Envoi et réception de télécopies

  Réception d'une télécopie

  Envoi d'une télécopie

  Personnalisation d'une télécopie

L'imprimante permet d'envoyer et de recevoir des télécopies couleur ou en noir et blanc au format A4, Lettre et Légal.

Réception d'une télécopie

Vous avez le choix entre les réceptions automatique, manuelle ou par l'intermédiaire d'un répondeur.

Remarque : Pour que vous puissiez recevoir une télécopie couleur, le télécopieur de l'expéditeur doit également prendre en charge les documents couleur.

Réception automatique

Recommandée pour les lignes dédiés aux télécopieurs.

L'imprimante est configurée pour le mode de réponse automatique de sorte à accepter automatiquement toutes les télécopies. Lorsque ce mode est activé, le voyant Réponse auto est allumé. En outre, l'imprimante accepte les télécopies après un nombre de sonneries que vous définissez dans le menu Options.

Si vous modifiez les paramètres et rétablir par la suite le mode de réponse automatique, procédez comme suit :

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Nombre de sonneries s'affiche.
3. Appuyez sur la flèche droite pour choisir Après 2 sonneries, Après 3 sonneries (par défaut) ou Après 5 sonneries.
4. Appuyez sur Sélectionner.
5. Assurez-vous que le voyant Réponse auto est allumé.

Lorsque le nombre de sonneries défini est détecté, la télécopie est reçue automatiquement.

Réception manuelle

Recommandée pour les lignes partagées entre un télécopieur et un téléphone.

Vous pouvez choisir quelles télécopies accepter en sélectionnant le mode de réponse manuel.

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Assurez-vous que le voyant Réponse auto est éteint.
3. Si l'imprimante est dotée d'un combiné : à la sonnerie, décrochez et écoutez s'il s'agit d'une tonalité de télécopieur.

Si l'imprimante est dépourvue de combiné : à la sonnerie, décrochez le combiné du téléphone et écoutez s'il s'agit d'une tonalité de télécopieur.

Remarque : Si vous optez pour la réception manuelle, il est nécessaire qu'un téléphone soit raccordé à l'imprimante. Pour obtenir de l'aide, consultez la section Raccordement à un téléphone.

4. Si l'imprimante est dotée d'un combiné :

1. Appuyez sur le bouton Couleur ou Noir.
2. Raccrochez le combiné.

L'imprimante Tout en un reçoit la télécopie.

Si l'imprimante est dépourvue de combiné :

1. Appuyez sur les touches *9* de votre téléphone.
2. Raccrochez le combiné.

L'imprimante Tout en un reçoit la télécopie.

Réception par l'intermédiaire d'un répondeur

Recommandée pour les lignes partagées entre un télécopieur et un téléphone.

Pour recevoir une télécopie alors que l'imprimante Tout en un est connectée à un répondeur, procédez comme suit :

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Configurez le répondeur pour qu'il réponde aux appels avant l'imprimante Tout en un. Par exemple, programmez le répondeur pour qu'il réponde aux appels après 3 sonneries et l'imprimante pour qu'elle réponde après 5 sonneries. Pour changer ce paramètres sur l'imprimante Tout en un :

1. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Nombre de sonneries s'affiche.
2. Appuyez sur la flèche droite jusqu'à ce que Après 5 sonneries s'affiche.
3. Appuyez sur Sélectionner.

3. Assurez-vous que le voyant Réponse auto est allumé.

Lorsqu'un appel est détecté, le répondeur se déclenche automatiquement.

Si une télécopie est détectée, l'imprimante la reçoit et déconnecte le répondeur.
Sinon, le répondeur prend l'appel en charge.

Remarque : Pour que le répondeur fonctionne correctement, conformez-vous aux instructions de la section Raccordement à un répondeur.

Envoi d'une télécopie

Vous pouvez envoyer des télécopies à l'aide du panneau de commandes, du Centre Lexmark Tout en un ou du pilote de télécopie.

A l'aide du panneau de commandes

1. Assurez-vous que l'imprimante Tout en un est sous tension.
2. Vous pouvez charger jusqu'à 30 feuilles du document d'origine dans le dispositif d'alimentation automatique, face imprimée vers le bas.

   

Remarque : Si vous chargez un document de petit format, placez-le dans le centre du bac, puis ajustez les guides papier.

3. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
4. Utilisez le pavé numérique pour :

Composer un numéro de télécopieur, puis appuyer sur le bouton Noir ou Couleur.
Appuyer sur le bouton Composition abrégée, puis :

Parcourir la liste des numéros et en sélectionner un à l'aide des touches fléchées, puis appuyer sur le bouton Noir ou Couleur.
Entrer un nombre à deux chiffres (visible dans l'angle supérieur gauche de l'affichage), puis appuyer sur le bouton Noir ou Couleur.

Remarque : Si vous ne disposez pas d'une liste de composition abrégée, mais que vous souhaitez en créer une, consultez la section A l'aide de l'ordinateur (recommandé).

L'imprimante Tout en un numérise le document et envoie la télécopie au numéro composé.

A l'aide du Centre Lexmark Tout en un

1. Assurez-vous que l'imprimante Tout en un est connectée à un ordinateur équipé d'un modem.
2. Vous pouvez charger jusqu'à 30 feuilles du document d'origine dans le dispositif d'alimentation automatique, face imprimée vers le bas.

   

Remarque : Si vous chargez un document de petit format, placez-le dans le centre du bac, puis ajustez les guides papier.

3. Depuis le bureau de Windows, cliquez deux fois sur l'icône Centre Tout en un Lexmark 4200 Series.

La page principale du Centre Tout en un apparaît.

4. Sous Outils de productivité, cliquez sur Envoyer une image ou un document par télécopie.
5. Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran pour terminer l'opération.

Envoi d'une télécopie électronique

Vous pouvez créer un document électronique sur votre ordinateur et le transmettre par télécopie en noir et blanc à un destinataire.

Remarque : Vous ne pouvez pas recevoir de télécopies électroniques. Toutes les télécopies entrantes sont imprimées sur l'imprimante.

Pour envoyer une télécopie à partir de l'ordinateur, sans utiliser le modem de l'imprimante, procédez comme suit :

1. Dans l'application du document, avec celui-ci ouvert, cliquez sur Fichier  Imprimer.
2. Dans la liste des imprimantes, sélectionnez Fax Lexmark 4200 Series.
3. Suivez les instructions proposées dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.

Remarque : Toutes les télécopies électroniques sont transmises avec un résolution Supérieure.

Personnalisation d'une télécopie

L'imprimante dispose de plusieurs fonctions permettant d'améliorer l'envoi de télécopies. Vous pouvez personnaliser les télécopies et les envoyer à l'aide du panneau de commandes ou du logiciel de l'imprimante. Vous trouverez une liste complète des options du menu Télécopier du panneau de commandes à la section A l'aide du panneau de commandes.

Définition d'une liste de composition abrégée

A l'aide de l'ordinateur (recommandé) :

1. Cliquez sur Démarrer  Programmes  Lexmark 4200 Series  Utilitaire de configuration du télécopieur.
2. Cliquez sur l'onglet Composition abrégée.
3. Suivez les instructions proposées pour ajouter un nouveau numéro à la liste de composition abrégée.
4. Cliquez sur Enregistrer les paramètres lorsque vous avez terminé. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur ce bouton.

A l'aide du panneau de commandes

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Modif comp. abr. s'affiche.
3. Appuyez sur Sélectionner.
4. Composez un numéro à deux chiffres, puis appuyez sur le bouton Sélectionner.
5. Entrez un numéro de télécopieur.
6. Entrez un nom en utilisant les touches du pavé numérique. Appuyez plusieurs fois sur une touche pour passer d'une lettre à l'autre.
7. Appuyez sur le bouton Sélectionner lorsque vous avez terminé.

Enregistré s'affiche.

Utilisation de la fonction de composition abrégée

Pour simplifier l'envoi de télécopies, vous pouvez entrer jusqu'à 99 numéros de composition abrégée. Entrez jusqu'à 79 numéros de télécopieur individuels et 20 groupes pouvant contenir jusqu'à 5 numéros chacun.

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur le bouton Composition abrégée.

Le premier numéro de la liste apparaît.

3. A l'aide des flèches gauche ou droite, parcourez la liste ou entrez directement le numéro de composition abrégée de deux chiffres avec les touches du pavé numérique.
4. Appuyez sur le bouton Couleur ou Noir pour envoyer la télécopie.

Boutons Mémoire

Vous pouvez accéder aux numéros de composition abrégée 1 à 5 à l'aide des boutons Mémoire. Ceux-ci sont automatiquement programmées lorsque vous entrez les cinq premiers numéros de composition abrégée. Pour envoyer une télécopie vers un numéro mémorisé :

1. Assurez-vous que l'imprimante Tout en un est sous tension.
2. Vous pouvez charger jusqu'à 30 feuilles du document d'origine dans le dispositif d'alimentation automatique, face imprimée vers le bas.
3. Appuyez sur le bouton Mémoire de votre choix.
4. Appuyez sur le bouton Couleur ou Noir.

Envoi d'une télécopie de plusieurs pages à un groupe

Si l'imprimante est connectée à un ordinateur, vous pouvez envoyer par télécopie un document comportant jusqu'à 20 pages à un maximum 5 destinataires en même temps.

Pour envoyer immédiatement une télécopie à diffusion générale

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Composez un numéro de télécopieur ou appuyez sur le bouton Composition abrégée pour sélectionner des numéros dans la liste de composition abrégée.
3. Appuyez sur le boutonNoir ou Couleur pour envoyer la télécopie ou sur Sélectionner pour entrer un autre numéro.
4. Appuyez sur le bouton Noir ou Couleur pour envoyer la télécopie à ces deux numéros ou sur Sélectionner pour ajouter un autre numéro. Répétez cette opération jusqu'à ce que vous ayez entré tous les numéros désirés (5 au maximum).

Pour retarder l'envoi d'une télécopie à diffusion générale

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Lorsque l'écran par défaut apparaît, appuyez sur le bouton Options jusqu'à ce que Retarder jusqu'à s'affiche.
3. Appuyez sur la flèche droite pour afficher l'option Déf. heure d'envoi.
4. Appuyez sur Sélectionner.
5. Entrez l'heure à laquelle envoyer la télécopie.
6. Appuyez sur Sélectionner.
7. Si l'imprimante est en mode 24 heures, l'affichage par défaut apparaît. Si elle est en mode 12 heures, appuyez sur 1 pour le matin ou 2 pour l'après-midi.
8. Entrez le numéro de télécopieur à l'aide des touches du pavé numérique.
9. Appuyez sur le bouton Noir ou Couleur pour envoyer la télécopie à ce numéro ou sur Sélectionner pour entrer un autre numéro (vous pouvez répéter jusqu'à 5 fois cette opération).

Remarque : A l'heure indiquée, la télécopie est envoyée aux numéros entrés. En cas d'échec de transmission de la télécopie à l'un des numéros, un nouvel essai sera effectué en fin de liste.

A l'aide de la liste de composition abrégée :

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Retarder jusqu'à s'affiche.
3. Accédez à l'option Déf. heure d'envoi, puis sur le bouton Sélectionner.
4. Entrez l'heure à laquelle envoyer la télécopie.
5. Appuyez de nouveau sur le bouton Sélectionner, puis sur 1 pour le matin ou 2 pour l'après-midi.
6. Appuyez sur le bouton Composition abrégée, puis :

Utilisez les touches fléchées pour parcourir la liste et sélectionner le numéro désiré.
Entrez un nombre à deux chiffres (visible dans l'angle supérieur gauche de l'affichage) à l'aide des touches du pavé numérique, puis appuyez sur le bouton Télécopie.

7. Appuyez sur le bouton Couleur ou Noir.

L'écran par défaut s'affiche de nouveau.

Remarque : Répétez cette procédure pour entrer davantage de numéros vers lesquels envoyer la télécopie différée.

Composition avec combiné raccroché

Cette option permet de composer un numéro et d'accéder à la ligne avant d'envoyer une télécopie. Elle s'avère utile, notamment lorsque vous contactez un système de réponse automatisé ou composez le numéro d'une carte de téléphone avant d'envoyer une télécopie.

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur le bouton Options jusqu'à ce que Composition avec combiné raccroché s'affiche.
3. Appuyez sur le bouton Sélectionner pour que l'imprimante décroche la ligne.

Vous pouvez désormais entendre la tonalité.

4. Entrez le numéro du télécopieur vers lequel envoyer le document.
5. Appuyez sur les touches du pavé numérique pour naviguer dans le système de réponse automatisé.
6. Appuyez sur le bouton Couleur ou Noir lorsque vous entendez la tonalité de télécopieur.

Recomposer/Pause

Cette fonction permet de recomposer un numéro ou d'entrer un espace dans un numéro de télécopieur.

Lorsque l'imprimante Tout en un est en mode de télécopie, appuyez sur le bouton Recomposer/Pause pour numéroter le dernier numéro composé.

Remarque : Si vous appuyez sur ce bouton juste après avoir envoyé une télécopie, ce sont les paramètres de la télécopie précédente qui sont utilisés.

Appuyez sur le bouton Recomposer/Pause pour marquer une pause de trois secondes dans le numéro de télécopieur en cours de composition. Les pauses sont utiles pour, par exemple, attendre la tonalité d'une ligne externe ou les invites des systèmes de réponse automatisés.

Composer un numéro via un PBX

Si l'imprimante est connectée à un système PBX, il se peut que vous deviez définir la méthode de numérotation sur Derrière PBX. En général, lorsqu'elle compose un numéro de télécopieur, l'imprimante attend de reconnaître la tonalité avant de composer le numéro. Cette méthode ne fonctionne pas toujours, car la tonalité d'un système PBX est rarement reconnue par la plupart des télécopieurs. La fonction Derrière PBX permet à l'imprimante de composer un numéro sans qu'elle attende de reconnaître la tonalité.

Pour activer la fonction Derrière PBX, procédez comme suit :

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur le bouton Options jusqu'à ce que Télécopie avancée apparaisse, puis sur le bouton Sélectionner.
3. Appuyez sur le bouton Options jusqu'à ce que Méthode comp. apparaisse, puis sur le bouton Sélectionner.
4. Appuyez sur la flèche droite pour afficher l'option Derrière PBX, puis sur le bouton Sélectionner.

Lorsque vous envoyez une télécopie, l'imprimante compose le numéro en arrière du système PBX.

Types de sonnerie spéciale

Le service de sonnerie spéciale est proposé par certains opérateurs lorsqu'ils affectent plusieurs numéros de téléphone à une même ligne. Si vous vous abonnez à ce service, vous pouvez programmer l'imprimante Tout en un afin qu'elle dispose d'une sonnerie spéciale et d'un numéro de téléphone distinct pour la réception de télécopies.

Pour utiliser une sonnerie spéciale pour la réception de télécopies, procédez comme suit :

1. Contactez votre opérateur pour vous abonner à ce service.
2. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
3. Appuyez sur le bouton Options jusqu'à ce que Télécopie avancée apparaisse, puis sur le bouton Sélectionner.
4. Appuyez sur le bouton Options jusqu'à ce que Sonn. spéciale s'affiche.
5. Sélectionnez une sonnerie spéciale :

Sonnerie spéciale 1 (sonnerie double)
Sonnerie spéciale 2 (sonnerie triple)

6. Appelez le numéro du télécopieur dans les trois minutes.

Réponse auto

Appuyez sur le bouton Réponse auto pour activer ou désactiver la fonction de réponse automatique. Lorsque le voyant Réponse auto est allumé, il indique que la fonction est activée.

Si vous choisissez le mode de réponse automatique, définissez le nombre de sonneries avant que l'imprimante ne commence la réception de la télécopie. Le paramètre par défaut est Après 3 sonneries. Pour le modifier, procédez comme suit :

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Nombre de sonneries s'affiche.
3. Appuyez sur la flèche droite pour choisir Après 2 sonneries, Après 3 sonneries (par défaut) ou Après 5 sonneries.
4. Appuyez sur Sélectionner.
5. Assurez-vous que le voyant Réponse auto est allumé.

Lorsque le nombre de sonneries défini est détecté, la télécopie est reçue automatiquement.

Pour recevoir manuellement des télécopies, assurez-vous que le voyant Réponse auto est éteint. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la section Réception manuelle.

Transfert de télécopies

Il est possible de configurer l'imprimante pour qu'elle transfère les télécopies. Vous pouvez vous servir de cette fonction si vous êtes en déplacement et que vous voulez recevoir les télécopies là où vous vous trouvez. Trois paramètres de transfert de télécopie sont disponibles :

Désactivé (par défaut)
Transférer :lorsque l'imprimante reçoit une télécopie, elle la garde en mémoire, puis la transfère vers le numéro de télécopieur que vous avez désigné.
Imprimer et transférer :l'imprimante transfère la télécopie vers le numéro désigné et l'imprime.

Pour configurer le transfert de télécopies, procédez comme suit :

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Transfert de fax apparaisse, puis sur le bouton Sélectionner.
3. A l'aide des flèches, accédez à l'option de votre choix (Transfert de fax ou Imprimer et transférer :), puis appuyez sur le bouton Sélectionner.
4. Entrez le numéro vers lequel transférer les télécopies, puis appuyez sur le bouton Sélectionner.

Transf. apparaît désormais en bas à droite de l'affichage.

Utilisation du service de présentation de numéro

Le service de présentation du numéro est proposé par certains opérateurs. Il permet d'identifier le numéro de téléphone (et parfois le nom) de la personne qui vous appelle. Si vous y êtes abonné, sachez qu'il fonctionne sur l'imprimante Tout en un. Lorsque vous recevez une télécopie, le numéro de l'appelant s'affiche.

Remarque : La fonction de présentation du numéro n'est disponible que dans certains pays ou régions.

Utilisation de la fonction de blocage des télécopies indésirables

Cette fonction vous permet de contrôler les télécopies que vous recevez. Vous pouvez vous en servir de deux façons différentes :

Bloquer les appels de: Cette option vous permet de créer une liste de numéros depuis lesquels vous ne voulez pas recevoir de télécopies. L'imprimante Tout en un ne recevra aucune télécopie provenant des numéros répertoriés.
N'accepter que les appels de: Cette option vous permet de créer une liste de numéros depuis lesquels vous acceptez de recevoir de télécopies. L'imprimante Tout en un ne recevra que les télécopies provenant des numéros répertoriés.

Pour choisir l'une des options :

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Télécopie avancée s'affiche.
3. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Blocage télécopies indésirables s'affiche.
4. Appuyez sur les flèches pour accéder à l'option Bloquer les appels de ou N'accepter que les appels de, puis sur le bouton Sélectionner.

Pour créer une liste de numéros de télécopieurs indésirables :

1. Sur le panneau de commandes, appuyez sur le bouton Télécopie.
2. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Télécopie avancée s'affiche.
3. Appuyez sur Options jusqu'à ce que Modifier liste télécopies indésirables s'affiche.
4. Appuyez sur la flèche droite pour afficher l'option Ajouter, puis sur le bouton Sélectionner.
5. Composez un numéro à deux chiffres, puis appuyez sur le bouton Sélectionner.
6. Entrez un numéro de téléphone, puis appuyez sur le bouton Sélectionner.
7. Appuyez sur 1 pour ajouter un numéro à la liste ou appuyez sur 2 si vous avez terminé.

Personnalisation de vos paramètres

A l'aide de l'Utilitaire de configuration du télécopieur

Vous pouvez régler les paramètres de télécopie depuis l'Utilitaire de configuration du télécopieur. Ces paramètres s'appliquent aux télécopies reçues et envoyées.

1. Cliquez sur Démarrer  Programmes  Lexmark 4200 Series  Utilitaire de configuration du télécopieur.
2. Cliquez sur chaque onglet et effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur Fermer.

Remarque : Vous pouvez également vous servir de l'Utilitaire de configuration du télécopieur pour régler certains paramètres de télécopies de l'imprimante Tout en un. Pour plus d'informations, consultez la section Utilitaire de configuration du télécopieur.

A l'aide du panneau de commandes

Vous pouvez personnaliser les télécopies depuis le panneau de commandes. Appuyez sur le bouton Télécopie pour passer en mode de télécopie, puis appuyez sur le bouton Options à plusieurs reprises pour afficher chaque sous-menu.

Options de télécopie avancée

Remarque : L'option actuellement sélectionnée est signalée par un astérisque (*).