Vierastulostus-toiminnon määrittäminen

Vierastulostus on toiminto, jonka avulla vieraskäyttäjät voivat tulostaa asiakirjoja, vaikka heillä ei ole järjestelmänvalvojan luomaa tiliä organisaatioon.

Vieras voi luoda sähköpostiviestin missä tahansa sähköpostiohjelmassa, liittää tulostettavat asiakirjat viestiin ja lähettää sitten viestin valmiiksi määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Vieras saa tämän sähköpostiosoitteen järjestelmänvalvojalta tai organisaation edustajalta. Lähetettyään sähköpostiviestin vieras saa vahvistusviestin, jossa on PIN-koodi. PIN-koodilla vieras voi tulostaa asiakirjansa organisaation edustajan määrittämässä tulostimessa.

Huomautuksia:

• Vieraalla on oltava käytössään sähköpostiohjelma, jotta hän voi lähettää asiakirjan.
• Käyttäjätietojen tarjoaja luo vierastulostukselle yksilöivän tunnuksen automaattisesti. Tämän yksilöivän tunnuksen avulla voidaan luoda vierastulostustoimintaan liittyviä raportteja.
• Tuettuja tiedostomuotoja ovat CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS ja XLSX. Jos käyttäjä liittää tiedostomuodon. jota ei tueta, käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa kerrotaan tuetuista tiedostomuodoista.
• Lexmark säilyttää tulostustyöhön liittyvät tiedot, mutta ei mitään sähköpostiin liittyviä tietoja.
• Kukin sähköpostin liite käsitellään omana tulostustyönään.

Vierastulostuksen ottaminen käyttöön

1. Valitse Print Management -portaalissa Hallinta > Organisaatioasetukset.

   Huomautus: Lähettäminen sähköpostilla on oltava käytössä ennen vieraskäyttäjien tulostuksen lähetyksen käyttöönottoa. Lisätietoja skannauksen sähköpostin lähettämisen käyttöönotosta on kohdassa Organisaatioasetusten määrittäminen.

2. Valitse Yleistä-osiossa Anna vieraskäyttäjien käyttää sähköpostin lähetystä.

   Huomautuksia:

   • Jos haluat määrittää ylärajan sille, kuinka monta sivua saa työkohtaisesti tulostaa, valitse Rajoita sallittua työkohtaista sivumäärää. Jos työn sivumäärä ylittyy, työtä ei käsitellä.
   • PIN-todennuksen on oltava käytössä, jotta vieraskäyttäjien tulostuksen lähetys toimii. Jos PIN-todennus ei ole käytössä, sinua kehotetaan ottamaan se käyttöön. Lisätietoja PIN-todennuksen määrittämisestä on kohdassa Tulostimeen kirjautumisen määrittäminen.
   • Voit määrittää vieraskäyttäjät tiettyyn kustannuskeskukseen tai osastoon kiintiöitä ja raportointia varten. Lisätietoja on kohdassa Organisaatioasetusten määrittäminen.

3. Valitse Tallenna muutokset.

Huomautuksia:

• Organisaation järjestelmänvalvoja voi määrittää tulostustyön säilytykseen, PIN-koodin pituuteen ja PIN-koodin vanhenemiseen liittyvät asetukset. Organisaatioasetuksia sovelletaan vieraskäyttäjän saamaan PIN-koodiin.
• Vierastulostustyön voimassaolo riippuu pienemmästä Tulostustyön säilytys- tai PIN-koodi vanhenee -asetuksen arvosta. Jos esimerkiksi Tulostustyön säilytys -arvo on 6 tuntia ja PIN-koodi vanhenee -arvo 7 tuntia, työt poistetaan 6 tunnin kuluttua.

Vierastulostustöiden vapauttaminen

Saatuaan PIN-koodin sähköpostissa vieras voi suorittaa seuraavat toimet edustajan määrittämässä tulostimessa:

1. Valitse tulostimen ohjauspaneelissa PIN-kirjautuminen.

2. Kirjoita sähköpostiviestissä saamasi PIN-koodi ja valitse OK.

3. Valitse Print Release.

4. Valitse tulostustyö ja sitten Tulosta.

   Huomautuksia:

   • Jos lähetät useita tulostustöitä, kaikki työt näkyvät luettelossa.
   • Kukin liite esitetään yksittäisenä tulostustyönä.
   • Jos haluat tulostaa sähköpostiviestin tekstin, valitse Ota käyttöön sähköpostiviestin tekstin lähetys. Jos tämä asetus on käytössä, sähköpostiviestin teksti käsitellään omana tulostustyönään.
   • Tulostustyökohtainen sivujen enimmäismäärä määräytyy organisaatioasetusten mukaan. Jos määritetty sivujen enimmäismäärä ylittyy, kyseistä tulostustyötä ei käsitellä. Lisätietoja on kohdassa Organisaatioasetusten määrittäminen.