Настройка функции «Печать для гостевых пользователей»

Печать для гостевых пользователей — это функция, которая позволяет гостевым пользователям печатать документы без необходимости создания администратором учетной записи в организации.

Гостевой пользователь создает сообщение электронной почты в любом клиенте электронной почты, добавляет во вложение документы для печати и отправляет их на предварительно заданный адрес электронной почты. Администратор или представитель организации предоставляет адрес электронной почты, на который гостевой пользователь может отправить свои документы. После отправки сообщения электронной почты на указанный адрес гостевой пользователь получает сообщение электронной почты с подтверждением и PIN-кодом. С помощью PIN-кода гостевой пользователь может перейти к принтеру, указанному представителем организации, и выполнить печать.

Примечания.

• У гостевого пользователя должен быть почтовый клиент для отправки документа.
• С помощью поставщика удостоверений автоматически создается уникальный идентификатор для гостевой печати. Этот уникальный идентификатор можно использовать для создания отчетов о действиях, связанных с печатью для гостевых пользователей.
• Поддерживаются следующие форматы файлов: CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS и XLSX. Если пользователь добавляет во вложение файл неподдерживаемого формата, он получает сообщение электронной почты с информацией о поддерживаемых форматах.
• Lexmark сохраняет данные, относящиеся только к заданию на печать, но не сохраняет данные, связанные с содержимым сообщения электронной почты.
• Каждое вложение электронной почты рассматривается как отдельное задание на печать.

Включение печати для гостевых пользователей

1. На веб-портале Print Management нажмите Администрирование > Настройки организации.

   Примечание: Перед включением отправки документов на печать для гостевых пользователей необходимо включить отправку по электронной почте. Для получения подробной информации о включении функции отправки по электронной почте см. Настройка параметров организации.

2. В разделе «Общие» выберите Разрешить гостевым пользователям использовать отправку по электронной почте.

   Примечания.

   • Выберите Ограничить количество страниц, разрешенное для одного задания, чтобы задать максимальное количество страниц для печати на задание. Задания, количество страниц в которых превышает указанное, не обрабатываются.
   • Для работы функции отправки документов на печать для гостевых пользователей должна быть включена проверка подлинности с помощью PIN-кода. Если проверка подлинности с помощью PIN-кода не включена, буден выведен запрос на ее включение. Для получения дополнительной информации о проверке подлинности с помощью PIN-кода см. Настройка входа в систему принтера.
   • Вы можете назначить гостевых пользователей определенному центру учета затрат или отделу для применения квот и отчетности. Для получения дополнительной информации см. Настройка параметров организации.

3. Нажмите Сохранить изменения.

Примечания.

• Администратор организации может настроить параметры, связанные с сохранением заданий на печать, длиной PIN-кода и сроком действия PIN-кода. Настройки организации применяется к PIN-коду, полученному гостевым пользователем.
• Срок действия задания на печать для гостевых пользователей зависит от значения, заданного для параметра «Сохранение заданий печати» или «Срок действия PIN-кода истекает через», в зависимости от того, какое значение меньше. Например, если для параметра «Сохранение заданий печати» установлено значение 6 часов, а для параметра «Срок действия PIN-кода истекает через» — 7 часов, задания удаляются через 6 часов.

Вывод заданий на печать для гостевых пользователей

После получения PIN-кода по электронной почте гостевой пользователь может перейти к принтеру, указанному представителем, и выполнить следующие действия:

1. На панели управления принтера нажмите Вход с помощью PIN-кода.

2. Введите PIN-код, полученный по электронной почте, а затем нажмите OK.

3. Нажмите Print Release.

4. Выберите задание на печать, а затем нажмите Печать.

   Примечания.

   • При отправке нескольких заданий на печать в списке отображаются все эти задания на печать.
   • Каждое вложение представляет собой отдельное задание на печать.
   • Чтобы распечатать текст сообщения электронной почты, выберите Включить отправку текста сообщений электронной почты. Если этот параметр включен, текст сообщения электронной почты представляет собой отдельное задание на печать.
   • Количество страниц, разрешенное для одного задания на печать, зависит от настроек организации. Если количество страниц в одном из заданий на печать превышает указанное, задание не обрабатывается. Для получения дополнительной информации см. Настройка параметров организации.