblad Leden een of meer gebruikers en klik vervolgens op Verwijderen.

   3. Klik op Leden verwijderen.

   Groepsrollen toewijzen

   Opmerking: Alle gebruikers in de groep krijgen alle rollen die zijn toegewezen aan de groep.

   1. Klik op een groepsnaam.

   2. Klik in het tabblad Groepsrollen op Rollen toewijzen of Toewijzen.

   3. Selecteer één of meer rollen.

      Opmerking: Zie Uitleg over rollen voor meer informatie.

   4. Klik op Rollen toewijzen.

   Groepsrollen verwijderen

   1. Klik op de groepsnaam.

   2. Selecteer in het tabblad Groepsrollen een of meer rollen en klik vervolgens op Verwijderen.

   3. Klik op Rollen verwijderen.

Toewijzen van organisatierollen

Organisatierollen zijn specifieke rollen die aan een organisatie zijn toegewezen. Zie Uitleg over rollen voor meer informatie. Alle gebruikers die deel uitmaken van de organisatie krijgen deze organisatierollen. Als aan een organisatie bijvoorbeeld de rol Print Release Management-gebruiker is toegewezen, kunnen alle gebruikers in de organisatie de functie Cloud Print Management gebruiken.

1. Klik in de Account Management-webportal op Organisatie > Organisatierollen.

2. Klik op Toewijzen en selecteer vervolgens een of meer rollen.

3. Klik op Rollen toewijzen.

Organisatierollen verwijderen

1. Klik in de Account Management-webportal op Organisatie > Organisatierollen.

2. Selecteer een of meer rollen en klik vervolgens op Verwijderen.

3. Klik op Rollen verwijderen.

Uitleg over wachtwoordvereisten

Wachtwoorden moeten ten minste 8 tekens lang zijn en minimaal uit het volgende bestaan:

• Een kleine letter

• Een hoofdletter

• Een cijfer (0-9)

• Een speciaal teken (~ ! @ # $ % ^ & * _ - + = ` | \ ( ) { } [ ] : ; " ' < > , . ? /)

Groepen beheren

Een groep is een verzameling gebruikers die kunnen worden beheerd met een gemeenschappelijke set rollen of machtigingen.

De volgende groepen zijn vooraf gedefinieerd en toegewezen met specifieke rollen:

• Beheer

• Fleet Management

• Helpdesk

• Rapportage

1. Klik in de Account Management-webportal op Groepen.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:

   Een groep maken

   1. Klik op Groep maken of Maken en typ vervolgens een unieke naam voor de groep.

   2. Klik op Groep maken.

   Groepen verwijderen

   Een groep verwijderen verwijdert niet de gebruikers van de organisatie. De gebruikers zijn losgekoppeld van de groep en vervolgens wordt de groep verwijderd uit het systeem.

   1. Selecteer een of meer groepen en klik vervolgens op Verwijderen.

      Opmerking: U kunt ook zoeken naar groepen met behulp van de zoekbalk.

   2. Selecteer Groepen verwijderen.

   Leden toevoegen aan een groep

   1. Klik op een groepsnaam.

   2. Klik in het tabblad Leden op Leden toevoegen of Toevoegen, en selecteer vervolgens een of meer gebruikers.

      Opmerking: U kunt ook zoeken naar gebruikers met behulp van de zoekbalk.

   3. Klik op Leden toevoegen.

   Groepsleden verwijderen

   1. Klik op een groepsnaam.

   2. Selecteer in het tabblad Leden een of meer gebruikers en klik vervolgens op Verwijderen.

   3. Klik op Leden verwijderen.

   Groepsrollen toewijzen

   Alle gebruikers in de groep krijgen alle rollen die zijn toegewezen aan de groep.

   1. Klik op een groepsnaam.

   2. Klik in het tabblad Groepsrollen op Rollen toewijzen of Toewijzen.

   3. Selecteer één of meer rollen.

   4. Klik op Rollen toewijzen.

   Groepsrollen verwijderen

   1. Klik op de groepsnaam.

   2. Selecteer in het tabblad Groepsrollen een of meer rollen en klik vervolgens op Verwijderen.

   3. Klik op Rollen verwijderen.

Gebruikers beheren

1. Klik in de Account Management-webportal op Gebruikers.

2. Doe een van het volgende:

   Een gebruiker maken

   1. Klik op Gebruiker maken of Maken.

   2. Typ het e-mailadres, de voornaam, de achternaam en de weergavenaam van de user.

   3. Typ de naam van de afdeling en kostenplaats waartoe de gebruiker behoort.

   4. Stel het wachtwoord handmatig in of e-mail een koppeling naar de user om het wachtwoord te wijzigen.

   5. Klik op Gebruiker maken.

   Een gebruiker wijzigen

   1. Klik op een e-mailadres van een user.

   2. Doe een van het volgende:

      • Bewerk de persoonlijke gegevens.

      • Wijzig het gebruikerswachtwoord.

      • Gebruikersrollen toewijzen.

      • Registreer een badge.

        Klik in het gedeelte Printeraanmelding op Bewerken naast Badge-aanmelding.

      • Voeg de gebruiker toe aan een groep.

      • Stel de pincode van de gebruiker in.

        Opmerking: Deze instelling is alleen beschikbaar wanneer de printermelding is ingesteld op Aanmelden met Pincode of Badge+ pincode als tweede factor. Het maken van pincodes moet worden ingesteld als Administrator handmatig instellen.

        1. Klik in het gedeelte Printeraanmelding op PIN instellen of PIN opnieuw instellen.

        2. Voer de pincode in en klik op PIN genereren.

   Gebruikers verwijderen

   1. Selecteer een of meer gebruikers en klik vervolgens op Verwijderen.

      Opmerkingen:

      • U kunt ook zoeken naar gebruikers met behulp van de zoekbalk.
      • De activiteiten van een verwijderde user worden nog steeds weergegeven in de Analytics-webportal, maar de naam en het e-mailadres worden verwijderd uit alle rapporten.

   2. Klik op Gebruikers verwijderen.

   Gebruikers importeren

   Met de functie Importeren kunt u meerdere gebruikers in een organisatie maken, bijwerken en verwijderen met behulp van een CSV- of TXT-bestand. U kunt ook gebruikersgroepen maken en vervolgens een gebruiker aan die groepen toewijzen.

   1. Klik op Gebruikers importeren of Importeren en blader vervolgens naar het CSV- of TXT-bestand.

   2. E-mail zo nodig een koppeling naar de user om het wachtwoord te wijzigen.

   3. Klik op Gebruikers importeren.

   Opmerking: Het importlogbestand wordt verzonden naar uw e-mailadres.

Voorbeeld van een CSV-indeling

EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS,
CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT
jdoe@company.com,CREATE,,John,Doe,Johnny,jdoe,Group 1,"{'key1':'value1','key2':'value2'}"
llane@company.com,UPDATE,password2,Lois,Lane,Lois,llane,,
ckent@company.com,DELETE,,,,,,,

De kopregel van het importbestand moet er als volgt uitzien en is hoofdlettergevoelig: EMAIL,OPERATION,PASSWORD,FIRST_NAME,LAST_NAME,DISPLAY_NAME,SHORTNAME,GROUPS, CUSTOM_ATTRIBUTES,COST_CENTER,DEPARTMENT.

Regelwaarden en hun voorwaarden

• EMAIL: vereist voor alle gebruikers. Voordat de bewerking wordt uitgevoerd, worden EMAIL-waarden die in hoofdletters in het bestand staan omgezet in kleine letters. Bijvoorbeeld: JJANSEN@bedrijf.com wordt geconverteerd naar jjansen@bedrijf.com.

• OPERATION: vereist voor alle gebruikers.

  Geldige OPERATION-waarden

  • CREATE: hiermee maakt u een gebruiker die wordt aangeduid met de EMAIL-waarde met de corresponderende eigenschappen op de regel.

  • UPDATE: hiermee updatet u de bestaande gebruiker die wordt aangeduid met de EMAIL-waarde met de corresponderende eigenschappen op de regel. U kunt de actietekenreeks [delete] gebruiken om de voornaam, achternaam, weergavenaam en verkorte naam te verwijderen.

  • DELETE: hiermee verwijdert u de bestaande gebruiker die wordt aangeduid met de EMAIL-waarde.

• PASSWORD: niet vereist voor een OPERATION en kan alleen leeg zijn als de optie "E-mail een koppeling om het wachtwoord te wijzigen" tijdens het importeren is geselecteerd.

  Opmerking: Schakel de optie "E-mail een koppeling om het wachtwoord te wijzigen" alleen in tijdens het importeren van bestanden met de bewerking CREATE.

• FIRST_NAME: niet vereist voor een OPERATION en kan leeg zijn. De voornaam van de gebruiker. Bijvoorbeeld: Jan.

• LAST_NAME: niet vereist voor een OPERATION en kan leeg zijn. De achternaam van de gebruiker. Bijvoorbeeld: Jansen.

• DISPLAY_NAME: niet vereist voor een OPERATION en kan leeg zijn. De naam van de gebruiker die wordt soms gebruikt in weergavemeldingen of lograpporten. De DISPLAY_NAME kan de volledige naam zijn met tweede voorletter of een andere string. Bijvoorbeeld: Jan A. Jansen De DISPLAY_NAME is niet direct gekoppeld aan de FIRST_NAME en LAST_NAME.

• SHORTNAME: niet vereist voor een OPERATION en kan leeg zijn. De SHORTNAME wordt gebruikt wanneer een organisatie gebruik maakt van een afgekorte naam waarmee ook de gebruiker in de organisatie wordt aangeduid. Bijvoorbeeld: jjansen.

• GROUPS: niet vereist voor een OPERATION en kan leeg zijn. Scheid meerdere groepen met behulp van een komma en begin en eindig met dubbele aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: "Groep1,Groep2,Groep3". GROUPS die niet in de organisatie bestaan, worden gemaakt en daarna automatisch toegevoegd aan de organisatie.

  Opmerking: Een groepsnaam mag niet de volgende tekens bevatten: ! @ # $ % ^ & * ; + ? / \ [ ]. Als deze tekens zijn gebruikt, worden ze vervangen door een onderstrepingsteken (_).

• CUSTOM_ATTRIBUTES: niet vereist voor een OPERATION en kan leeg zijn. CUSTOM_ATTRIBUTES is een speciaal ingedeelde JSON-string voor gebruikersmetagegevens die wordt opgeslagen met de gebruiker. De waarde moet tussen dubbele aanhalingstekens staan. Bijvoorbeeld, "{'key1':'value1','key2':'value2'}"

• COST_CENTER: niet vereist voor een OPERATION en kan leeg zijn. De waarde COST_CENTER wordt gebruikt voor quotumtoewijzingen en rapportage op kostenplaatsniveau in de Analytics-webportal.

• DEPARTMENT: niet vereist voor een OPERATION en kan leeg zijn. De waarde DEPARTMENT wordt gebruikt voor quotumtoewijzingen en rapportage op afdelingsniveau in de Analytics-webportal.

Opmerkingen:

• Alle regels moeten hetzelfde aantal waarden en komma's als de kopregel hebben. Volg lege waarden met komma's. Bijvoorbeeld: jjansen@bedrijf.nl,DELETE,,,,,,
• Het bestand mag niet groter zijn dan 1 MB.
• Een bestand importeren met de bewerkingen CREATE en UPDATE met meer dan een groepstoewijzing kan enkele minuten duren.
• Als een regelwaarde een komma bevat, zoals bij namen, wachtwoorden, groepen of aangepaste attributen, dan moet de waarde tussen dubbele aanhalingstekens staan. Bijvoorbeeld: llamers@bedrijf.nl,UPDATE,"wachtwoord2",Loes,Lamers,"Loes,Lamers",llamers,"Groep1,Groep2",

Toewijzen van gebruikersrollen

Met behulp van het toewijzen van gebruikersrollen kan een bepaalde gebruiker toegang krijgen tot een bepaalde taak of functie die niet geschikt is om toe te wijzen als een groeps- of organisatierol. Groepen of organisaties waartoe de gebruiker behoort, krijgen niet de rol van gebruiker. Zie Uitleg over rollen voor meer informatie.

1. Klik in de Account Management-webportal op Gebruikers en vervolgens op het e-mailadres van de gebruiker.

2. Klik in het gedeelte Toegewezen rollen op Bewerken.

3. Klik in het tabblad Gebruikersrollen op Toewijzen en selecteer de rollen.

4. Klik op Rollen toewijzen.

Gebruikersrollen verwijderen

Zie Uitleg over rollen voor meer informatie.

1. Klik in de Account Management-webportal op Gebruikers en vervolgens op het e-mailadres van de gebruiker.

2. Klik in het gedeelte Toegewezen rollen op Bewerken.

3. Selecteer een of meer rollen en klik vervolgens op Verwijderen.

4. Klik op Rollen verwijderen.

Een verificatieprovider configureren

De Lexmark Cloud Services-website ondersteunt federatie met een identiteitsserviceprovider (IDP) voor verificatie. Gebruikers kunnen zich aanmelden bij het systeem met behulp van de referenties uit hun bestaande accounts.

Opmerkingen:

• Neem contact op met uw Lexmark-vertegenwoordiger voordat u de instellingen configureert. Als de instellingen niet correct zijn geconfigureerd, kunnen gebruikers worden uitgesloten van Lexmark Cloud Services.
• Voordat u begint, moet u ervoor zorgen dat u de juiste gegevens voor de verificatieprovider hebt, zoals de SSO-URL's en certificaten.

1. Klik in de Account Management-webportal op Organisatie > Verificatieprovider.

2. Klik op Een verificatieprovider configureren en voeg vervolgens de domeinen toe.

3. Configureer de single sign-on-instellingen.

   • Entiteits-id serviceprovider: de basis-URI van de IDP van de organisatie die toegang heeft tot de Lexmark Cloud Services-website.

   • SSO doel-URL: de single sign-on (SSO) aanmeldings-URL van de IDP Active Directory Federation Services (ADFS) van de organisatie.

   • SSO afmeldings-URL: de single sign-on (SSO) afmeldings-URL van de IDP ADFS van de organisatie.

   • Indeling SSO naam-id: de naam-id van de IDP ADFS van de organisatie.

   • Certificaat: een ondertekend certificaat van de IDP ADFS van de organisatie. Het certificaat is vereist zodat de Lexmark Cloud Services-website weet dat er communicatie met de IDP ADFS is.

4. Klik op Verificatieprovider configureren.