Faksaaminen

  Faksin vastaanottaminen

  Faksin lähettäminen

  Faksaustyön mukauttaminen

Monitoimilaitteella voit lähettää sekä värillisiä että mustavalkoisia fakseja. Voit lähettää ja vastaanottaa A4-, legal- ja letter-kokoisia asiakirjoja.

Faksin vastaanottaminen

Voit valita, otatko faksin vastaan automaattisesti, manuaalisesti vai vastaajaan.

Huomautus: Jotta monitoimilaite voi vastaanottaa värifaksin, lähettävän faksilaitteenkin on tuettava värifakseja.

Automaattisesti

Suositus, jos käytetään erityistä faksilinjaa.

Monitoimilaite määritetään hyväksymään tulevat faksit automaattisesti automaattivastaustilan avulla. Jos tila on käytössä, automaattivastauksen merkkivalo palaa. Kun automaattivastauksen merkkivalo palaa, monitoimilaite vastaanottaa faksin, kun soittoääni on kuulunut niin monta kertaa kuin Asetukset-valikossa on määritetty.

Jos haluat muuttaa asetuksia ja palata automaattivastaustilaan, tee seuraavasti:

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Soittomäärä -teksti.
3. Valitse oikealla nuolinäppäimellä 2 soiton jälkeen, 3 soiton jälkeen (oletus) tai 5 soiton jälkeen.
4. Paina Valitse.
5. Varmista, että monitoimilaitteen automaattivastausvalo palaa.

Kun asettamasi määrä soittoja on soinut, monitoimilaite ottaa faksin automaattisesti vastaan.

Manuaalisesti

Suositus, jos käytetään jaettua faksi- ja puhelinlinjaa.

Voit määrittää hyväksyttävät saapuvat faksit itse määrittämällä monitoimilaitteen manuaaliseen vastaustilaan.

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Varmista, että monitoimilaitteen automaattivastausvalo ei pala.
3. Jos monitoimilaitteessa on kuuloke: Kun monitoimilaite soi, nosta kuuloke ja kuuntele faksin soittoääntä.

Jos monitoimilaitteessa ei ole kuuloketta: Kun kytketty puhelin soi, nosta sen kuuloke ja kuuntele faksin soittoääntä.

Huomautus: Monitoimilaite on kytkettävä puhelimeen, jos haluat vastaanottaa fakseja manuaalisesti. Lisätietoja on kohdassa Liittäminen puhelimeen.

4. Jos monitoimilaitteessa on kuuloke:

1. Paina Musta tai Väri.
2. Laske kuuloke.

Monitoimilaite vastaanottaa faksin.

Jos monitoimilaitteessa ei ole kuuloketta:

1. Paina puhelimesta *9*.
2. Sulje puhelin.

Monitoimilaite vastaanottaa faksin.

Vastaaja

Suositus, jos käytetään jaettua faksi- ja puhelinlinjaa.

Faksin vastaanottaminen, jos monitoimilaite on liitetty vastaajaan:

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Määritä, että vastaaja vastaanottaa tulevat soitot ennen monitoimilaitetta. Jos esimerkiksi määrität vastaajan vastaamaan soittoihin kolmen soiton jälkeen, määritä monitoimilaite vastaamaan soittoihin viiden soiton jälkeen. Asetuksen muuttaminen monitoimilaitteesta:

1. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Soittomäärä -teksti.
2. Paina oikeaa nuolta, kunnes näytössä lukee 5 soiton jälkeen -teksti.
3. Paina Valitse.

3. Varmista, että monitoimilaitteen automaattivastausvalo palaa.

Kun soitto on havaittu, vastaaja vastaa puheluun.

Jos puhelu todetaan faksiksi, monitoimilaite vastaanottaa faksin ja sulkee vastaajan.
Jos puhelu ei ole faksi, vastaaja vastaa puheluun.

Huomautus: Laitteet on asennettava kohdan Liittäminen vastaajaan ohjeiden mukaan, jotta ne toimivat oikein.

Faksin lähettäminen

Voit lähettää fakseja ohjauspaneelista, monitoimikeskuksesta tai faksiohjaimesta.

Ohjauspaneelin avulla

1. Varmista, että monitoimilaitteeseen on kytketty virta.
2. Lisää enintään 30 alkuperäisen asiakirjan arkkia tulostuspuoli alaspäin asiakirjansyöttölaitteeseen.

   

Huomautus: Kun lisäät laitteeseen pieniä paperikokoja, aseta originaali alustan keskelle ja säädä paperiohjaimet paperin reunojen mukaan.

3. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
4. Näppäimistöllä voit

kirjoittaa faksinumeron ja painaa sitten Musta tai Väri.
painaa Pikavalinta ja sitten:

voit etsiä haluamaasi numeroa selaamalla nuolinäppäimillä luetteloa ja painaa sitten Musta tai Väri.
voit kirjoittaa näppäimistöllä kaksinumeroisen luvun (joka näkyy näytön vasemmassa yläkulmassa) ja painaa sitten Musta tai Väri.

Huomautus: Jos pikavalintaluetteloa ei ole, mutta haluat luoda sellaisen, katso kohtaa Tietokoneella (suositus).

Monitoimilaite skannaa asiakirjan ja lähettää faksin antamaasi numeroon.

Monitoimikeskuksen avulla

1. Varmista, että monitoimilaite on liitetty tietokoneeseen.
2. Lisää enintään 30 alkuperäisen asiakirjan arkkia tulostuspuoli alaspäin asiakirjansyöttölaitteeseen.

   

Huomautus: Kun lisäät laitteeseen pieniä paperikokoja, aseta originaali alustan keskelle ja säädä paperiohjaimet paperin reunojen mukaan.

3. Kaksoisnapsauta työpöydällä olevaa Lexmark 4200 Series -monitoimikeskus -kuvaketta.

Monitoimilaitteen pääsivu tulee näyttöön.

4. Napsauta Asiakirjanhallinta-valikosta Faksaa kuva tai asiakirja.
5. Suorita tehtävä loppuun seuraamalla näytön ohjeita.

Faksiasiakirjan lähettäminen

Voit luoda tiedoston tietokoneella ja lähettää sen edelleen mustavalkoisena faksina.

Huomautus: Et voi vastaanottaa faksiasiakirjoja, ainoastaan lähettää niitä. Monitoimilaite tulostaa kaikki saapuvat faksit.

Faksin lähettäminen ohjelmasta monitoimilaitteen faksimodeemin kautta:

1. Kun asiakirja on avattu, valitse Tiedosto Tulosta.
2. Valitse tulostinluettelosta faksi Lexmark 4200 Series.
3. Noudata käynnistyvän ohjelman ohjeita.

Huomautus: Kaikkien tällä toiminnolla lähetettyjen faksiasiakirjojen tarkkuusasetuksena on Hieno.

Faksaustyön mukauttaminen

Monitoimilaitteessa on useita faksaamista tehostavia ominaisuuksia. Voit käyttää faksitoimintoja ja mukauttaa fakseja ohjauspaneelista. Täydellinen kuvaus ohjauspaneelin Faksaus-valikon asetuksista on kohdassa Ohjauspaneelin käyttäminen.

Pikavalinnan määrittäminen

Tietokoneella (suositus)

1. Napsauta Käynnistä  Ohjelmat  Lexmark 4200 Series  Monitoimilaitteen Faksiasetukset-ohjelma.
2. Valitse Pikavalinta-välilehti.
3. Lisää uusi numero pikavalintaluetteloon välilehden ohjeiden mukaisesti.
4. Paina Tallenna asetukset, kun olet päivittänyt asetukset. Asetukset tallennetaan vasta, kun painat tätä näppäintä.

Ohjauspaneelin avulla

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Muokkaa pikavalintaa -teksti.
3. Paina Valitse.
4. Kirjoita kaksinumeroinen pikavalintanumero ja paina Valitse.
5. Kirjoita faksinumero.
6. Kirjoita nimi näppäimistöllä. Voit selata kirjaimia painamalla näppäintä useita kertoja.
7. Paina Valitse, kun olet valmis.

Tallennettu -teksti tulee näyttöön.

Pikavalinnan käyttäminen

Faksaaminen on helpompaa, kun voit tallentaa jopa 99 pikavalintanumeroa. Voit tallentaa 79 yksittäistä faksinumeroa ja 20 ryhmää, joissa kussakin voi olla enintään viisi puhelinnumeroa.

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Pikavalinta.

Luettelon ensimmäinen pikavalintanumero tulee näyttöön.

3. Selaa luetteloa vasemmalla ja oikealla nuolinäppäimellä tai kirjoita näppäimistöllä kaksinumeroinen pikavalintanumero.
4. Lähetä faksi painamalla Musta tai Väri.

Pikavalintanäppäimet

Pikavalintanäppäimillä voit käyttää pikavalintanumeroita 1 - 5. Näppäimet ohjelmoidaan automaattisesti, kun ohjelmoit viisi ensimmäistä pikavalintanäppäintä. Faksin lähettäminen pikavalintanäppäimellä:

1. Varmista, että monitoimilaitteeseen on kytketty virta.
2. Lisää enintään 30 alkuperäisen asiakirjan arkkia tulostuspuoli alaspäin asiakirjansyöttölaitteeseen.
3. Paina haluamaasi pikavalintänäppäintä.
4. Paina Musta tai Väri.

Monisivuisen faksin ryhmälähetys

Jos monitoimilaite on liitetty tietokoneeseen, voit lähettää jopa 20-sivuisen faksin enintään viidelle vastaanottajalle samanaikaisesti.

Yleisfaksin lähettäminen heti

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Kirjoita faksinumero tai valitse numerot pikavalintaluettelosta painamalla Pikavalinta.
3. Lähetä faksi heti painamalla Musta tai Väri tai kirjoita toinen faksinumero painamalla Valitse.
4. Lähetä faksi molempiin numeroihin painamalla Musta tai Väri tai kirjoita uusi faksinumero painamalla Valitse. Jatka näin kunnes kaikki enintään viisi faksinumeroa on kirjoitettu.

Yleisfaksin lähettämisen siirtäminen

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Kun oletusnäyttö avautuu, paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Viivytys -teksti.
3. Etsi oikealla nuolinäppäimellä Aseta viivytys.
4. Paina Valitse.
5. Kirjoita aika, jolloin haluat lähettää faksin.
6. Paina Valitse.
7. Jos monitoimilaitteessa on käytössä 24 tunnin näyttötila, näyttö palautuu oletusnäyttöön. Jos laitteessa on 12 tunnin näyttötila, paina 1, kun aika on aamupäivällä tai 2, kun aika on iltapäivällä.
8. Kirjoita faksinumero näppäimillä.
9. Lähetä faksi tähän numeroon painamalla Musta tai Väri tai kirjoita toinen faksinumero painamalla Valitse. (Voit valita enintään viisi numeroa. Faksi lähetetään valitsemiisi numeroihin).

Huomautus: Faksinumerot valitaan määritettyyn aikaan ja faksi lähetetään kaikkiin valittuihin numeroihin. Jos faksin lähettäminen ei onnistu joihinkin numeroihin, niihin yritetään lähettää uudelleen luettelon lopussa.

Pikavalintaluettelon käyttäminen:

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Viivytys -teksti.
3. Etsi nuolinäppäimillä Aseta viivytysja paina Valitse.
4. Kirjoita tiedot siitä, milloin haluat lähettää faksin.
5. Paina uudelleen Valitse ja sitten 1, jos kyseessä on aamupäivä tai 2, jos kyseessä on iltapäivä.
6. Paina Pikavalinta ja sitten:

voit etsiä haluamasi numeron selaamalla nuolinäppäimillä luetteloa.
voit kirjoittaa näppäimistöllä kaksinumeroisen luvun (joka näkyy näytön vasemmassa yläkulmassa).

7. Paina Väri tai Musta.

Näyttöön avautuu oletusikkuna.

Huomautus: Toistamalla nämä toiminnot voit kirjoittaa lisää numeroita, joihin haluat lähettää faksin myöhemmin.

Valinta luuri paikallaan

Valinta luuri paikallaan -toiminnolla voit käyttää puhelinlinjaa ennen faksin lähettämistä. Käytä tätä vaihtoehtoa erikoistapauksissa, esimerkiksi liikkumiseen automaattivastausjärjestelmässä tai käyntikortin numeron antamiseen ennen faksin lähettämistä.

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset toistuvasti, kunnes näytössä lukee Valinta luuri paikallaan -teksti.
3. Siirrä monitoimilaite linja auki -tilaan painamalla Valitse-näppäintä.

Kuulet puhelinlinjan valintaäänen.

4. Kirjoita faksin vastaanottajan numero.
5. Selaa automaattista vastausjärjestelmää painamalla numeronäppäimiä.
6. Paina Musta tai Väri, kun kuulet faksin valintaääniä.

Uudelleenvalinta/pysäytys

Uudelleenvalinta/pysäytys-näppäimellä voit valita faksinumeron uudelleen tai lisätä faksinumeroon välilyönnin.

Kun monitoimilaite on faksaustilassa, voit valita viimeksi kirjoitetun numeron uudelleen painamalla Uudelleenvalinta/pysäytys.

Huomautus: Jos painat näppäintä heti faksin lähettämisen jälkeen, laite käyttää edellisen faksin asetuksia.

Painamalla Uudelleenvalinta/pysäytys voit lisätä faksinumeroon kolmen sekunnin tauon, jos olet jo aloittanut kirjoittamisen. Faksinumeroon tarvitsee ehkä lisätä tauko, jos automaattivastausjärjestelmässä on odotettava ulkolinjaa tai kehotteita.

Numeronvalinta tilaajavaihteen takaa

Jos monitoimilaite on liitetty tilaajavaihdepuhelinjärjestelmään, numeronvalintamenetelmäksi on ehkä määritettävä Tilaajavaihteen takana. Tavallisesti monitoimilaite odottaa faksinumeron valitsemisen yhteydessä, kunnes soittoääni on tunnistettu, ja valitsee faksinumeron. Tämä numeronvalintamenetelmä ei kuitenkaan välttämättä toimi, jos tilaajavaihdejärjestelmässä on soittoääni, jota useimmat faksilaitteet eivät tunnista. Kun numero valitaan tilaajavaihteen takana, monitoimilaite pystyy valitsemaan faksinumeron, vaikkei se ole vielä tunnistanut soittoääntä.

Monitoimilaitteen määrittäminen valitsemaan numerot tilaajavaihteen takana:

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset toistuvasti, kunnes näytössä lukee Faksin lisäasetukset ja paina Valitse.
3. Paina Asetukset toistuvasti, kunnes näytössä lukee Valintamenetelmä ja paina Valitse.
4. Etsi oikealla nuolinäppäimellä Tilaajavaihteen takanaja paina Valitse.

Kun lähetät faksin, monitoimilaite valitsee numeron tilaajavaihdepuhelinjärjestelmän takana.

Tunnusäänikuviot

Tunnusäänitoiminto on joidenkin puhelinyhtiöiden tarjoama palvelu, joka yhdistää useita puhelinnumeroita yhteen puhelinlinjaan. Jos tilaat palvelun, voit ohjelmoida monitoimilaitteen siten, että se käyttää saapuvien faksien yhteydessä tunnusääntä ja puhelinnumeroa.

Tunnusäänen käyttäminen faksaamisen yhteydessä:

1. Tilaa tunnusäänipalvelu puhelinyhtiöltä.
2. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
3. Paina Asetukset toistuvasti, kunnes näytössä lukee Faksin lisäasetukset ja paina Valitse.
4. Paina Asetukset toistuvasti, kunnes näytössä lukee Tunnusääni -teksti.
5. Tunnusäänen valitseminen:

Tunnusääni 1 (kaksi soittoa)
Tunnusääni 2 (kolme soittoa)

6. Soita faksilinjanumeroon kolmen minuutin kuluessa.

Automaattivastaus

Voit ottaa automaattisen vastaajatoiminnon käyttöön ja poistaa sen käytöstä painamalla Automaattivastaus-näppäintä. Kun automaattivastauksen merkkivalo palaa, automaattivastaustoiminto on käytössä.

Jos päätät käyttää automaattivastausta, voit määrittää soittomäärän ennen faksin vastanottamista. Oletus on 3 soiton jälkeen. Asetuksen vaihtaminen:

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Soittomäärä -teksti.
3. Valitse oikealla nuolinäppäimellä 2 soiton jälkeen, 3 soiton jälkeen (oletus) tai 5 soiton jälkeen.
4. Paina Valitse.
5. Varmista, että automaattivastauksen merkkivalo palaa.

Kun asettamasi määrä soittoja on soinut, monitoimilaite ottaa faksin automaattisesti vastaan.

Jos haluat vastaanottaa faksit manuaalisesti, varmista, että automaattivastauksen merkkivalo ei pala. Lisätietoja faksien vastaanottamisesta manuaalisesti on kohdassa Manuaalisesti.

Faksin välitys

Voit määrittää faksin välityksen, jos olet lähdössä matkoille, mutta haluat kuitenkin saada kaikki tulevat faksit. Faksin välitysasetuksia on kolme.

Ei käytössä (oletus)
Välitä- Kun monitoimilaite vastaanottaa faksin, se säilyttää sen muistissa ja lähettää sen määrittämääsi faksinumeroon.
Tulosta ja välitä- Monitoimilaite välittää faksin määritettyyn faksinumeroon ja tulostaa faksin.

Faksin välityksen määrittäminen:

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Faksin välitys ja paina Valitse.
3. Valitse haluamasi asetus nuolinäppäimillä (Faksin välitys tai Tulosta ja välitä) ja paina Valitse.
4. Kirjoita numero, johon faksi välitetään, ja paina Välitä.

Välitä -teksti ilmestyy näytön vasempaan alakulmaan.

Soittajan tunnuksen käyttäminen

Jotkin puhelinyhtiöt tarjoavat soittajan tunnuspalvelun, joka tunnistaa soittajan puhelinnumeron (ja mahdollisesti nimen). Jos tilaat palvelun, se toimii monitoimilaitteen kanssa. Kun vastaanotat faksin, sen lähettäjän puhelinnumero näkyy näytössä.

Huomautus: soittajan tunnuksen käyttäminen ei ole käytettävissä kaikissa maissa ja kaikilla alueilla.

Roskafaksien eston käyttäminen

Roskafaksien eston avulla voit seurata, keneltä saat fakseja. Voit käyttää toimintoa kahdella tavalla:

Estä soitot numerosta: Tällä toiminnolla voit luoda luettelon puhelinnumeroista, joista et halua vastaanottaa fakseja. Monitoimilaite ei vastaanota fakseja luettelon numeroista.
Hyväksy soitot numerosta: Tällä asetuksella voit luoda luettelon niistä puhelinnumeroista, joista lähetetyt faksit haluat vastaanottaa. Monitoimilaite vastaanottaa vain näistä numeroista lähetetyt faksit.

Haluamasi vaihtoehdon valitseminen:

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Faksin lisäasetukset -teksti.
3. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Roskafaksien estäminen -teksti.
4. Etsi nuolinäppäimillä Estä soitot numerosta tai Hyväksy soitot numerostaja paina Valitse.

Roskafaksiluettelon luonti:

1. Paina ohjauspaneelin Faksaa-näppäintä.
2. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Faksin lisäasetukset -teksti.
3. Paina Asetukset, kunnes näytössä lukee Muokkaa roskafaksiluetteloa -teksti.
4. Etsi oikealla nuolinäppäimellä Lisääja paina Valitse.
5. Kirjoita kaksinumeroinen numero ja paina Valitse.
6. Kirjoita puhelinnumero ja paina Valitse.
7. Jos haluat lisätä luetteloon toisen numeron, paina 1. Jos olet valmis, paina 2.

Asetusten mukauttaminen

Faksiasetukset-ohjelmalla

Voit säätää faksausasetuksia Faksiasetukset-ohjelmalla. Asetukset koskevat lähteviä ja saapuvia fakseja.

1. Napsauta Käynnistä  Ohjelmat  Lexmark 4200 Series  Faksiasetukset-ohjelma.
2. Napsauta kutakin välilehteä ja muuta asetukset haluamiksesi.
3. Napsauta Sulje.

Huomautus: Faksiasetukset-ohjelmalla voit myös mukauttaa joitakin monitoimilaitteen faksiasetuksia. Lisätietoja on kohdassa Faksiasetukset-ohjelman käyttäminen.

Ohjauspaneelin avulla

Voit mukauttaa faksaustöitä ohjauspaneelista. Voit siirtyä faksaustilaan painamalla Faksaa ja näyttää alivalikot painamalla Asetukset toistuvasti.

Faksin lisäasetukset

Huomautus: Nykyinen asetus merkitään näytössä asteriskilla (*).