Funktion "Gast-Druck"

Der Gastdruck ist eine Funktion, mit der Gastbenutzer Dokumente drucken können, ohne dass der Administrator ein Konto in ihrer Organisation erstellen muss.

Der Gast verfasst eine E-Mail über einen E-Mail-Client, hängt die zu druckenden Dokumente an und sendet die E-Mail an eine vordefinierte E-Mail-Adresse. Ein Administrator oder ein Vertreter einer Organisation stellt die E-Mail-Adresse bereit, an die der Gast seine Dokumente senden kann. Nach dem Versand der E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse erhält der Gast eine Bestätigungs-E-Mail mit einer PIN. Mit der PIN kann der Gast zu dem vom Unternehmensvertreter angegebenen Drucker wechseln und drucken.

Hinweise:

• Der Gast muss über einen E-Mail-Client verfügen, um das Dokument senden zu können.
• Eine eindeutige Kennung wird im Identitätsprovider für Gastdrucke automatisch erstellt. Diese eindeutige ID kann verwendet werden, um Berichte zu Gastdruckaktivitäten zu erstellen.
• Unterstützte Dateiformate sind CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS und XLSX. Wenn ein Benutzer ein nicht unterstütztes Dateiformat anhängt, erhält er eine E-Mail mit Angabe der unterstützten Formate.
• Lexmark speichert nur Informationen zum Druckauftrag, jedoch keine E-Mail-bezogenen Informationen.
• Jeder E-Mail-Anhang wird als separater Druckauftrag behandelt.

Konfigurieren von Gastdruck

1. Klicken Sie im Print Management-Webportal auf Administration > Organisationseinstellungen.

   Hinweis: E-Mail-Übertragung muss aktiviert sein, bevor die Übertragung zum Gastdruck aktiviert werden kann. Weitere Informationen zum Aktivieren von E-Mail-Übertragung finden Sie unter Konfigurieren der Organisationseinstellungen.

2. Wählen Sie im Abschnitt Allgemein die Option Gästen die E-Mail-Übermittlung erlauben aus.

   Hinweise:

   • Wählen Sie Anzahl der pro Auftrag zulässigen Seiten begrenzen aus, um die maximale Anzahl der pro Auftrag zu druckenden Seiten festzulegen. Aufträge, die eine festgelegte Anzahl von Seiten überschreiten, werden nicht verarbeitet.
   • Für Übermittlung zum Gastdruck PIN-Authentifizierung muss aktiviert sein. Wenn PIN-Authentifizierung nicht aktiviert ist, werden Sie aufgefordert, sie zu aktivieren. Weitere Informationen zum Konfigurieren der PIN-Authentifizierung finden Sie in Konfigurieren der Druckeranmeldung.
   • Sie können Gäste einer bestimmten Kostenstelle oder Abteilung zuweisen, um Kontingente und Berichte anzuwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Organisationseinstellungen.

3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Hinweise:

• Ein Organisations-Administrator kann Einstellungen in Bezug auf die Aufbewahrung von Druckaufträgen, die PIN-Länge und PIN-Gültigkeit konfigurieren. Die Organisationseinstellungen gelten für die PIN, die der Gastbenutzer erhält.
• Die Gültigkeit des Gastdruckauftrags hängt vom Wert ab, der unter Druckauftragsaufbewahrung oder PIN läuft ab nach hinterlegt ist, je nachdem, welcher Wert kleiner ist. Wenn z. B. Druckauftragsaufbewahrung auf 6 Stunden eingestellt ist und PIN läuft nach 7 Stunden ab, werden die Aufträge nach 6 Stunden gelöscht.

Freigeben von Gastdruckaufträgen

Nach Erhalt der PIN per E-Mail kann der Gast mit dem vom Vertreter der Organisation angegebenen Drucker fortfahren und folgende Schritte ausführen:

1. Auf dem Druckerbedienfeld auf PIN-Anmeldungdrücken.

2. Geben Sie die PIN ein, die Sie in Ihrer E-Mail erhalten haben, und klicken Sie auf OK.

3. Auf Druckfreigabe drücken.

4. Einen Druckauftrag auswählen und dann auf Drucken drücken.

   Hinweise:

   • Wenn Sie mehrere Druckaufträge senden, werden alle diese Druckaufträge aufgelistet.
   • Jeder Anhang wird als einzelner Druckauftrag dargestellt.
   • Um den Text der E-Mail zu drucken, wählen Sie E-Mail-Text-Übermittlung aktivieren aus. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Text der E-Mail als einzelner Druckauftrag dargestellt.
   • Die Anzahl der pro Druckauftrag zulässigen Seiten hängt von den Organisationseinstellungen ab. Wenn einer der Druckaufträge die angegebene Seitenanzahl überschreitet, wird der Auftrag überhaupt nicht verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Organisationseinstellungen.