Configuration de la fonction Impression en tant qu'invité

La fonction Impression en tant qu'invité permet aux utilisateurs invités d'imprimer des documents sans que l'administrateur n'ait besoin de créer un compte dans leur entreprise.

L'invité peut composer un e-mail depuis un client de messagerie, joindre les documents qu'il souhaite imprimer et envoyer le message à une adresse e-mail prédéfinie. Un administrateur ou le représentant d'une entreprise indique à l'invité l'adresse e-mail vers laquelle il peut envoyer ses documents. Une fois son e-mail envoyé à l'adresse spécifiée, l'invité recevra un e-mail de confirmation contenant un code PIN. A l'aide du code PIN, l'invité peut accéder à l'imprimante indiquée par le représentant de l'entreprise et imprimer son travail.

Remarques :

• L'invité doit disposer d'un client de messagerie pour pouvoir envoyer le document.
• Un identifiant unique est automatiquement créé dans le fournisseur d'identité pour l'impression en tant qu'invité. Cet identifiant unique peut être utilisé pour générer des rapports relatifs à l'activité d'impression en tant qu'invité.
• Les formats de fichier pris en charge sont les suivants : CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS et XLSX. Si un utilisateur joint un format de fichier non pris en charge, il reçoit un e-mail indiquant les formats pris en charge.
• Lexmark conserve uniquement les informations relatives à la tâche d'impression, mais ne conserve aucune information relative à l'e-mail.
• Chaque pièce jointe à l'e-mail est traitée comme un travail d'impression distinct.

Impression en tant qu'invité

1. Dans le portail Web Print Management, cliquez sur Administration > Paramètres d'entreprise.

   Remarque : L'envoi d'e-mails doit être activé avant l'activation de l'envoi d'impression invité. Pour plus d'informations concernant l'envoi d'e-mails, reportez-vous à la section Configuration des paramètres d'entreprise.

2. Dans la section Général, sélectionnez Autoriser les invités à utiliser l'envoi par e-mail.

   Remarques :

   • Sélectionnez Limiter le nombre de pages autorisées par travail pour définir le nombre maximal de pages à imprimer par travail. Les travaux dont le nombre de pages est supérieur à la valeur spécifiée ne sont pas traités.
   • L'authentification par code PIN doit être activée pour que l'envoi d'impression en tant qu'invité fonctionne. Si l'authentification par code PIN n'est pas activée, vous êtes invité à l'activer. Pour plus d'informations sur la configuration de l'authentification par code PIN, reportez-vous à la section Configuration de la connexion à l'imprimante.
   • Vous pouvez attribuer des invités à un centre de coûts ou à un service spécifique pour appliquer des quotas et générer des rapports. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Configuration des paramètres d'entreprise.

3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Remarques :

• Un administrateur d'entreprise peut configurer les paramètres relatifs à la conservation des travaux d'impression, à la longueur du code PIN et à l'expiration du code PIN. Les paramètres d'entreprise s'appliquent au code PIN reçu par l'utilisateur invité.
• La validité du travail d'impression invité dépend de la valeur définie dans Conservation du travail d'impression ou « Le code PIN expire après », selon la valeur la plus faible. Par exemple, si l'option Conservation des travaux d'impression est définie sur 6 heures et que « Le code PIN expire après » est défini sur 7 heures, les travaux sont supprimés après 6 heures.

Sortie des travaux d'impression des invités

Ce code PIN permet à l'invité d'utiliser l'imprimante indiquée par le représentant de l'entreprise, en effectuant les étapes suivantes :

1. Dans le panneau de commandes de l'imprimante, appuyez sur Connexion par code PIN.

2. Saisissez le code PIN que vous avez reçu dans votre e-mail, puis appuyez sur OK.

3. Appuyez sur Print Release.

4. Sélectionnez un travail d'impression, puis appuyez sur Imprimer.

   Remarques :

   • Si plusieurs travaux d'impression sont envoyés, ils sont tous répertoriés.
   • Chaque pièce jointe est représentée comme un travail d'impression individuel.
   • Pour imprimer le corps de l'e-mail, sélectionnez Activer l'impression du corps d'un courrier électronique. Si cette option est activée, le corps de l'e-mail est représenté sous forme de travail d'impression individuel.
   • Le nombre de pages autorisées par travail d'impression dépend des paramètres d'entreprise. Si le nombre de pages de l'un des travaux d'impression est supérieur à la valeur spécifiée, le travail n'est pas traité. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Configuration des paramètres d'entreprise.