Konfigurera funktionen Gästutskrift

Gästutskrift är en funktion som låter gästanvändare skriva ut dokument utan att administratören behöver skapa ett konto i deras organisation.

Gästen sammanställer ett e-postmeddelande från en e-postklient, bifogar dokumentet som ska skrivas ut och skickar det till en fördefinierad e-postadress. En administratör eller en organisationsrepresentant tillhandahåller den e-postadress som gästen kan skicka sina dokument till. När gästen skickar e-postmeddelandet till den angivna e-postadressen får gästen en bekräftelse via e-post med en PIN-kod. Med hjälp av PIN-koden kan gästen fortsätta till den skrivare som anges av den organisatoriska representanten och skriva ut.

Anmärkningar:

• Gästen måste ha en e-postklient för att kunna skicka dokumentet.
• En unik identifierare skapas automatiskt i identitetsleverantören för gästutskrift. Denna unika identifierare kan användas för att generera rapporter relaterade till utskriftsaktiviteten för gäster.
• De filformat som stöds är CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS och XLSX. Om en användare bifogar ett filformat som inte stöds får användaren ett e-postmeddelande med de format som stöds.
• Lexmark behåller endast information relaterad till utskriftsjobbet, men behåller inte någon e-postrelaterad information.
• Varje e-postbilaga behandlas som ett separat utskriftsjobb.

Aktivera gästutskrift

1. I webbportalen Print Management klickar du på Administration > Organisationsinställningar.

   Obs! Skicka e-post måste aktiveras innan du aktiverar sändning av utskrift som gäst. Om du vill ha mer information om hur du aktiverar sändning med e-post, se Konfigurera organisationsinställningar.

2. I avsnittet Allmänt väljer du Tillåt gäster att använda e-postsändning.

   Anmärkningar:

   • Välj begränsa antalet tillåtna sidor per jobb om du vill ange det maximala antalet sidor som ska skrivas ut per jobb. Jobb som är större än ett angivet antal sidor bearbetas inte.
   • PIN-autentisering måste vara aktiverat för att sändning av gästutskrift ska fungera. Om PIN-autentisering inte är aktiverad uppmanas du att aktivera det. Mer information om att konfigurera PIN-autentisering finns i Konfigurera skrivarinloggning.
   • Du kan tilldela gäster till ett specifikt kostnadsställe eller en specifik avdelning för att tillämpa kvoter och rapporter. Mer information finns i Konfigurera organisationsinställningar.

3. Klicka på Spara ändringar.

Anmärkningar:

• En organisationsadministratör kan konfigurera inställningar för lagring av utskriftsjobb, PIN-längd och utgångsdatum för PIN-kod. Organisationens inställningar gäller den PIN-kod som tas emot av gästanvändaren.
• Giltigheten för gästutskriften beror på det värde som angetts i Kvarhållande av utskriftsjobb eller "PIN-koden upphör att gälla efter", vilket som är lägst. Om till exempel Kvarhållande av utskriftsjobb är inställt på 6 timmar och "PIN-kod går ut efter" på 7 timmar raderas jobben efter 6 timmar.

Släppa gästutskriftsjobb

När gästen har fått PIN-koden via e-post kan denne fortsätta till den skrivare som anges av representanten och utföra följande steg:

1. På skrivarens kontrollpanel trycker du på PIN-inloggning.

2. Ange den PIN-kod du har fått i din e-post och tryck sedan på OK.

3. Tryck på Print Release.

4. Välj utskriftsjobbet och tryck sedan på Skriv ut.

   Anmärkningar:

   • Om du skickar flera utskriftsjobb visas alla utskriftsjobb.
   • Varje bilaga representeras som ett individuellt utskriftsjobb.
   • Om du vill skriva ut e-postmeddelandets brödtext väljer du Aktivera sändning med e-postmeddelande. När alternativet aktiveras representeras e-postmeddelandets brödtext som ett enskilt utskriftsjobb.
   • Antalet tillåtna sidor per utskriftsjobb beror på organisationsinställningarna. Om något av utskriftsjobben överskrider det angivna antalet sidor bearbetas inte jobbet alls. Mer information finns i Konfigurera organisationsinställningar.