Configuración de la función de Impresión por invitados

La Impresión por invitados es una función que permite a los usuarios invitados imprimir documentos sin necesidad de que el administrador cree una cuenta en su organización.

El invitado redacta un correo electrónico desde un cliente de correo electrónico, adjunta los documentos que se van a imprimir y los envía a una dirección de correo electrónico predefinida. Un administrador o un representante de la organización proporciona la dirección de correo electrónico a la que el invitado puede enviar sus documentos. Tras enviar el correo electrónico a la dirección de correo electrónico especificada, el invitado recibe un correo electrónico de confirmación con un PIN. Mediante el PIN, el invitado puede acceder a la impresora especificada por el representante de la organización e imprimir.

Notas:

• El invitado debe tener un cliente de correo electrónico para poder enviar el documento.
• Se crea un identificador único de forma automática en el proveedor de identidad para la Impresión por invitados. Este identificador único se puede utilizar para generar informes relacionados con la actividad de impresión por invitados.
• Los formatos de archivo compatibles son CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS y XLSX. Si un usuario adjunta un archivo con un formato no compatible, recibirá un correo electrónico que indica los formatos admitidos.
• Lexmark conserva únicamente la información relacionada con el trabajo de impresión, pero no la información relacionada con el correo electrónico.
• Cada archivo adjunto a un correo electrónico se tratará como un trabajo de impresión independiente.

Activación de la impresión por invitados

1. En el portal Print Management web portal, haga clic en Administración > Valores de la organización.

   Nota: El envío de correo electrónico debe estar activado antes de habilitar el envío de impresión por invitados. Para obtener más información sobre la activación del envío por correo electrónico, consulte Configuración de los valores de la organización.

2. En la sección General, seleccione Permitir a los invitados utilizar el envío de correo electrónico.

   Notas:

   • Seleccione Limitar el número de páginas permitidas por trabajo para establecer el número máximo de páginas que se imprimirán por trabajo. Los trabajos que superen un número de páginas especificado no se procesarán.
   • La autenticación con PIN debe estar activada para que funcione el envío de impresión por invitados. Si la autenticación con PIN no está activada, se le solicitará que la habilite. Para obtener más información sobre la configuración de la autenticación con PIN, consulte Configuración de inicio de sesión de la impresora.
   • Puede asignar invitados a un centro de coste o a un departamento específico para aplicar cuotas e informes. Para obtener más información, consulte Configuración de los valores de la organización.

3. Haga clic en Guardar cambios.

Notas:

• Un administrador de la organización puede configurar los valores relacionados con la retención del trabajo de impresión, la longitud del PIN y la caducidad del PIN. Los valores de la organización se aplican al PIN recibido por el usuario invitado.
• La validez del trabajo de impresión por invitados depende del valor establecido en Retención de trabajos de impresión o “El PIN caduca en”, el valor menor. Por ejemplo, si Retención de trabajos de impresión se establece en 6 horas y “El PIN caduca en” se establece en 7 horas, los trabajos se eliminan después de 6 horas.

Liberación de trabajos de impresión por invitados

Tras recibir el PIN por correo electrónico, el invitado puede acceder a la impresora especificada por el representante y realizar los siguientes pasos:

1. En el panel de control de la impresora, toque Inicio de sesión con PIN.

2. Introduzca el PIN que ha recibido por correo electrónico y, a continuación, toque Aceptar.

3. Toque Print Release.

4. Seleccione el trabajo de impresión y, a continuación, toque Imprimir.

   Notas:

   • Si envía varios trabajos de impresión, se mostrarán todos esos trabajos de impresión.
   • Cada archivo adjunto se representa como un trabajo de impresión individual.
   • Para imprimir el cuerpo del correo electrónico, seleccione Activar el envío del cuerpo por correo electrónico. Si la opción está activada, el cuerpo del correo electrónico se representará como un trabajo de impresión individual.
   • El número de páginas permitido por trabajo de impresión depende de los valores de la organización. Si alguno de los trabajos de impresión supera el número de páginas especificado, el trabajo no podrá procesarse. Para obtener más información, consulte Configuración de los valores de la organización.