De functie Gastafdruk configureren

Gastafdruk is een functie waarmee gastgebruikers documenten kunnen afdrukken zonder dat de beheerder een account in hun organisatie hoeft te maken.

De gast maakt een e-mailbericht in een e-mailclient, voegt de af te drukken documenten als bijlage toe en stuurt de e-mail naar een vooraf gedefinieerd e-mailadres. Een beheerder of een vertegenwoordiger van de organisatie verstrekt het e-mailadres waarnaar de gast zijn of haar documenten kan verzenden. Nadat de gast het e-mailbericht naar het opgegeven e-mailadres heeft verzonden, ontvangt de gast een bevestigingsmail met een pincode. Met behulp van de pincode kan de gast naar de printer gaan die is aangegeven door de vertegenwoordiger van de organisatie en daar afdrukken.

Opmerkingen:

• De gast moet een e-mailclient hebben om het document te kunnen verzenden.
• Er wordt automatisch een unieke ID gemaakt in de identiteitsprovider voor gastafdrukken. Deze unieke ID kan worden gebruikt om rapporten te genereren met betrekking tot de gastafdrukactiviteit.
• De ondersteunde bestandsindelingen zijn CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS en XLSX. Als een gebruiker een niet-ondersteunde bestandsindeling als bijlage toevoegt, ontvangt de gebruiker een e-mail met de ondersteunde indelingen.
• Lexmark bewaart alleen informatie met betrekking tot de afdruktaak, maar bewaart geen informatie met betrekking tot e-mail.
• Elke e-mailbijlage wordt behandeld als een afzonderlijke afdruktaak.

Gastafdruk inschakelen

1. Klik in de Print Management-webportal op Beheer > Organisatorische instellingen.

   Opmerking: Verzenden van e-mails moet zijn ingeschakeld voordat verzending van gastafdrukken kan worden ingeschakeld. Zie Organisatorische instellingen configureren voor meer informatie over het inschakelen van verzenden van e-mails.

2. Selecteer in het gedeelte Algemeen de optie Verzenden van e-mails toestaan voor gasten.

   Opmerkingen:

   • Selecteer Beperk het aantal toegestane pagina's per taak om het maximumaantal pagina's in te stellen dat per taak moet worden afgedrukt. Taken die groter zijn dan een opgegeven aantal pagina's, worden niet verwerkt.
   • Pincodeverificatie moet zijn ingeschakeld om het verzenden van gastafdrukken te laten werken. Als Pincodeverificatie niet is ingeschakeld, wordt u gevraagd deze in te schakelen. Zie Printeraanmelding configureren voor meer informatie over het configureren van Pincodeverificatie.
   • U kunt gasten toewijzen aan een specifieke kostenplaats of afdeling voor het toepassen van quota en rapportages. Zie Organisatorische instellingen configureren voor meer informatie.

3. Klik op Wijzigingen opslaan.

Opmerkingen:

• Een Organization Administrator kan instellingen configureren voor het bewaren van afdruktaken, de lengte van de pincode en de vervaldatum van de pincode. De organisatorische instellingen zijn van toepassing op de pincode die de gastgebruiker ontvangt.
• De geldigheid van de gastafdruktaak wordt bepaald door de waarde die is ingesteld in Afdruktaakbehoud of PIN verloopt na, afhankelijk van welke waarde het kleinst is. Als Afdruktaakbehoud bijvoorbeeld is ingesteld op 6 uur en PIN verloopt na op 7 uur, worden de taken na 6 uur verwijderd.

Vrijgeven van gastafdruktaken

Na ontvangst van de pincode via e-mail kan de gast naar de printer gaan die door de vertegenwoordiger is aangegeven en daar de volgende stappen uitvoeren:

1. Raak Aanmelden met PIN aan op het bedieningspaneel van de printer.

2. Voer de pincode in die u in uw e-mail hebt ontvangen en raak OK aan.

3. Raak Afdruk vrijgeven aan.

4. Selecteer de afdruktaak en raak Afdrukken aan.

   Opmerkingen:

   • Als u meerdere afdruktaken verzendt, worden al deze afdruktaken vermeld.
   • Elke bijlage wordt weergegeven als afzonderlijke afdruktaak.
   • Als u de tekst van de e-mail wilt afdrukken, selecteert u Verzenden van e-mailberichtteksten inschakelen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de tekst van de e-mail weergegeven als een afzonderlijke afdruktaak.
   • Het aantal toegestane pagina's per afdruktaak is afhankelijk van de organisatorische instellingen. Als een van de afdruktaken het opgegeven aantal pagina's overschrijdt, wordt de taak helemaal niet verwerkt. Zie Organisatorische instellingen configureren voor meer informatie.