Organisatorische instellingen configureren

1. Klik in de Print Management-webportal op Beheer > Organisatorische instellingen.

2. Voer in het gedeelte Algemeen een van de volgende handelingen uit:

   • Pagina Afdrukclients inschakelen: met deze functie kunnen gebruikers naar de pagina Afdrukclients gaan. Zie De Lexmark Print Management Client downloaden voor meer informatie.

   • Afdruktaken delegeren inschakelen: met deze functie kunt u afdruktaken delegeren aan andere gebruikers, zodat zij de taken voor u kunnen vrijgeven. Zie Deelnemers beheren voor meer informatie.

     • E-mailmelding voor gemachtigde inschakelen: deze functie stuurt een e-mailbericht naar een gemachtigde als deze wordt toegevoegd of verwijderd. Als er een vervaldatum is ingesteld voor de specifieke gemachtigde, bevat de e-mail tevens de informatie over de vervaldatum en -tijd.

   • Verzending van e-mails inschakelen: met deze functie kunt u documenten e-mailen naar Lexmark Cloud voor vrijgave. Zie Afdruktaken verzenden via e-mail voor meer informatie. Het e-mailadres wordt weergegeven naast de optie Verzending van e-mails inschakelen.

     Opmerkingen:

     • Het e-mailadres is gekoppeld aan de omgeving waarbij u bent aangemeld.
     • Het e-mailadres wordt ook weergegeven als banner op de pagina Afdrukwachtrij.
     • Typ in het veld Documenten e-mailen naar het volgende aangepaste adres een organisatiespecifieke gebruikersnaam.
     • Het e-mailadres is <organisatiespecifieke usernaam>@print.lexmark.com.
     • Wanneer verzenden van e-mails voor de eerste keer wordt ingeschakeld, kan het tot 24 uur duren voordat het e-mailadres beschikbaar is.

   • Verzenden van e-mailberichtteksten inschakelen: met deze functie kunt u de e-mailtekst naar Lexmark Cloud verzenden voor vrijgave. Als u het verzenden van e-mailberichtteksten wilt inschakelen, moet u het verzenden van e-mails inschakelen.

     Opmerking: Als Verzenden van e-mailberichtteksten inschakelen niet is geselecteerd, wordt alleen de e-mailbijlage afgedrukt.

   • Verzenden van e-mails toestaan voor gasten: hiermee kunnen niet-geregistreerde gastgebruikers hun documenten e-mailen naar Cloud Print Management. Als u verzending van gastafdrukken wilt toestaan, moet u het verzenden van e-mails inschakelen. Zie De functie Gastafdruk configureren voor meer informatie.

     • Beperk het aantal toegestane pagina's per taak: hiermee kunt u het maximum aantal pagina's instellen dat per taak is toegestaan voor niet-geregistreerde gastgebruikers.

       Opmerking: Elke bijlage in de e-mail wordt behandeld als een afzonderlijke taak. De tekst van de e-mail wordt ook behandeld als een afzonderlijke taak.

   • Gasten toewijzen aan kostenplaats of afdeling: met deze functie kunt u gasten toewijzen aan een specifieke kostenplaats of afdeling voor het toepassen van quota en rapportages. Selecteer in het menu Gasten toewijzen aan kostenplaats of afdeling een van de volgende opties:

     • Niet toewijzen: gebruik deze optie als u geen gast toewijst aan een kostenplaats of afdeling.

     • Kostenplaats: typ de naam van de kostenplaats in het veld Naam kostenplaats.

     • Afdeling: typ de naam van de afdeling in het veld Naam afdeling.

   • Wijzigen van aantal exemplaren vóór vrijgave inschakelen: met deze functie kunt u het aantal exemplaren wijzigen voordat u een afdruktaak vrijgeeft. Zie Afdruktaken vrijgeven met de eSF-toepassing op de printer voor meer informatie.

     Voor deze functie zijn de volgende versies van de eSF-toepassing Print Release vereist:

     • Voor e-Task v5 of hoger: 5.10.x of hoger​

     • Voor e-Task v4 of lager: 2.6.x of hoger

   • Afdrukken en bewaren inschakelen: hiermee kunt u een afdruktaak in de afdrukwachtrij houden nadat deze is vrijgegeven.

     Voor deze functie zijn de volgende versies van de eSF-toepassing Print Release vereist:

     • Voor e-Task v5 of hoger: 5.10.x of hoger​

     • Voor e-Task v4 of lager: 2.6.x of hoger

   • Automatisch afdruk vrijgeven inschakelen: hiermee kunt u afdruktaken automatisch vrijgeven nadat u zich hebt aangemeld bij een printer. Zie Taken afdrukken met automatisch afdruk vrijgeven voor meer informatie.

   • Bestandsnamen van afdruktaak bewaren voor rapportage: laat u de bestandsnaam van een afdruktaak opslaan voor organisatorische rapportage.

   • De oudste afdruktaken als eerste vermelden en automatisch vrijgeven: hiermee kunt u de afdruktaken weergeven en vrijgeven in volgorde van oud naar nieuw.

     Werk de eSF-toepassingen bij naar de volgende versie om deze functie te gebruiken:

     • Voor eSF versie 5 of hoger:

       • Cloud Authentication versie 5.6.30

       • Print Release versie 5.10.19

       • Device Usage versie 2.4.19

     • Voor eSF versie 4 of lager:

       • Cloud Authentication versie 2.6.23

       • Print Release versie 2.6.24

       • Device Usage versie 2.4.19

   • Afdrukquota inschakelen: hiermee kunt u afdrukquota instellen. U kunt de standaardquota voor de organisatie definiëren of een aangepast quotum instellen.

     Selecteer een van de volgende opties:

     • Kostenplaats of persoonlijk: hiermee kunt u quota's definiëren en deze vervolgens toewijzen aan kostenplaatsen of individuele gebruikers.

     • Afdeling of persoonlijk: hiermee kunt u quota's definiëren en deze vervolgens toewijzen aan afdelingen of individuele gebruikers.

     • Alleen persoonlijk: hiermee kunt u quota's definiëren en deze vervolgens toewijzen aan individuele gebruikers.

     Opmerkingen:

     • Zie Quota definiëren voor meer informatie over de quota.
     • Zie Quota toewijzen voor meer informatie over het toewijzen van de quota.

   • Afdrukbeleid inschakelen: hiermee kunt u afdrukbeleid maken en toewijzen aan de gebruikers en groepen in uw organisatie.

     Selecteer een van de volgende opties:

     • Kostenplaats of persoonlijk: hiermee kunt u een beleid maken en dit vervolgens toewijzen aan kostenplaatsen of individuele gebruikers.

     • Afdeling of persoonlijk: hiermee kunt u een beleid maken en dit vervolgens toewijzen aan afdelingen of individuele gebruikers.

     • Alleen persoonlijk: hiermee kunt u een beleid maken en dit vervolgens toewijzen aan individuele gebruikers.

     Opmerking: Zie Afdrukbeleid maken en toewijzen voor meer informatie over het maken en toewijzen van afdrukbeleid.

   • Direct Print inschakelen: laat u de functie Direct Print inschakelen voor afdelingen, kostenplaatsen en users. Met deze functie kunt u taken bijhouden die naar netwerkprinters worden verzonden en zijn aangemeld voor Cloud Fleet Management.

     Selecteer een van de volgende opties:

     • Kostenplaats of persoonlijk: hiermee kunt u een toewijzing maken en deze vervolgens koppelen aan kostenplaatsen of individuele users.

     • Afdeling of persoonlijk: hiermee kunt u een toewijzing maken en deze vervolgens koppelen aan afdelingen of individuele users.

     Opmerking: Voor meer informatie over het maken van het pakket voor rechtstreeks afdrukken zie Direct Print gebruiken.

3. Geef in het gedeelte Behoud van afdruktaken de tijdsduur op voordat vrijgegeven en niet-vrijgegeven taken worden verwijderd.

   Opmerking: U kunt de duur configureren voor Afdruktaak bewaren door het aantal dagen of uren te specificeren.

4. Geef in het gedeelte Afdruktaakgeschiedenis de periode voor de afdruktaakgeschiedenis op.

   Opmerkingen:

   • U kunt de duur configureren voor Geschiedenis afdruktaak door het aantal dagen of uren te specificeren.
   • U kunt de afdruktaakgeschiedenis bekijken op het tabblad Afdruktaakgeschiedenis. Zie De afdruktaakgeschiedenis weergeven voor meer informatie.
   • Deze instelling bepaalt het datumbereik bij het genereren van de geschiedenis van verzonden afdruktaken. De opgegeven periode heeft geen relatie met de Analytics-web portal.

5. Selecteer de functie Universal Print inschakelen. Voordat u Universal Print-integratie bij Cloud Print Management inschakelt, moet u ervoor zorgen dat aan de volgende voorwaarden is voldaan:

   • Het besturingssysteem is Windows 10 versie 1903 or hoger.

   • De organisatie is federatief met op Azure Active Directory geregistreerde users. Zie Een verificatieprovider configureren voor meer informatie.

   • De clientcomputer moet geconfigureerd zijn en verbonden met de Azure Active Directory-tenant

   Ga als volgt te werk in het gedeelte Universal Print-integratie:

   • Universal Print inschakelen: met deze functie wordt een MUP-printer geregistreerd in Azure Active Directory (AD) om afdruktaken vrij te geven via Cloud Print Management.

   • Printernaam: typ de naam van de printer in het veld Printernaam.

   • Printersharenaam: typ in het veld Printersharenaam de naam van de printer.

     Opmerking: De Printernaam en Printersharenaam kunnen hetzelfde zijn, maar de printersharenaam moet uniek zijn.

   U moet MUP instellen buiten de feitelijke federatie die is ingesteld met Lexmark Cloud Services en ervoor zorgen dat de Azure-tenant een geldig MUP-abonnement heeft.

   • De user die de virtuele printer vanuit de Cloud Print Management-portal instelt moet in Azure de rol Printer Administrator hebben.

   • Het instellen van cloud Print Management en MUP-integratie omvat aanvullende activiteiten die verder gaan dan de virtuele printerinstellingen. U moet de Azure-tenantgegevens ophalen zodat deze kunnen worden toegewezen aan een organisatie-ID van Lexmark Cloud Services. Ga naar https://learn.microsoft.com/voor meer informatie over de vereiste rechten voor de user.

   • Voor de Lexmark Universal Print Cloud Print Management-toepassing moeten de volgende beheerdersrechten zijn toegekend:

     • User.Read,Organization.Read.All

     • PrintJob.ReadBasic / PrintJob.Read / PrintJob.ReadBasic.All

6. Klik op Wijzigingen opslaan.

   Opmerkingen:

   • Nadat Universal Print is ingeschakeld en als Azure-beheerdersrechten beschikbaar zijn, wordt er een gedeelde printer gemaakt in de MUP-tenant van de Azure Active Directory. Als Azure-beheerdersrechten beschikbaar zijn, slaat u de wijzigingen op en selecteert u een beheerdersaccount.
   • De Printernaam en Printersharenaam worden automatisch gemaakt in de MUP-tenant van de Azure Active Directory. Het registratieproces van de printer duurt enkele minuten.
   • In Analytics wordt het verzendtype vermeld als Microsoft Universal Print.

7. Selecteer een beheerdersaccount om de MUP-tenant van de Azure Active Directory voor de virtuele printer te registreren.

   Opmerking: Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht op de pagina Organisatorische instellingen van Lexmark Cloud Services, moet de Azure-beheerder de nieuwe beschikbare virtuele printer delen met gebruikers. Zie De geregistreerde printer delen om gebruikers toegang te geven voor meer informatie.

De geregistreerde printer delen om gebruikers toegang te geven

1. Selecteer de geregistreerde printer in de Universal Print Azure Active Directory-portal.

2. Klik op Toegangscontrole.

3. Schakel Toegang toestaan voor iedereen in mijn organisatie in.

4. Klik op OK.

Quota definiëren

U kunt quotumdefinities maken en deze vervolgens toewijzen aan specifieke afdelingen, kostenplaatsen of gebruikers.

Deze functie is alleen beschikbaar als quotumtoewijzing is ingeschakeld in het organisatiebeleid. Zie Organisatorische instellingen configureren voor meer informatie.

1. Klik in de Print Management-webportal op Beheer > Quotadefinities.

2. Doe een van het volgende:

   Een vast quotum instellen

   1. Klik op Maken en typ vervolgens een unieke quotumdefinitienaam.

   2. Selecteer in het menu Quotumlimieten specificerenrDezelfde limieten voor elke maand.

   3. Geef het totale quotum voor elke maand op.

      • Onbeperkt afdrukken toestaan

      • Aangepast quotum instellen: Hiermee geeft u een afdruklimiet op.

      • Afdrukken uitschakelen

      Opmerkingen:

      • U kunt ook een limiet voor afdrukken in kleur toestaan, weigeren of instellen.
      • De kleurenafdruklimiet maakt deel uit van de totale quotumlimiet. Als deze limiet is bereikt, kunnen gebruikers niet meer in kleur afdrukken, maar wel het resterende totale quotum voor afdrukken in zwart-wit gebruiken.

   4. Klik op Quotumdefinitie maken.

   Stel een aangepaste quotum in voor elke maand

   1. Klik op Maken en typ vervolgens een unieke quotumnaam.

   2. Selecteer in het menu Quotumlimieten specificerenAangepaste limieten voor elke maand

   3. Selecteer één of meer maanden.

   4. Klik op Quotumlimieten instellen en geef het quotum op.

      • Onbeperkt afdrukken toestaan

      • Aangepast quotum instellen: Hiermee geeft u een afdruklimiet op.

      • Afdrukken uitschakelen

      Opmerkingen:

      • U kunt ook een limiet voor afdrukken in kleur toestaan, weigeren of instellen.
      • De kleurenafdruklimiet maakt deel uit van de totale quotumlimiet. Als deze limiet is bereikt, kunnen gebruikers niet meer in kleur afdrukken, maar wel het resterende totale quotum voor afdrukken in zwart-wit gebruiken.

   5. Klik op Quotalimieten instellen.

   6. Klik op Quotumdefinitie maken.

   Het standaardquotum voor de organisatie instellen

   Het standaardquotum is van toepassing op alle gebruikers in de organisatie, tenzij een aangepaste quotum is toegewezen aan de afdeling, kostenplaats of individuele gebruiker. Het aangepaste quotum prevaleert boven het standaardquotum.

   1. Klik op naast Standaardquotum.

   2. Stel een vast of aangepast quotum in voor elke maand.

Quota toewijzen

Deze functie is alleen beschikbaar als quotumtoewijzing is ingeschakeld in het organisatiebeleid. Zie Organisatorische instellingen configureren voor meer informatie.

1. Klik in de Print Management-webportal op Beheer > Quotatoewijzingen.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:

   Opmerking: Welke tabbladen beschikbaar zijn, is afhankelijk van de organisatorische instellingen. Als de instelling alleen quotatoewijzingen toestaat op basis van Alleen persoonlijk, zijn er geen andere tabbladen beschikbaar. Zie Organisatorische instellingen configureren voor meer informatie.

   Een kostenplaatsquota toewijzen

   Opmerking: Het tabblad Kostenplaats is alleen beschikbaar als het beleid is ingesteld om quota toe te wijzen per kostenplaats of persoonlijk.

   1. Klik in het tabblad Kostenplaats op Quota toewijzen.

   2. Typ de naam van de kostenplaats.

      Opmerking: De naam van de kostenplaats moet overeenkomen met een kostenplaats die voorkomt in Accountbeheer voor de organisatie.

   3. Een quotadefinitie selecteren

   4. Klik op Quota toewijzen.

   Een afdelingsquota toewijzen

   Opmerking: Het tabblad Afdeling is alleen beschikbaar als het beleid is ingesteld om quota toe te wijzen per afdeling of persoonlijk.

   1. Klik in het tabblad Afdeling op Quota toewijzen.

   2. Typ de naam van de afdeling.

      Opmerking: De naam van de kostenplaats moet overeenkomen met een kostenplaats die voorkomt in Accountbeheer voor de organisatie.

   3. Een quotadefinitie selecteren

   4. Klik op Quota toewijzen.

   Een gebruikersquota toewijzen

   1. Klik in het tabblad Persoonlijk op Quota toewijzen.

   2. Voer het e-mailadres van de gebruiker in.

   3. Een quotadefinitie selecteren

   4. Klik op Quota toewijzen.

Quotumstatus van gebruiker weergeven

Met de functie Quotumstatus van gebruiker kunt u zien in hoeverre ze hun quotum van die maand hebben verbruikt. Beheerders kunnen gebruikers controleren en identificeren die hun quotum overschrijden.

De tabel met gebruikersquotumstatussen bevat de volgende informatie:

• Gebruiker: het e-mailadres van de gebruiker.

• Status: de status van het quotum van een gebruiker.

  • OK (groen rond vinkje): de quota van de user ligt tussen 11% en 100% voor zowel de totale quota als het kleurquota.

  • Waarschuwing (gele waarschuwingsdriehoek): de quota van de user is 10% of minder voor hun totale quota of kleurquota.

  • Overschreden (rood uitroepteken): de quota van de user is 0 of ligt onder de totale quota of kleurquota.

• Totale resterende quotum: het totale aantal resterende afdruktaken in zwart-wit en kleur voor de gebruiker.

• Resterende kleurlimiet: het resterende aantal afdrukken in kleur voor de gebruiker.

• Quotumdefinitie: de quotumdefinitie die aan een gebruiker is toegewezen.

• Type: de categorie die is toegewezen aan het quotum van een gebruiker. Dit kan Persoonlijk, Kostenplaats of Standaard zijn.

1. Klik in de Print Management-webportal op Beheer > Quotumstatus van gebruiker.

2. Doe een van het volgende:

   • Filter in de tabel met gebruikersquotumstatussen op Quotumstatus, Quotumdefinitie en Toewijzingstype.

   • Exporteer de tabel met gebruikersquotumstatussen naar een CSV-bestand door op in de rechterbovenhoek van de tabel te klikken.

Afdrukbeleid maken en toewijzen

Beleidsregels zijn regels die u kunt toewijzen en afdwingen aan users en groepen in Cloud Print Management. Deze regels worden afgedwongen voor de opgegeven users of groepen op Cloud Print Management.

1. Klik in de Print Management-webportal op Beheer > Afdrukbeleid.

2. Doe een van het volgende:

   • Een afdrukbeleid maken

     1. Klik op Maken.

        Opmerking: Als er geen bestaand afdrukbeleid is, klikt u op Afdrukbeleid maken.

     2. Typ in het veld Beleidsnaam de nieuwe naam van het beleid.

     3. Configureer de instellingen:

        • Kleurenafdruktaken geforceerd instellen op zwart-wit: hiermee drukt u alleen in zwart-wit af.

          • Selecteer Alleen taken met ten minste een bepaald aantal pagina's om het minimumaantal pagina's in te stellen dat op dit beleid moet worden toegepast.

        • Afdruktaken geforceerd instellen op dubbelzijdig afdrukken: hiermee drukt u op beide zijden af.

          • Dubbelzijdig afdrukken: selecteer hetzij Inbinden aan lange zijde of Inbinden aan korte zijde.

          • Alle afdruktaken:: stel het minimum aantal pagina's in dat u dit beleid wilt toepassen. Selecteer Alleen zwart-wit taken met ten minste een bepaald aantal pagina's en Alleen kleurentaken met ten minste een specifiek aantal pagina's.

          • Zwart-witafdruktaken: selecteer Alleen zwart-wittaken met een bepaald aantal pagina's om het minimumaantal pagina's in te stellen waarop dit beleid moet worden toegepast.

          • Kleurenafdruktaken: selecteer Alleen kleurentaken met een bepaald aantal pagina's om het minimumaantal pagina's in te stellen waarop dit beleid moet worden toegepast.

     4. Klik op Beleid maken.

   • Een afdrukbeleid dupliceren

     1. Selecteer een bestaand beleid.

     2. Klik op Dupliceren.

     3. Typ een unieke naam voor het beleid.

     4. Klik op Beleid maken.

   • Een afdrukbeleid verwijderen

     1. Selecteer een bestaand beleid.

     2. Klik op Verwijderen.

     3. Klik op Afdrukbeleid verwijderen.

Opmerkingen:

• Een afdrukbeleid voor het aantal pagina's is niet van toepassing op het aantal exemplaren. Bijvoorbeeld: een beleid kan een user beperken tot drie pagina's voor een afdruktaak. Echter, de user kan nog steeds twee exemplaren van een afdruktaak van twee pagina's afdrukken.
• Cloud Print Management maakt de taak nog voordat de printer deze uitvoert, zodat cloudservices niet kunnen worden afgedrukt als de taak een kleur of eenzijdige functie heeft. Daarom maakt Lexmark cloud Services een taak die naar de portal wordt geüpload als een functie voor kleur en eenzijdige kleur en past beleidsregels met betrekking tot kleur en eenzijdige afdrukken toe.

Adrukbeleid toewijzen

1. Klik in de Print Management-webportal op Beheer > Afdrukbeleidstoewijzingen.

2. Selecteer Kostenplaats, Persoonlijk of Afdeling.

   Opmerking: Welke tabbladen beschikbaar zijn, is afhankelijk van de organisatorische instellingen. Zie Organisatorische instellingen configureren voor meer informatie.

   Toewijzen aan een kostenplaats of afdeling

   1. Selecteer een bestaande kostenplaats of afdeling.

      Opmerking: U kunt ook een kostenplaats of afdeling selecteren door de naam ervan te typen in het veld Naam kostenplaats of het veld Naam afdeling in het venster Beleid toewijzen.

   2. Klik op Beleid toewijzen.

   3. Selecteer het beleid in het menu Afdrukbeleid selecteren.

   4. Klik op Afdrukbeleid toewijzen.

   Toewijzen aan een gebruiker

   1. Selecteer een bestaande gebruiker.

      Opmerking: U kunt ook een gebruiker selecteren door het e-mailadres van de gebruiker te typen in het veld E-mail in het venster Afdrukbeleid toewijzen aan gebruiker.

   2. Klik op Beleid toewijzen.

   3. Selecteer het beleid in het menu Afdrukbeleid selecteren.

   4. Klik op Afdrukbeleid toewijzen.

Opmerkingen:

• Als u een afdrukbeleid wilt verwijderen, selecteert u een afdrukbeleid en klikt u op Beleid verwijderen > Afdrukbeleid verwijderen.
• Als u de kostenplaats of afdeling waaraan een afdrukbeleid is toegewezen wilt weergeven of filteren, selecteer dan het beleid in het menu Toegewezen afdrukbeleid.
• Beleid op basis van users overschrijft beleid op basis van kostenplaats of afdeling.

De client-id en het clientgeheim verkrijgen

De Identity Service-toepassing met de client-id en het clientgeheim van een organisatie is te vinden in de Accountbeheer-service in de Cloud Services-portal. Een gebruikersaccount met de rol Organization Administrator is vereist.

1. Open een webbrowser en open vervolgens het Lexmark Cloud Services-dashboard.

2. Klik op de kaart Accountbeheer.

   Opmerking: Als de kaart niet zichtbaar is op het dashboard, klikt u op in de rechterbovenhoek van de pagina en vervolgens op Accountbeheer.

3. Selecteer de organisatie en klik op Volgende.

4. Klik op het tabblad Toepassingen.

5. In het veld Toepassingen zoeken typt u Apparaatverificatie of CardAuth-app en vervolgens drukt u op Enter.

6. Klik in de lijst Toepassingsnaam op de naam van de toepassing.

7. Verkrijg de client-id en het clientgeheim in het gedeelte OAuth-instellingen.

Opmerking: Controleer op de toepassingspagina in het gedeelte Machtigingen of badges-auth is vermeld onder Bereiken.