Invio di fax

  Ricezione di un fax

  Invio di un fax

  Personalizzazione dell'invio di un fax

È possibile utilizzare l'unità multifunzione per inviare fax a colori o in bianco e nero. È possibile inviare e ricevere documenti di formato A4, Legal e Letter.

Ricezione di un fax

È possibile scegliere di ricevere un fax automaticamente, manualmente o tramite una segreteria telefonica.

Nota: è possibile ricevere un fax a colori con l'unità multifunzione solo se il dispositivo da cui si sta ricevendo supporta l'invio di fax a colori.

Automaticamente

Consigliato per una linea fax dedicata.

L'unità multifunzione è impostata per accettare automaticamente i fax in arrivo utilizzando la modalità di risposta automatica. Questa modalità è indicata dalla spia Risposta automatica. Quando la spia Risposta automatica è accesa, l'unità multifunzione riceve un fax dopo il numero di squilli specificato nel menu Opzioni.

Se si modificano le impostazioni e si desidera ripristinare la modalità di risposta automatica:

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Numero di squilli non viene visualizzata.
3. Premere la freccia destra per scegliere Dopo 2 squilli, Dopo 3 squilli (impostazione predefinita) o Dopo 5 squilli.
4. Premere Seleziona.
5. Assicurarsi che la spia Risposta automatica sull'unità multifunzione sia accesa.

Quando il numero di squilli impostato viene rilevato, l'unità multifunzione riceve automaticamente il fax.

Manualmente

Consigliato per una linea fax e telefonica condivisa.

È possibile scegliere quali fax in arrivo accettare impostando l'unità multifunzione sulla modalità di risposta manuale.

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Assicurarsi che la spia Risposta automatica sull'unità multifunzione sia spenta.
3. Se l'unità multifunzione è dotata di un ricevitore: quando l'unità multifunzione squilla, sollevare il ricevitore e ascoltare i toni di chiamata fax.

Se l'unità multifunzione non è dotata di un ricevitore: quando il telefono collegato squilla, sollevare il relativo ricevitore e ascoltare i toni di chiamata fax.

Nota: per ricevere i fax manualmente l'unità multifunzione deve essere collegata a un telefono. Per informazioni, vedere Collegamento a un telefono.

4. Se l'unità multifunzione è dotata di un ricevitore:

1. Premere B/N o A colori.
2. Riagganciare il ricevitore.

L'unità multifunzione riceve il fax.

Se l'unità multifunzione non è dotata di un ricevitore:

1. Premere *9* sul telefono.
2. Riagganciare il telefono.

L'unità multifunzione riceve il fax.

Segreteria telefonica

Consigliato per una linea fax e telefonica condivisa.

Per ricevere un fax se l'unità multifunzione è collegata a una segreteria telefonica:

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Impostare la segreteria telefonica per rispondere alle chiamate in arrivo prima dell'unità multifunzione. Ad esempio, se si imposta la segreteria telefonica per rispondere alle chiamate dopo 3 squilli, impostare l'unità multifunzione per rispondere dopo 5 squilli. Per modificare questa impostazione sull'unità multifunzione:

1. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Numero di squilli non viene visualizzata.
2. Premere la freccia destra finché l'opzione Dopo 5 squilli non viene visualizzata.
3. Premere Seleziona.

3. Assicurarsi che la spia Risposta automatica sull'unità multifunzione sia accesa.

Quando viene rilevato uno squillo, la segreteria telefonica risponde alla chiamata.

Se viene rilevato un fax, l'unità multifunzione riceve il fax e scollega la segreteria telefonica.
In caso contrario, la segreteria telefonica completa la chiamata.

Nota: per un corretto funzionamento è necessario impostare l'apparecchiatura come illustrato in Collegamento a una segreteria telefonica.

Invio di un fax

È possibile inviare fax utilizzando il pannello di controllo, l'unità multifunzione o il driver del fax.

Utilizzo del pannello di controllo

1. Verificare che l'unità multifunzione sia accesa.
2. Caricare fino a 30 fogli del documento originale rivolto verso il basso nell'ADF.

   

Nota: quando si caricano formati ridotti, posizionare l'originale al centro del vassoio e regolare le guide della carta in base ai bordi del foglio.

3. Sul pannello di controllo, premere Fax.
4. Utilizzare il tastierino per:

Inserire il numero fax, quindi premere B/N o A colori.
Premere Selezione rapida, quindi:

Utilizzare i tasti freccia per scorrere la lista e trovare il numero desiderato, quindi premere B/N o A colori.
Utilizzare il tastierino per inserire un numero di due cifre (visibile nella parte superiore sinistra del display), quindi premere B/N o A colori.

Nota: se non si dispone di una lista di selezione rapida e si desidera crearne una, vedere Utilizzo del computer (consigliato).

L'unità multifunzione acquisisce il documento e invia il fax al numero inserito.

Utilizzo del Centro multifunzione

1. Assicurarsi che l'unità multifunzione sia collegata a un computer.
2. Caricare fino a 30 fogli del documento originale rivolto verso il basso nell'ADF.

   

Nota: quando si caricano formati ridotti, posizionare l'originale al centro del vassoio e regolare le guide della carta in base ai bordi del foglio.

3. Dal desktop, fare doppio clic sull'icona Centro multifunzione Lexmark 4200 Series.

Viene visualizzata la pagina principale del Centro multifunzione.

4. In Strumenti produttività, fare clic su Invia un'immagine o un documento tramite fax.
5. Attenersi alle istruzioni visualizzate sullo schermo per completare l'attività.

Invio di un fax in copia elettronica

È possibile creare un documento in copia elettronica sul computer e inviarne una copia in bianco e nero via fax.

Nota: è possibile inviare fax di copie elettroniche ma non riceverli. Tutti i fax in arrivo vengono stampati dall'unità multifunzione.

Per inviare un fax dal programma del computer utilizzando il modem fax nell'unità multifunzione:

1. Con il documento aperto, fare clic su File  Stampa.
2. Nell'elenco stampanti, selezionare Fax Lexmark 4200 Series.
3. Seguire le istruzioni visualizzate nel programma che viene avviato.

Nota: tutti i fax inviati mediante la funzione di copia elettronica vengono visualizzati con risoluzione Fine.

Personalizzazione dell'invio di un fax

Nell'unità multifunzione sono disponibili diverse funzioni che rendono più efficiente l'invio di fax. Per utilizzare tali funzioni e per personalizzare i fax è possibile utilizzare il pannello di controllo o il software. Per un elenco completo delle opzioni del menu Fax del pannello di controllo, vedere Utilizzo del pannello di controllo.

Impostazione della selezione rapida

Utilizzo del computer (consigliato)

1. Fare clic su Start Programmi  Lexmark 4200 Series  Utilità impostazione fax.
2. Fare clic sulla scheda Selezione rapida.
3. Seguire le istruzioni sulla scheda Selezione rapida per aggiungere un nuovo numero alla lista di selezione rapida.
4. Premere Salva impostazioni al termine degli aggiornamenti. Se non si preme questo pulsante, non verrà salvata alcuna impostazione.

Utilizzo del pannello di controllo

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Mod selez rap non viene visualizzata sul display.
3. Premere Seleziona.
4. Inserire un numero di selezione rapida di due cifre, quindi premere Seleziona.
5. Inserire il numero di fax.
6. Immettere il nome mediante il tastierino. Premere il tasto più volte per scorrere le lettere.
7. Premere Seleziona al termine dell'operazione.

Salvato non viene visualizzata sullo schermo.

Utilizzo della selezione rapida

Per facilitare l'invio di fax, è possibile inserire fino a 99 numeri di selezione rapida. È possibile inserire 79 numeri fax individuali e 20 gruppi che possono contenere ognuno cinque numeri telefonici.

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Selezione rapida.

Viene visualizzato il primo numero della lista di selezione rapida.

3. Scorrere la lista mediante i pulsanti freccia sinistra e destra o utilizzare il tastierino per inserire il numero di selezione rapida di due cifre.
4. Premere B/N o A colori per inviare il fax.

Pulsanti Selezione rapida

È possibile accedere ai numeri di selezione rapida 1-5 mediante i pulsanti di selezione rapida. Questi pulsanti vengono programmati automaticamente quando si programmano i primi cinque numeri di selezione rapida. Per inviare un fax mediante un pulsante di selezione rapida:

1. Verificare che l'unità multifunzione sia accesa.
2. Caricare fino a 30 fogli del documento originale rivolto verso il basso nell'ADF.
3. Premere il pulsante di selezione rapida desiderato.
4. Premere B/N o A colori.

Invio di un fax composto da più pagine a un gruppo

Se l'unità multifunzione è collegata a un computer, è possibile inviare un fax composto da un massimo di 20 pagine a un massimo di cinque persone alla volta.

Per inviare un fax di trasmissione immediatamente

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Inserire un numero fax o premere Selezione rapida per selezionare numeri dalla lista di selezione rapida.
3. Premere B/N o A colori per inviare il fax immediatamente o premere Seleziona per inserire un altro numero fax.
4. Premere B/N o A colori per inviare il fax a entrambi i numeri o premere Seleziona per inserire un altro numero fax. Continuare questa procedura fino a quando non sono stati inseriti tutti i numeri fax (fino a un massimo di cinque).

Per ritardare l'invio di un fax di trasmissione

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Quando viene visualizzata la finestra predefinita, premere Opzioni finché l'opzione Ritardo fino a non viene visualizzata.
3. Premere la freccia destra per scorrere fino a Imposta ritardo.
4. Premere Seleziona.
5. Inserire l'ora in cui si desidera venga inviato il fax.
6. Premere Seleziona.
7. Se l'unità multifunzione è in modalità 24 ore, la schermata torna alla visualizzazione predefinita. Se l'unità è impostata in modalità 12 ore, premere 1 per AM o 2 per PM.
8. Inserire il numero fax con il tastierino.
9. Premere B/N o A colori per inviare il fax a questo numero o premere Seleziona per inserire un altro numero fax (è possibile effettuare questa operazione fino a cinque volte e il fax ritardato viene inviato a tutti i numeri inseriti).

Nota: all'ora determinata, vengono selezionati i numeri fax e il fax viene trasmesso a tutti i numeri fax indicati. Se il fax non viene trasmesso a uno qualsiasi dei numeri sulla lista di trasmissione, i numeri a cui non è stato possibile inviare il fax verranno selezionati nuovamente al termine della lista.

Con la lista di selezione rapida:

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Ritardo fino a non viene visualizzata.
3. Utilizzare le frecce sinistra e destra per scorrere fino a Imposta ritardo, quindi premere Seleziona.
4. Inserire le informazioni per impostare quando si desidera venga inviato il fax.
5. Premere nuovamente Seleziona, quindi premere 1 per AM o 2 per PM.
6. Premere Selezione rapida, quindi:

Utilizzare i pulsanti freccia per scorrere la lista di selezione rapida per individuare il numero fax desiderato.
Premere i pulsanti del tastierino per inserire un numero di due cifre (visibile nella parte superiore sinistra del display).

7. Premere A colori o B/N.

Viene visualizzata nuovamente la schermata predefinita.

Nota: è possibile ripetere questo processo per inserire più numeri a cui si desidera inviare un fax ritardato.

Selezione immediata

Selezione immediata è un'opzione che consente di accedere alla linea telefonica prima di inviare un fax. Utilizzare questa opzione in circostanze speciali, ad esempio, per interagire con un sistema di riposta automatico o per inserire il numero di una scheda telefonica prima di inviare un fax.

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni ripetutamente fino a quando l'opzione Selezione immediata non viene visualizzata.
3. Premere Seleziona per attivare il segnale di linea mediante l'unità multifunzione.

Ora è possibile ascoltare il segnale di linea della linea telefonica.

4. Inserire il numero di telefono a cui inviare il fax.
5. Premere i numeri sul tastierino per interagire con un sistema di riposta automatico.
6. Premere B/N o A colori quando si rilevano i toni del fax.

Ricomponi/Pausa

Utilizzare Ricomponi/Pausa per ricomporre un numero fax o per inserire uno spazio in un numero fax.

Quando l'unità multifunzione è in modalità fax, premere Ricomponi/Pausa per ricomporre l'ultimo numero inserito.

Nota: se questo pulsante viene premuto subito dopo l'invio di un fax, vengono utilizzate le impostazioni definite per il fax precedente.

Premere Ricomponi/Pausa per inserire una pausa di tre secondi in un numero fax in fase di inserimento. L'inserimento di una pausa in un numero fax può essere necessario per accedere a una linea esterna o per attendere le richieste in un sistema di risposta automatico.

Composizione mediante un PBX

Se l'unità multifunzione è collegata a un sistema telefonico PBX, può essere necessario impostare il metodo di composizione su Mediante PBX. Normalmente, prima di comporre un numero fax l'unità multifunzione attende la rilevazione del segnale di linea. Tuttavia, questo metodo non funziona se il segnale di linea del sistema telefonico PBX in uso non è riconoscibile per la maggior parte dei dispositivi fax. La composizione mediante PBX consente all'unità multifunzione di comporre il numero fax senza attendere il riconoscimento del segnale di linea.

Per impostare l'unità multifunzione per utilizzare il metodo di composizione Mediante PBX:

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni ripetutamente fino a quando l'opzione Fax avanzato quindi premere Seleziona.
3. Premere Opzioni ripetutamente fino a quando l'opzione Metodo selezione quindi premere Seleziona.
4. Premere la freccia destra per scorrere fino a Mediante PBX, quindi premere Seleziona.

Quando si invia un fax, l'unità multifunzione compone mediante il sistema telefonico PBX.

Sequenza squilli differenziata

La suoneria differenziata è un servizio fornito da alcune società telefoniche che assegnano più numeri di telefono a un'unica linea telefonica. Se si sottoscrive un abbonamento a questo servizio, è possibile programmare l'unità multifunzione con una sequenza di squilli differenziata e un numero di telefono per i fax in arrivo.

Per utilizzare la suoneria differenziata per l'invio di fax:

1. Ordinare il servizio di suoneria differenziata dalla società telefonica.
2. Sul pannello di controllo, premere Fax.
3. Premere Opzioni ripetutamente fino a quando l'opzione Fax avanzato quindi premere Seleziona.
4. Premere Opzioni ripetutamente fino a quando l'opzione Suoneria differenziata non viene visualizzata.
5. Selezionare una suoneria differenziata:

Suoneria differenziata 1 (squillo doppio)
Suoneria differenziata 2 (squillo triplo)

6. Chiamare il numero della linea fax entro tre minuti.

Risposta automatica

Premere il pulsante Risposta automatica per attivare o disattivare la funzione di risposta automatica. Quando la spia Risposta automatica è accesa, la funzione corrispondente è attivata.

Se si decide di utilizzare la risposta automatica, è possibile impostare il numero di squilli prima della ricezione del fax. L'impostazione predefinita è Dopo 3 squilli. Per modificare tale impostazione:

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Numero di squilli non viene visualizzata.
3. Premere la freccia destra per scegliere Dopo 2 squilli, Dopo 3 squilli (impostazione predefinita) o Dopo 5 squilli.
4. Premere Seleziona.
5. Assicurarsi che la spia Risposta automatica sia accesa.

Quando il numero di squilli impostato viene rilevato, l'unità multifunzione riceve automaticamente il fax.

Se si desidera ricevere i fax manualmente, assicurarsi che la spia Risposta automatica sia spenta. Per ulteriori informazioni sulla ricezione manuale di fax, vedere Manualmente.

Inoltro di fax

È possibile configurare l'inoltro di fax nel caso sia necessario assentarsi per un certo periodo e si desidera ricevere comunque i fax. Sono disponibili tre impostazioni di inoltro dei fax:

Disattivato (impostazione predefinita)
Inoltro: quando l'unità multifunzione riceve un fax, lo conserva in memoria e poi lo invia al numero fax specificato.
Stampa e inoltro: l'unità multifunzione inoltra il fax al numero fax designato e lo stampa.

Per impostare l'inoltro di fax:

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Inoltro fax quindi premere Seleziona.
3. Utilizzare i pulsanti freccia per scorrere fino all'opzione desiderata (Inoltro fax o Stampa e inoltro), quindi premere Seleziona.
4. Inserire il numero a cui inoltrare il fax, quindi premere Seleziona.

Inl viene visualizzato nell'angolo inferiore sinistro del display.

Utilizzo dell'ID chiamante

ID chiamante è un servizio fornito da alcune società telefoniche che identifica il numero telefonico, ed eventualmente il nome, della persona che chiama. Se il servizio è stato sottoscritto è possibile utilizzarlo con l'unità multifunzione. Quando si riceve un fax, sul display viene visualizzato il numero telefonico della persona che lo ha inviato.

Nota: ID chiamante è disponibile solo in alcuni paesi e regioni.

Utilizzo del Blocco fax indesiderati

Blocco fax indesiderati consente di regolamentare i mittenti dai quali vengono ricevuti i fax. È possibile utilizzare questa funzionalità in due modi differenti:

Blocca chiamate da: questa opzione consente di creare un elenco di numeri telefonici dai quali non si desidera ricevere fax. L'unità multifunzione non riceverà i fax dai numeri compresi in tale elenco.
Accetta chiamate solo da: questa opzione consente di creare un elenco di numeri telefonici che indica i numeri dai quali si desidera ricevere fax. L'unità multifunzione riceverà fax solo da tali numeri.

Per scegliere l'opzione preferita:

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Fax avanzato non viene visualizzata sul display.
3. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Blocco fax indesiderati non viene visualizzata sul display.
4. Premere i pulsanti freccia per scorrere fino a Blocca chiamate da o Accetta chiamate solo da, quindi premere Seleziona.

Per creare un elenco di fax indesiderati:

1. Sul pannello di controllo, premere Fax.
2. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Fax avanzato non viene visualizzata.
3. Premere Opzioni fino a quando l'opzione Modifica elenco fax indesiderati non viene visualizzata.
4. Premere la freccia destra per scorrere fino a Aggiungi, quindi premere Seleziona.
5. Inserire un numero di due cifre, quindi premere Seleziona.
6. Inserire un numero telefonico, quindi premere Seleziona.
7. Se non si desidera aggiungere un altro numero telefonico all'elenco, premere 1. Oppure, se l'operazione è terminata, premere 2.

Personalizzazione delle impostazioni

Utilizzo dell'Utilità impostazione fax

È possibile regolare le impostazioni fax nell'Utilità impostazione fax. Queste impostazioni vengono applicate ai fax inviati o ricevuti.

1. Fare clic su Start Programmi  Lexmark 4200 Series  Utilità impostazione fax.
2. Fare clic su ogni scheda e modificare le impostazioni come desiderato.
3. Fare clic su Chiudi.

Nota: è anche possibile utilizzare l'Utilità impostazione fax per regolare alcune impostazioni dell'unità multifunzione. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo dell'Utilità impostazione fax.

Utilizzo del pannello di controllo

È possibile utilizzare il pannello di controllo per personalizzare l'invio dei fax. Premere Fax per avviare la modalità Fax, quindi premere Opzioni ripetutamente per visualizzare ogni sottomenu.

Opzioni Fax avanzato

Nota: accanto all'opzione attualmente selezionata sul display è presente un asterisco (*).