Configurar o recurso Impressão de convidado

Impressão de convidado é um recurso que permite que os usuários convidados imprimam documentos sem exigir que o administrador crie uma conta em sua organização.

O convidado compõe um e-mail a partir de um cliente de e-mail, anexa o documento a ser impresso e o envia para um endereço de e-mail predefinido. Um administrador ou representante da organização fornece o endereço de e-mail para o qual o convidado pode enviar os documentos. Após enviar o e-mail para o endereço de e-mail especificado, o convidado recebe um e-mail de confirmação com um PIN. Usando o PIN, o convidado pode prosseguir para a impressora especificada pelo representante organizacional e imprimir.

Notas:

• O convidado deve ter um cliente de e-mail para poder enviar o documento.
• Um identificador exclusivo é criado automaticamente no provedor de identidade para a impressão de convidado. Esse identificador exclusivo pode ser usado para gerar relatórios relacionados à atividade de impressão de convidado.
• Os formatos de arquivo suportados são CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS e XLSX. Se um usuário anexar um formato de arquivo não suportado, ele receberá um e-mail indicando os formatos suportados.
• A Lexmark retém as informações relacionadas apenas ao trabalho de impressão, mas não retém informações relacionadas ao corpo do e-mail.
• Cada anexo de e-mail é tratado como um trabalho de impressão separado.

Configurar a Impressão de convidado

1. Na página Web do Print Management, clique em Administração > Configurações organizacionais.

   Nota: O envio de e-mail deve estar ativado antes de ativar o envio de impressão de convidado. Para mais informações sobre como ativar o envio de e-mail, consulte Definindo configurações organizacionais.

2. Na seção Geral, selecione permitir que convidados usem o envio de e-mail.

   Notas:

   • Selecione limitar o número de páginas permitido por trabalho para definir o número máximo de páginas a serem impressas por trabalho. Trabalhos maiores que um determinado número de páginas não são processados.
   • A autenticação por PIN deve estar ativada para que o envio de impressão de convidado funcione. Se a autenticação por PIN não estiver ativada, você será solicitado a ativá-la. Para obter mais informações sobre como configurar a autenticação por PIN, consulte Configurar login da impressora.
   • É possível atribuir os convidados a um centro de custo ou departamento específicos para aplicar cotas e relatórios. Para obter mais informações, consulte Definindo configurações organizacionais.

3. Clique em Salvar alterações.

Notas:

• Um administrador da organização pode definir as configurações relacionadas à retenção do trabalho de impressão, ao tamanho do PIN e à expiração do PIN. As configurações organizacionais se aplicam ao PIN recebido pelo usuário convidado.
• A validade do trabalho de impressão do convidado depende do valor definido em Retenção do trabalho de impressão ou "O PIN expira após", o que for menor. Por exemplo, se a Retenção de trabalho de impressão estiver definida como 6 horas e "O PIN expira após" como 7 horas, os trabalhos serão excluídos após 6 horas.

Liberação de trabalhos de impressão de convidado

Depois de receber o PIN por e-mail, o convidado poderá se direcionar para a impressora especificada pelo representante e executar as seguintes etapas:

1. No painel de controle da impressora, toque em Login com PIN.

2. Digite o PIN que você recebeu em seu e-mail e toque em OK.

3. Toque em Print Release.

4. Selecione o trabalho de impressão e toque em Imprimir.

   Notas:

   • Se você enviar vários trabalhos de impressão, todos eles serão listados.
   • Cada anexo é representado como um trabalho de impressão individual.
   • Para imprimir o corpo do e-mail, selecione Ativar envio do corpo do e-mail. Caso esta opção estiver ativada, o corpo do e-mail é representado como um trabalho de impressão individual.
   • O número de páginas permitido por trabalho de impressão depende das configurações organizacionais. Se qualquer um dos trabalhos de impressão exceder o número especificado de páginas, o trabalho não será processado. Para obter mais informações, consulte Definindo configurações organizacionais.