Configuración de los valores de la organización

1. En el portal Print Management web portal, haga clic en Administración > Valores de la organización.

2. En la sección General, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones:

   • Activar página de clientes de impresión: esta función permite a los usuarios desplazarse hasta la página de clientes de impresión. Para obtener más información, consulte Descarga de Lexmark Print Management Client.

   • Activar delegación de trabajos de impresión: Esta función permite delegar trabajos de impresión a otros usuarios, para que puedan imprimirlos por usted. Para obtener más información, consulte Administración de delegados.

     • Activar la notificación de correo electrónico del delegado: esta función envía una notificación por correo electrónico a un delegado cuando se añade o se quita el delegado. Si se establece una fecha de caducidad para el delegado, el correo electrónico contiene también la información relacionada con la fecha y la hora de caducidad.

   • Activar envío por correo electrónico: Esta función permite enviar documentos por correo electrónico a Lexmark Cloud para su publicación. Para obtener más información, consulte Envío de trabajos de impresión mediante correo electrónico. La dirección de correo electrónico aparece junto a la opción Activar envío por correo electrónico.

     Notas:

     • La dirección de correo electrónico está vinculada al entorno al que ha iniciado sesión.
     • La dirección de correo electrónico también aparece como un banner en la página Cola de impresión.
     • En el campo “Enviar documentos por correo electrónico a la siguiente dirección personalizada”, escriba un nombre de usuario específico de la organización.
     • La dirección de correo electrónico es <nombre de usuario específico de la organización>@print.lexmark.com.
     • Cuando se activa el envío de correo electrónico por primera vez, la dirección de correo electrónico puede tardar hasta 24 horas en estar disponible.

   • Activar el envío del cuerpo por correo electrónico: esta función permite enviar el cuerpo por correo electrónico a Lexmark Cloud para su publicación. Para activar el envío de cuerpos por correo electrónico, debe activar el envío por correo electrónico.

     Nota: Si Activar el envío del cuerpo por correo electrónico no está seleccionado, solo se imprimirá el archivo adjunto en el correo electrónico.

   • Permitir a los invitados utilizar el envío por correo electrónico: permite a los usuarios invitados no registrados enviar sus documentos por correo electrónico a Cloud Print Management. Para permitir a los invitados el envío de impresión, debe activar el envío por correo electrónico. Para obtener más información, consulte Configuración de la función de Impresión por invitados.

     • Limitar el número de páginas permitidas por trabajo: permite definir el número máximo de páginas permitidas por trabajo para usuarios invitados no registrados.

       Nota: Cada archivo adjunto en un correo electrónico se tratará como un trabajo individual. El cuerpo del correo electrónico también se tratará como un trabajo individual.

   • Asignar invitados al centro de coste o al departamento: esta función le permite asignar invitados a un centro de coste o departamento específico para aplicar cuotas e informes. En el menú Asignar invitados al centro de costes o al departamento, seleccione una de las siguientes opciones:

     • No asignar: utilice esta opción si no va a asignar a ningún invitado a ningún centro de coste ni departamento.

     • Centro de coste: en el campo Nombre del centro de coste, escriba el nombre del centro de coste.

     • Departamento: en el campo Nombre del departamento, escriba el nombre del departamento.

   • Activar cambio del número de copias antes de la impresión: permite cambiar el número de copias antes de liberar un trabajo de impresión. Para obtener más información, consulte Activación de trabajos de impresión mediante la aplicación eSF de la impresora.

     Esta función requiere las siguientes versiones de la aplicación Print Release eSF:

     • Para e-Task v5 o posterior: 5.10.x o posterior​

     • Para e-Task v4 o anterior: 2.6.x o posterior

   • Activar impresión y conservar: permite retener un trabajo de impresión en la cola de impresión después de liberarlo.

     Esta función requiere las siguientes versiones de la aplicación Print Release eSF:

     • Para e-Task v5 o posterior: 5.10.x o posterior​

     • Para e-Task v4 o anterior: 2.6.x o posterior

   • Activar liberación de impresión automática: permite activar trabajos de impresión automáticamente después de iniciar sesión en una impresora. Para obtener más información, consulte Impresión de trabajos mediante la activación de la impresión automática.

   • Mantenga los nombres de archivo de trabajo de impresión para los informes : le permite almacenar el nombre de archivo de un trabajo de impresión para los informes de la organización.

   • Enumerar y activar automáticamente los trabajos de impresión más antiguos en primer lugar: permite mostrar y activar los trabajos de impresión en orden de los más antiguos a los más recientes.

     Actualice las aplicaciones eSF a la siguiente versión para utilizar esta función:

     • Para eSF versión 5 o posterior:

       • Cloud Authentication, versión 5.6.30

       • Print Release, versión 5.10.19

       • Uso del dispositivo, versión 2.4.19

     • Para eSF versión 4 o anterior:

       • Cloud Authentication, versión 2.6.23

       • Print Release, versión 2.6.24

       • Uso del dispositivo, versión 2.4.19

   • Activar cuotas de impresión: permite establecer cuotas de impresión. Puede definir la cuota predeterminada para la organización, o bien establecer una cuota personalizada.

     Seleccione una de las siguientes opciones:

     • Centro de coste o personal: le permite definir cuotas y, a continuación, asignarlas a centros de costes o usuarios individuales.

     • Departamento o personal: le permite definir cuotas y, a continuación, asignarlas a departamentos o usuarios individuales.

     • Solo personal: le permite definir cuotas y, a continuación, asignarlas a usuarios individuales.

     Notas:

     • Para obtener más información sobre la definición de cuotas, consulte Definición de cuotas.
     • Para obtener más información sobre la asignación de cuotas, consulte Asignación de cuotas.

   • Activar políticas de impresión: permite crear y asignar políticas de impresión a los usuarios y grupos de la organización.

     Seleccione una de las siguientes opciones:

     • Centro de coste o personal: le permite crear una política y, a continuación, asignarla a centros de coste o usuarios individuales.

     • Departamento o personal: le permite crear una política y, a continuación, asignarla a departamentos o usuarios individuales.

     • Solo personal: le permite crear una política y, a continuación, asignarla a usuarios individuales.

     Nota: Para obtener más información sobre la asignación de políticas de impresión, consulte Creación y asignación de políticas de impresión.

   • Activar impresión directa: le permite activar la función de impresión directa para departamentos, centros de coste y usuarios. Esta función le permite realizar el seguimiento de los trabajos que se envían a las impresoras conectadas a la red, inscritas en Cloud Fleet Management.

     Seleccione una de las siguientes opciones:

     • Centro de coste o personal: le permite crear una asignación y, a continuación, asignarla a centros de coste o usuarios individuales.

     • Departamento o personal: le permite crear una asignación y, a continuación, asignarla a departamentos o usuarios individuales.

     Nota: Para obtener más información sobre la creación de paquetes de impresión directa, consulte Uso de la impresión directa.

3. En la sección Retención de trabajos de impresión, especifique el periodo de tiempo que desea que transcurra antes de eliminar los trabajos publicados y sin publicar.

   Nota: Puede configurar la duración de la retención de trabajos de impresión especificando el número de días u horas.

4. En la sección Historial de trabajos de impresión, especifique el periodo del historial de trabajos de impresión.

   Notas:

   • Puede configurar la duración del historial de trabajos de impresión especificando el número de días u horas.
   • Puede ver la información del historial de trabajos de impresión en la pestaña Historial de trabajos de impresión. Para obtener más información, consulte Visualización del historial de trabajos de impresión.
   • Esta configuración determina las fechas que se incluyen al generar el historial de trabajos de impresión enviados. El periodo especificado no está asociado al portal Analytics web portal.

5. Seleccione la función Activar impresión universal. Antes de activar la integración de Universal Print con Cloud Print Management, asegúrese de que se cumplen los siguientes requisitos previos:

   • El sistema operativo es Windows 10 versión 1903 o posterior.

   • La organización está federada con usuarios registrados en Azure Active Directory. Para obtener más información, consulte Configuración de un proveedor de autenticación.

   • El equipo cliente está configurado y conectado al inquilino de Azure Active Directory.

   En la sección Integración de Universal Print haga lo siguiente:

   • Activar Universal Print: esta función registra una impresora MUP en Azure Active Directory (AD) para liberar trabajos de impresión mediante Cloud Print Management.

   • Nombre de impresora: en el campo Nombre de impresora, escriba el nombre de la impresora.

   • Nombre compartido de la impresora: en el campo Nombre compartido de la impresora, escriba el nombre compartido de la impresora.

     Nota: El nombre de la impresora y el nombre compartido de la impresora pueden ser iguales, pero el segundo debe ser único.

   Debe configurar MUP más allá de la federación real configurada con Cloud Services de Lexmark y asegurarse de que el inquilino de Azure dispone de una suscripción MUP válida.

   • El usuario que configura la impresora virtual desde el portal Cloud Print Management debe tener la función de administrador de impresoras en Azure.

   • La configuración de Cloud Print Management y la integración de MUP implican actividades adicionales más allá de la configuración de impresoras virtuales. Debe obtener los detalles del inquilino de Azure para poder asignarlo a un ID de la organización de Cloud Services de Lexmark. Para obtener más información sobre el permiso requerido para el usuario, vaya a https://learn.microsoft.com/.

   • La aplicación de gestión de la impresión en la nube para impresión universal de Lexmark debe tener los siguientes permisos de administrador otorgados:

     • User.Read,Organization.Read.All

     • PrintJob.ReadBasic / PrintJob.Read / PrintJob.ReadBasic.All

6. Haga clic en Guardar cambios.

   Notas:

   • Después de activar Universal Print, y si hay disponibles derechos de administrador de Azure, se crea una impresora compartida en el inquilino de MUP de Azure Active Directory. Con los derechos de administrador de Azure disponibles, guarde los cambios y seleccione una cuenta administrativa.
   • El Nombre de impresora y el Nombre compartido de la impresora se crean automáticamente en el inquilino de MUP de Azure Active Directory. El proceso de registro de la impresora tarda unos minutos en completarse.
   • En Analytics, el tipo de envío se notifica como Microsoft Universal Print.

7. Seleccione una cuenta de administrador para registrar el inquilino de MUP de la impresora virtual de Azure Active Directory.

   Nota: Después de realizar los cambios en la página Valores de la organización de Lexmark Cloud Services, el administrador de Azure debe compartir la nueva impresora virtual disponible con los usuarios. Para obtener más información, consulte Compartir la impresora registrada para permitir el acceso a los usuarios.

Compartir la impresora registrada para permitir el acceso a los usuarios

1. En el portal de Azure Active Directory de Universal Print, seleccione la impresora registrada.

2. Haga clic en Control de acceso.

3. Active Permitir el acceso a todos los miembros de mi organización.

4. Haga clic en Aceptar.

Definición de cuotas

Puede crear definiciones de cuotas y, a continuación, asignarlas a determinados departamentos, centros de coste, o a determinados usuarios.

Esta función solamente está disponible cuando la asignación de cuota está activada en las políticas de la organización. Para obtener más información, consulte Configuración de los valores de la organización.

1. En el portal Print Management web portal, haga clic en Administración > Definiciones de cuotas.

2. Haga lo siguiente:

   Establezca una cuota fija

   1. Haga clic en Crear y, a continuación, introduzca un nombre de definición de cuota.

   2. En el menú Especificar límites de cuota, seleccione Mismos límites para cada mes.

   3. Especifique la cuota total de cada mes.

      • Permitir impresión ilimitada

      • Establecer cuota personalizada: permite especificar un límite de impresión.

      • Desactivar toda la impresión

      Notas:

      • También puede autorizar, o no permitir, o bien establecer un límite de impresión en color.
      • El límite de impresión en color es parte del límite de la cuota total. Si se alcanza este límite, los usuarios no podrán imprimir en color, pero pueden seguir utilizando la cuota total restante para la impresión en blanco y negro.

   4. Haga clic en Crear definición de cuota.

   Ajuste de una cuota personalizada para cada mes

   1. Haga clic en Crear y, a continuación, introduzca un nombre de cuota único.

   2. En el menú Especificar límites de cuota, seleccione Límites personalizados para cada mes.

   3. Seleccione uno o más meses.

   4. Haga clic en Establecer límites de cuota y, a continuación, especifique la cuota.

      • Permitir impresión ilimitada

      • Establecer cuota personalizada: permite especificar un límite de impresión.

      • Desactivar toda la impresión

      Notas:

      • También puede autorizar, o no permitir, o bien establecer un límite de impresión en color.
      • El límite de impresión en color es parte del límite de la cuota total. Si se alcanza este límite, los usuarios no podrán imprimir en color, pero pueden seguir utilizando la cuota total restante para la impresión en blanco y negro.

   5. Haga clic en Establecer límites de cuota.

   6. Haga clic en Crear definición de cuota.

   Configuración de la cuota predeterminada para la organización

   La cuota predeterminada se aplica a todos los usuarios de la organización, a menos que se asigne una cuota personalizada al departamento, el centro de coste o un usuario individual. La cuota personalizada anula la cuota predeterminada.

   1. Haga clic en junto a Cuota predeterminada.

   2. Ajuste una cuota fija o una cuota personalizada para cada mes.

Asignación de cuotas

Esta función solamente está disponible cuando la asignación de cuota está activada en las políticas de la organización. Para obtener más información, consulte Configuración de los valores de la organización.

1. En el portal Print Management web portal, haga clic en Administración > Asignaciones de cuotas.

2. Haga lo siguiente:

   Nota: Las pestañas disponibles pueden variar según los valores de la organización. Si el valor solo permite las asignaciones de cuotas mediante Solo personal, no habrá otras pestañas disponibles. Para obtener más información, consulte Configuración de los valores de la organización.

   Asignación de cuotas a un centro de coste

   Nota: La pestaña Centro de coste solo está disponible cuando se establece una política para que asigne cuotas por Centro de coste o personal.

   1. En la pestaña Centro de coste, haga clic en Asignar cuota.

   2. Escriba el nombre del centro de coste.

      Nota: El nombre del centro de coste debe coincidir con el centro de coste que se encuentra en la Administración de cuentas de la organización.

   3. Seleccione una definición de cuota.

   4. Haga clic en Asignar cuota.

   Asignación de cuotas a un departamento

   Nota: La pestaña Departamento solo está disponible cuando se establece una política para que asigne cuotas por Departamento o personal.

   1. En la pestaña Departamento, haga clic en Asignar cuota.

   2. Escriba el nombre del departamento.

      Nota: El nombre del centro de coste debe coincidir con el centro de coste que se encuentra en la Administración de cuentas de la organización.

   3. Seleccione una definición de cuota.

   4. Haga clic en Asignar cuota.

   Asignación de cuotas a un usuario

   1. En la pestaña Personal, haga clic en Asignar cuota.

   2. Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario.

   3. Seleccione una definición de cuota.

   4. Haga clic en Asignar cuota.

Visualización del estado de cuota de usuario

La función Estado de cuota de usuario le muestra la situación de la cuota de los usuarios en un mes determinado. Los administradores pueden supervisar e identificar a los usuarios que podrían estar superando su cuota.

La tabla de estado de cuota de usuario contiene la siguiente información:

• Usuario: la dirección de correo electrónico del usuario.

• Estado: el estado de la cuota de un usuario.

  • OK (marca de verificación de círculo verde): la cuota del usuario se encuentra entre el 11 % y el 100 % tanto para la cuota total como para la cuota de color.

  • Advertencia (triángulo amarillo de advertencia): la cuota del usuario es del 10 % o inferior para la cuota total o la cuota de color.

  • Superada (exclamación en círculo rojo): la cuota del usuario es 0 o inferior para la cuota total o la cuota de color.

• Cuota total restante: cuota de impresión total restante para el usuario para trabajos de impresión en monocromo y en color.

• Límite de color restante: cantidad de impresión en color restante para el usuario.

• Definición de cuota: definición de cuota asignada a un usuario.

• Tipo: categoría asignada a la cuota de un usuario. Puede ser Personal, Centro de costeo Predeterminada.

1. En el portal Print Management web portal, haga clic en Administración > Estado de cuota de usuario.

2. Haga lo siguiente:

   • Filtrar la tabla de estado de la cuota de usuario por Estado de cuota, Definición de cuota y Tipo de asignación.

   • Exporte la tabla de estado de cuota de usuario a un archivo CSV haciendo clic en en la esquina superior derecha de la tabla.

Creación y asignación de políticas de impresión

Las políticas son normas que puede asignar y aplicar a usuarios y grupos en Cloud Print Management. Estas reglas se aplican a los usuarios o grupos especificados en Cloud Print Management.

1. En el portal de Print Management, haga clic en Administración > Políticas de impresión.

2. Haga lo siguiente:

   • Crear una política de impresión

     1. Haga clic en Crear.

        Nota: Si no existe ninguna política de impresión, haga clic en Crear política de impresión.

     2. En el campo Nombre de política, escriba el nombre de la política.

     3. Configure los siguientes valores:

        • Forzar trabajos en color a monocromo: imprime solo trabajos monocromo.

          • Seleccione Solo trabajos con al menos un número específico de páginas para establecer el número mínimo de páginas que se aplicarán a esta política.

        • Forzar trabajos para que usen impresión a doble cara: imprime en ambas caras.

          • Impresión a dos caras: seleccione Borde largo o Borde corto.

          • Todos los trabajos de impresión: establezca el número mínimo de páginas que se deben aplicar a esta política. Seleccione Solo trabajos monocromo con al menos un número específico de páginas y Solo trabajos en color con al menos un número específico de páginas.

          • Trabajos de impresión monocromo: seleccione Solo trabajos monocromo con al menos un número específico de páginas para establecer el número mínimo de páginas que se aplicarán a esta política.

          • Trabajos de impresión en color: seleccione Solo trabajos en color con al menos un número específico de páginas para establecer el número mínimo de páginas que se aplicarán a esta política.

     4. Haga clic en Crear política.

   • Duplicar una política de impresión

     1. Seleccione una política existente.

     2. Haga clic en Duplicar.

     3. Introduzca un nombre exclusivo para la política.

     4. Haga clic en Crear política.

   • Eliminar una política de impresión

     1. Seleccione una política existente.

     2. Haga clic en Eliminar.

     3. Haga clic en Eliminar política de impresión.

Notas:

• Las política de impresión en el recuento de páginas no se aplican al número de copias. Por ejemplo, una política puede limitar a un usuario a tres páginas para un único trabajo de impresión. Sin embargo, el usuario puede imprimir dos copias de un trabajo de impresión de dos páginas.
• Cloud Print Management procesa el trabajo antes que la impresora, por lo que los servicios en la nube no pueden interpolar si el trabajo es a color o a una cara. De esta forma, Lexmark Cloud Services representan cualquier trabajo cargado en el portal como a color y a una cara, y aplican políticas relacionadas con el color y la impresión a una cara.

Asignar una política de impresión

1. En el portal de Print Management, haga clic en Administración > Asignaciones de políticas de impresión.

2. Seleccione Centro de coste, Personal o Departamento.

   Nota: Las pestañas disponibles variarán según los valores de la organización. Para obtener más información, consulte Configuración de los valores de la organización.

   Asignación a un centro de coste o departamento

   1. Seleccione un centro de coste o departamento existente.

      Nota: También puede seleccionar un centro de coste o departamento escribiendo su nombre en el campo Nombre del centro de coste o Nombre del departamento de la ventanaAsignación de políticas.

   2. Haga clic en Asignación de políticas.

   3. En el menú Seleccionar política de impresión, seleccione la política.

   4. Haga clic en Asignar política de impresión.

   Asignación a un usuario

   1. Seleccione un usuario existente:

      Nota: También puede seleccionar un usuario escribiendo la dirección de correo electrónico del usuario en el campo Correo electrónico de la ventana Asignar política de impresión al usuario.

   2. Haga clic en Asignación de políticas.

   3. En el menú Seleccionar política de impresión, seleccione la política.

   4. Haga clic en Asignar política de impresión.

Notas:

• Para retirar una política de impresión, seleccione una política de impresión y, a continuación, haga clic en Retirar política > Retirar política de impresión.
• Para ver o filtrar el centro de coste o el departamento al que está asignada una política de impresión, en el menú Política de impresión asignada, seleccione la política.
• La política basada en el usuario anula la política basada en el centro de coste o departamento.

Obtención del ID y el secreto del cliente

La aplicación Identity Service que contiene el ID y el secreto del cliente de una organización se encuentra en el servicio Account Management del portal Cloud Services. Se requiere una cuenta de usuario con la función de administrador de la organización.

1. Abra un navegador web y acceda al panel de Lexmark Cloud Services.

2. Haga clic en la tarjeta Account Management.

   Nota: Si la tarjeta no está visible en el panel, haga clic en en la esquina superior derecha de la página y, a continuación, en Account Management.

3. Seleccione la organización y haga clic en Siguiente.

4. Haga clic en la pestaña Aplicaciones.

5. En el campo Buscar aplicaciones, escriba Autenticación del dispositivo o Aplicación CardAuth y, a continuación, pulse Intro.

6. En la lista Nombre de la aplicación, haga clic en el nombre de la aplicación.

7. Encontrará el ID y el secreto del cliente en la sección Configuración de OAuth.

Nota: En la página de la aplicación, en la sección Permiso, asegúrese de que aparece badges-auth en Alcances.