Ρύθμιση της δυνατότητας εκτύπωσης επισκέπτη

Η Εκτύπωση επισκέπτη είναι μια δυνατότητα που επιτρέπει στους χρήστες-επισκέπτες να εκτυπώνουν έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να δημιουργηθεί λογαριασμός από τον διαχειριστή στην εταιρεία του.

Ο επισκέπτης συντάσσει ένα μήνυμα email από ένα πρόγραμμα-πελάτη email, επισυνάπτει τα έγγραφα που θέλει να εκτυπώσει και το στέλνει σε μια προκαθορισμένη διεύθυνση email. Ο διαχειριστής ή ο εκπρόσωπος της εταιρείας παρέχει τη διεύθυνση email, στην οποία μπορεί να αποστείλει ο επισκέπτης τα έγγραφά του. Μετά την αποστολή του email στην καθορισμένη διεύθυνση email, ο επισκέπτης λαμβάνει ένα email επιβεβαίωσης με ένα PIN. Χρησιμοποιώντας το PIN, ο επισκέπτης μπορεί να μεταβεί στον εκτυπωτή που καθορίζεται από τον οργανωτικό αντιπρόσωπο και να εκτυπώσει.

Σημειώσεις:

• Ο πελάτης πρέπει να διαθέτει ένα πρόγραμμα-πελάτη email για να μπορεί να στείλει το έγγραφο.
• Δημιουργείται αυτόματα ένα μοναδικό αναγνωριστικό στην υπηρεσία παροχής αναγνωριστικών για την εκτύπωση επισκέπτη. Αυτό το μοναδικό αναγνωριστικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία αναφορών που σχετίζονται με τη δραστηριότητα εκτύπωσης του επισκέπτη.
• Οι υποστηριζόμενες μορφές αρχείων είναι οι εξής: CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS και XLSX. Εάν ένας χρήστης επισυνάψει μια μη υποστηριζόμενη μορφή αρχείου, τότε λαμβάνει ένα μήνυμα email που υποδεικνύει τις υποστηριζόμενες μορφές αρχείων.
• Η Lexmark διατηρεί μόνο τις πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία εκτύπωσης, ενώ δεν διατηρεί καμία πληροφορία σχετικά με το email.
• Κάθε συνημμένο στο e-mail αντιμετωπίζεται ως ξεχωριστή εργασία εκτύπωσης.

Ενεργοποίηση εκτύπωσης επισκέπτη

1. Στη διαδικτυακή πύλη Print Management, επιλέξτε Διαχείριση > Ρυθμίσεις εταιρείας.

   Σημ.: Η υποβολή email πρέπει να έχει ενεργοποιηθεί πριν από την ενεργοποίηση της υποβολής εκτύπωσης επισκέπτη. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση της υποβολής μέσω email, ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση ρυθμίσεων εταιρείας.

2. Από την ενότητα Γενικά, επιλέξτε Να επιτρέπεται στους επισκέπτες να χρησιμοποιούν την υποβολή μέσω e-mail.

   Σημειώσεις:

   • Επιλέξτε Περιορισμός αριθμού σελίδων που επιτρέπονται ανά εργασία, για να ορίσετε τον μέγιστο αριθμό σελίδων που θα εκτυπώνονται ανά εργασία. Οι εργασίες που υπερβαίνουν έναν καθορισμένο αριθμό σελίδων δεν εκτελούνται.
   • Ο έλεγχος ταυτότητας μέσω PIN πρέπει να είναι ενεργοποιημένος για να λειτουργήσει η υποβολή εκτύπωσης επισκέπτη. Εάν ο έλεγχος ταυτότητας μέσω PIN δεν είναι ενεργοποιημένος, θα σας ζητηθεί να τον ενεργοποιήσετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του ελέγχου ταυτότητας μέσω PIN, ανατρέξτε στην ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων σύνδεσης εκτυπωτή.
   • Μπορείτε να εκχωρήστε επισκέπτες σε ένα συγκεκριμένο κέντρο κόστους ή τμήμα για την εφαρμογή ορίων και την υποβολή αναφορών. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε Διαμόρφωση ρυθμίσεων εταιρείας.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση αλλαγών.

Σημειώσεις:

• Ένας χρήστης με ρόλο organizational administrator μπορεί να διαμορφώσει τις ρυθμίσεις που σχετίζονται με τη διατήρηση εργασιών εκτύπωσης, το μήκος του PIN και τη λήξη του PIN. Οι ρυθμίσεις εταιρείας ισχύουν για το PIN που λαμβάνει ο χρήστης-επισκέπτης.
• Η εγκυρότητα της εργασίας εκτύπωσης του επισκέπτη εξαρτάται από την τιμή που έχει οριστεί στο πεδίο Διατήρηση εργασίας εκτύπωσης ή Λήξη PIN μετά από, όποιο από τα δύο είναι μικρότερο. Για παράδειγμα, εάν η Διατήρηση εργασίας εκτύπωσης έχει οριστεί σε 6 ώρες και η Λήξη PIN μετά από έχει οριστεί σε 7 ώρες, οι εργασίες διαγράφονται μετά από 6 ώρες.

Απελευθέρωση εργασιών εκτύπωσης επισκέπτη

Αφού λάβει το PIN μέσω email, ο επισκέπτης μπορεί να μεταβεί στον εκτυπωτή που έχει καθορίσει ο αντιπρόσωπος και να εκτελέσει τα παρακάτω βήματα:

1. Στον πίνακα ελέγχου του εκτυπωτή, πατήστε Σύνδεση με PIN.

2. Εισαγάγετε το PIN που λάβατε στο email και, στη συνέχεια, αγγίξτε την επιλογή OK.

3. Αγγίξτε Print Release.

4. Επιλέξτε την εργασία εκτύπωσης και, στη συνέχεια, αγγίξτε Εκτύπωση.

   Σημειώσεις:

   • Εάν στέλνετε πολλές εργασίες εκτύπωσης, τότε όλες αυτές οι εργασίες εκτύπωσης παρατίθενται σε μια λίστα.
   • Κάθε συνημμένο εμφανίζεται ως μεμονωμένη εργασία εκτύπωσης.
   • Για να εκτυπώσετε το σώμα του e-mail, επιλέξτε Ενεργοποίηση υποβολής σώματος e-mail. Εάν είναι ενεργοποιημένη αυτή η επιλογή, το σώμα του email εμφανίζεται ως ξεχωριστή εργασία εκτύπωσης.
   • Ο αριθμός των σελίδων που επιτρέπονται ανά εργασία εκτύπωσης εξαρτάται από τις ρυθμίσεις της εταιρείας. Εάν κάποια από τις εργασίες εκτύπωσης υπερβαίνει τον καθορισμένο αριθμό σελίδων, δεν εκτελείται καθόλου. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε Διαμόρφωση ρυθμίσεων εταιρείας.