Konfigurera organisationsinställningar

1. I webbportalen Print Management klickar du på Administration > Organisationsinställningar.

2. I avsnittet Allmänt gör du något av följande:

   • Aktivera sidan Utskriftsklienter – Använd den här funktionen för att gå till sidan Utskriftsklienter. Mer information finns i Hämta Lexmark Print Management-klienten.

   • Aktivera delegering av utskriftsjobb – med hjälp av den här funktionen kan du delegera utskriftsjobb till andra så att de kan frisläppa jobb åt dig. Mer information finns i Hantera ombud.

     • Aktivera e-postmeddelande för ombud – den här funktionen skickar ett e-postmeddelande till ett ombud när ombudet läggs till eller tas bort. Om ett utgångsdatum är inställt för det specifika ombudet innehåller e-postmeddelandet även information om utgångsdatum och tid.

   • Aktivera sändning med e-post – med hjälp av den här funktionen kan du skicka dokument med e-post till Lexmark Cloud för frisläppning. Mer information finns i Skicka utskriftsjobb genom e-post. E-postadressen visas bredvid alternativet Aktivera sändning med e-post.

     Anmärkningar:

     • E-postadressen är kopplad till den miljö som du är inloggad i.
     • E-postadressen visas även som en banderoll på sidan Utskriftskö.
     • I fältet Skicka dokument med e-post till följande anpassade adress anger du ett organisationsspecifikt användarnamn.
     • E-postadressen är <organisationsspecifikt användarnamn>@print.lexmark.com.
     • När e-postsändning aktiveras för första gången kan det ta upp till 24 timmar innan e-postadressen är tillgänglig.

   • Aktivera sändning av e-post med brödtext – med hjälp av den här funktionen kan du skicka e-post med brödtext till Lexmark Cloud för frisläppning. Om du vill aktivera funktionen för att sända e-post med brödtext måste du aktivera e-postsändning.

     Obs! Om Aktivera sändning av e-post med brödtext inte är markerat skrivs endast e-postbilagan ut.

   • Tillåt gäster att använda e-postsändning- låter oregistrerade gästanvändare e-posta sina dokument till Cloud Print Management. Om du vill tillåta funktionen för att sända gästutskrifter måste du aktivera e-postsändning. Mer information finns i Konfigurera funktionen Gästutskrift.

     • Begränsa antalet tillåtna sidor per jobb- här kan du ställa in maximalt antal tillåtna sidor per jobb för oregistrerade gästanvändare.

       Obs! Varje bilaga i e-postmeddelandet behandlas som ett individuellt jobb. E-postmeddelandets brödtext behandlas som ett enskilt utskriftsjobb.

   • Tilldela gäster till kostnadsställe eller avdelning- med den här funktionen kan du tilldela gäster till ett specifikt kostnadsställe eller en specifik avdelning för tillämpning av kvoter och rapportering. Från menyn Tilldela gäster till kostnadsställe eller avdelning väljer du något av följande:

     • Tilldela inte- använd det här alternativet om du inte tilldelar gäst till ett kostnadsställe eller en avdelning.

     • Kostnadsställe – i fältet Kostnadsställets namn anger du namnet på kostnadsstället.

     • Avdelning – I fältet Avdelningens namn anger du namnet på avdelningen.

   • Aktivera ändring av antal kopior före frisläppning – låter dig ändra antal kopior innan utskriftsjobb släpps. Mer information finns i Frigöra utskriftsjobb med eSF-programmet på skrivaren.

     Följande versioner av Print Release eSF-programmet krävs för den här funktionen:

     • För e-Task v5 eller senare: 5.10.x eller senare

     • För e-Task v4 eller tidigare: 2.6.x eller senare

   • Aktivera utskrift och behåll – låter dig behålla frisläppta jobb i utskriftskön.

     Följande versioner av Print Release eSF-programmet krävs för den här funktionen:

     • För e-Task v5 eller senare: 5.10.x eller senare

     • För e-Task v4 eller tidigare: 2.6.x eller senare

   • Aktivera automatisk frisläppning av utskrifter– låter dig frisläppa utskriftsjobb automatiskt när du loggar in på skrivaren. Mer information finns i Utskriftsjobb med automatisk frisläppning av utskrifter.

   • Behåll filnamn för utskriftsjobb för rapportering – gör att du kan lagra filnamnet för ett utskriftsjobb för organisationsrapportering.

   • Lista och släpp automatiskt de äldsta utskriftsjobben först- visar och släpper utskriftsjobben i ordning från äldsta till nyaste.

     Uppdatera eSF-programmen till följande version för att använda den här funktionen:

     • För eSF version 5 eller senare:

       • Cloud Authentication version 5.6.30

       • Print Release version 5.10.19

       • Enhetsanvändning version 2.4.19

     • För eSF version 4 eller tidigare:

       • Cloud Authentication version 2.6.23

       • Print Release version 2.6.24

       • Enhetsanvändning version 2.4.19

   • Aktivera utskriftskvoter – låter dig ange utskriftskvoter. Du kan definiera standardkvoten för organisationen eller ange en anpassad kvot.

     Välj något av följande:

     • Kostnadsställe eller personligt – Här kan du definiera kvoter och sedan tilldela dem till kostnadsställen eller enskilda användare.

     • Avdelning eller personlig – Här kan du definiera kvoter och sedan tilldela dem till avdelningar eller enskilda användare.

     • Endast personlig – Här kan du definiera kvoter och sedan tilldela dem till enskilda användare.

     Anmärkningar:

     • Mer information om att definiera kvoter finns i Definiera kvoter.
     • Mer information om att tilldela kvoter finns i Tilldela kvoter.

   • Aktivera utskriftspolicyer- Här kan du skapa och tilldela utskriftspolicyer till användare och grupper i organisationen.

     Välj något av följande:

     • Kostnadsställe eller personlig – Här kan du skapa en policy och sedan tilldela den till kostnadsställen eller enskilda användare.

     • Avdelning eller personlig – Här kan du skapa en policy och sedan tilldela den till avdelningar eller enskilda användare.

     • Endast personlig – Här kan du skapa en policy och sedan tilldela den till enskilda användare.

     Obs! Mer information om hur du skapar och tilldelar utskriftspolicyer finns i Skapa och tilldela utskriftspolicyer.

   • Aktivera direktutskrift – gör att du kan aktivera funktionen direktutskrift för avdelningar, kostnadsställen och användare. Med den här funktionen kan du spåra jobb som skickas till nätverksanslutna skrivare som är registrerade i Cloud Fleet Management.

     Välj något av följande:

     • Kostnadsställe eller personlig – här kan du skapa en tilldelning och sedan tilldela den till kostnadsställen eller enskilda användare.

     • Avdelning eller personlig – här kan du skapa en tilldelning och sedan tilldela den till avdelningar eller enskilda användare.

     Obs! Mer information om hur du skapar ett paket för direktutskrift finns i Använda direktutskrift.

3. I avsnittet Kvarhållande av utskriftsjobb väljer du tidslängden innan frisläppta och ej frisläppta jobb tas bort.

   Obs! Du kan konfigurera varaktigheten för Kvarhållande av utskriftsjobb genom att ange antalet dagar eller timmar.

4. I avsnittet Utskriftsjobbhistorik anger du perioden för utskriftsjobbhistoriken.

   Anmärkningar:

   • Du kan konfigurera varaktigheten för Utskriftsjobbhistorik genom att ange antalet dagar eller timmar.
   • Du kan se historik för utskriftsjobb på fliken Utskriftshistorik. Mer information finns i Visa utskriftsjobbhistorik.
   • Inställningen avgör vilka datum som ingår när historiken för skickade utskriftsjobb genereras. Den angivna perioden har ingen koppling till webbportalen Analytics.

5. Välj funktionen Aktivera Universal Print. Innan du aktiverar integrering med Universal Print med Cloud Print Management måste du kontrollera att följande förutsättningar är uppfyllda:

   • Operativsystemet är Windows 10 version 1903 eller senare.

   • Organisation är samordnad med användare som är registrerade i Azure Active Directory. Mer information finns i Konfigurera autentiseringsleverantör.

   • Klientmaskinen är konfigurerad och ansluten till Azure Active Directory-innehavaren.

   Gör följande i avsnittet Integrering med Universal Print:

   • Aktivera Universal Print – den här funktionen registrerar en MUP-skrivare i Azure Active Directory (AD) för att släppa utskriftsjobb via Cloud Print Management.

   • Skrivarnamn – I fältet Skrivarnamn anger du namnet på skrivaren.

   • Skrivarens delningsnamn – I fältet Skrivarens delningsnamn anger du namnet på skrivarens delningsnamn.

     Obs! Skrivarnamnet och Skrivarens delningsnamn kan vara samma, men skrivarens delningsnamn måste vara unikt.

   Du måste ställa in MUP utanför den faktiska samordningen som har konfigurerats med Lexmark Cloud Services och säkerställa att Azure-innehavaren har en giltig MUP-prenumeration.

   • Användaren som konfigurerar den virtuella skrivaren från portalen Cloud Print Management måste ha rollen skrivaradministratör i Azure.

   • Konfigurationen av Cloud Print Management och MUP-integrering omfattar ytterligare aktiviteter utöver konfigurationen av den virtuella skrivaren. Du måste hämta uppgifterna för Azure-innehavaren så att de kan mappas till ett organisations-ID för Lexmark Cloud Services. Gå till https://learn.microsoft.com/ om du vill veta mer om behörigheten som krävs för användaren.

   • Cloud Print Management-applikationen för Lexmark Universal Print måste ha följande administratörsbehörigheter:

     • Användare.Läs,Organisation.Läs.Alla

     • Utskriftsjobb.LäsGrundläggande/Utskriftsjobb.Läs/Utskriftsjobb.LäsGrundläggande.Alla

6. Klicka på Spara ändringar.

   Anmärkningar:

   • När Universal Print har aktiverats och Azure-administratörsbehörigheter är tillgängliga skapas en delad skrivare i MUP-innehavaren av Azure Active Directory. Med Azure-administratörsbehörigheter tillgängliga sparar du ändringarna och väljer ett administratörskonto.
   • Skrivarnamnet och Skrivarens delningsnamn skapas automatiskt i MUP-innehavaren för Azure Active Directory. Processen för skrivarregistrering tar några minuter att slutföra.
   • I Analytics rapporteras inlämningstypen som Microsoft Universal Print.

7. Välj ett administratörskonto för att registrera den virtuella skrivarens MUP-innehavare för Azure Active Directory.

   Obs! När du har gjort ändringarna på sidan Organisationsinställningar i Lexmark Cloud Services måste Azure-administratören dela den nya virtuella skrivaren som är tillgänglig med användarna. Mer information finns i Dela den registrerade skrivaren för att tillåta åtkomst till användare.

Dela den registrerade skrivaren för att tillåta åtkomst till användare

1. Välj den registrerade skrivaren i portalen Universal Print Azure Active Directory.

2. Klicka på Åtkomstkontroll.

3. Aktivera Tillåt åtkomst till alla i min organisation.

4. Klicka på OK.

Definiera kvoter

Du kan skapa kvotdefinitioner och sedan tilldela dem till specifika avdelningar, kostnadsställen eller användare.

Den här funktionen är endast tillgänglig när kvottilldelning är aktiverat i organisationens policyer. Mer information finns i Konfigurera organisationsinställningar.

1. I webbportalen Print Management klickar du på Administration > Kvotdefinitioner.

2. Gör något av följande:

   Ange en fast kvot

   1. Klicka på Skapa och skriv sedan in ett unikt kvotdefinitionsnamn.

   2. På menyn Ange kvotgränser väljer du Samma gränser för varje månad.

   3. Ange den totala kvoten för varje månad.

      • Tillåt obegränsad utskrift

      • Ange anpassad kvot – Ange en utskriftsgräns.

      • Avaktivera all utskrift

      Anmärkningar:

      • Du kan också tillåta, inte tillåta eller ange en färgutskriftsgräns.
      • Färgutskriftsgränsen är en del av den totala kvotgränsen. Om den här gränsen har uppnåtts kan användarna inte längre skriva ut i färg men ändå använda den återstående totala kvoten för svartvita utskrifter.

   4. Klicka på Skapa kvotdefinition.

   Ange en anpassad kvot för varje månad

   1. Klicka på Skapa och skriv sedan in ett unikt kvotnamn.

   2. På menyn Ange kvotgränser väljer du Anpassade gränser för varje månad.

   3. Välj en eller flera månader.

   4. Klicka på Ange kvotgränser och ange sedan kvoten.

      • Tillåt obegränsad utskrift

      • Ange anpassad kvot – Ange en utskriftsgräns.

      • Avaktivera all utskrift

      Anmärkningar:

      • Du kan också tillåta, inte tillåta eller ange en färgutskriftsgräns.
      • Färgutskriftsgränsen är en del av den totala kvotgränsen. Om den här gränsen har uppnåtts kan användarna inte längre skriva ut i färg men ändå använda den återstående totala kvoten för svartvita utskrifter.

   5. Klicka på Ange kvotgränser.

   6. Klicka på Skapa kvotdefinition.

   Ange standardkvoten för organisationen

   Standardkvoten gäller alla användare i organisationen, såvida inte en anpassad kvot har tilldelats avdelningen, kostnadsstället eller enskilda användare. Den anpassade kvoten åsidosätter standardkvoten.

   1. Klicka på bredvid Standardkvot.

   2. Ange en fast kvot eller en anpassad kvot för varje månad.

Tilldela kvoter

Den här funktionen är endast tillgänglig när kvottilldelning är aktiverat i organisationens policyer. Mer information finns i Konfigurera organisationsinställningar.

1. I webbportalen Print Management klickar du på Administration > Quota Assignments.

2. Gör något av följande:

   Obs! De tillgängliga flikarna kan variera beroende på organisationsinställningarna. Om inställningen endast tillåter kvottilldelningar av Endast personlig så är inga andra flikar tillgängliga. Mer information finns i Konfigurera organisationsinställningar.

   Tilldela en kvot för ett kostnadsställe

   Obs! Fliken Kostnadsställe är endast tillgänglig när policyn är inställd på att tilldela kvoter efter Kostnadsställe eller personligt.

   1. På fliken Kostnadsställe klickar du på Tilldela kvot.

   2. Ange kostnadsställets namn.

      Obs! Kostnadsställets namn måste stämma överens med ett kostnadsställe i Kontohantering för organisationen.

   3. Välj en kvotdefinition.

   4. Klicka på Tilldela kvot.

   Tilldela en avdelningskvot

   Obs! Fliken Avdelning är endast tillgänglig när policyn är inställd på att tilldela kvoter efter Avdelning eller personligt.

   1. På fliken Avdelning klickar du på Tilldela kvot.

   2. Ange avdelningsnamnet.

      Obs! Kostnadsställets namn måste stämma överens med ett kostnadsställe i Kontohantering för organisationen.

   3. Välj en kvotdefinition.

   4. Klicka på Tilldela kvot.

   Tilldela en användarkvot

   1. På fliken Personlig klickar du på Tilldela kvot.

   2. Ange en användares e-postadress.

   3. Välj en kvotdefinition.

   4. Klicka på Tilldela kvot.

Visa status för kvoter för användare

Funktionen Status för kvoter för användare visar var användarna befinner sig inom sin kvot under en viss månad. Administratörer kan övervaka och identifiera användare som eventuellt överskrider sin kvot.

Tabellen med status för kvoter för användare innehåller följande information:

• Användare – Användarens e-postadress.

• Status – Status för en användares kvot.

  • OK (grönt inringat bocktecken) – användarens kvot är mellan 11 % och 100 % för både den totala kvoten och färgkvoten.

  • Varning (gul varningstriangel) – användarens kvot är 10 % eller lägre för antingen den totala kvoten eller färgkvoten.

  • Överskriden (rött inringat utropstecken) – användarens kvot är 0 eller lägre för antingen den totala kvoten eller färgkvoten.

• Total återstående kvot – Användarens totala återstående utskriftskvot för både svartvita och färgutskrifter.

• Återstående färggräns – Mängden färgutskrifter som återstår för användaren.

• Kvotdefinition – Den kvotdefinition som har tilldelats en användare.

• Typ – Den kategori som tilldelats en användares kvot. Det kan vara Personlig, Kostnadsställe eller Standard.

1. I webbportalen Print Management klickar du på Administration > Status för kvoter för användare.

2. Gör något av följande:

   • Filtrera användarkvotens statustabell enligt Kvotstatus, Kvotdefinition och Tilldelningstyp.

   • Exportera tabellen med status för kvoter för användare till en CSV-fil genom att klicka på i tabellens övre högra hörn.

Skapa och tilldela utskriftspolicyer

Principer är regler som du kan tilldela och tillämpa till användare och grupper i Cloud Print Management. De här reglerna tillämpas för de specifika användarna eller grupperna i Cloud Print Management.

1. I webbportalen Print Management klickar du på Administration > Utskriftspolicyer.

2. Gör något av följande:

   • Skapa en utskriftsprincip

     1. Klicka på Skapa.

        Obs! Om det inte finns någon befintlig utskriftspolicy klickar du på Skapa en utskriftspolicy.

     2. Ange det nya namnet på policyn i fältet Policynamn.

     3. Konfigurera inställningarna:

        • Tvinga färgutskrifter till svartvitt- Skriv endast ut svartvita jobb.

          • Välj endast jobb med minst ett visst antal sidor för att ställa in minsta antal sidor för att tillämpa den här policyn.

        • Tvinga jobb att använda dubbelsidig utskrift- Skriv ut på båda sidor.

          • Dubbelsidig utskrift – välj antingen Långsidesbindning eller Kortsidesbindning.

          • Alla utskriftsjobb – ange det minsta antalet sidor för att tillämpa den här principen. Välj Endast svartvita jobb med minst ett visst antal sidor och Endast färgjobb med minst ett visst antal sidor.

          • Svartvita utskrifter- Välj Endast svartvita jobb med minst ett visst antal sidor för att ange minsta antal sidor som den här policyn ska tillämpas på.

          • Färgutskriftsjobb- Välj Endast färgjobb med minst ett visst antal sidor för att ställa in minsta antal sidor som den här policyn ska tillämpas på.

     4. Klicka på Skapa policy.

   • Duplicera en utskriftspolicy

     1. Välj en befintlig policy,

     2. Klicka på Duplicera.

     3. Skriv ett unikt namn för policyn.

     4. Klicka på Skapa policy.

   • Ta bort en utskriftsprincip

     1. Välj en befintlig policy.

     2. Klicka på Ta bort.

     3. Klicka på Ta bort utskriftspolicy.

Anmärkningar:

• En utskriftsprincip för sidantal gäller inte för antal kopior. Till exempel kan en princip begränsa en användare till tre sidor för ett enskilt utskriftsjobb. Men användaren kan fortfarande skriva ut två kopior av utskriftsjobb på två sidor.
• Cloud Print Management återger jobbet innan skrivaren gör det, så molntjänsten kan inte interpolera om jobbet är i färg eller ensidig utskrift. Därför återger Lexmark Cloud Services alla jobb som laddas upp till portalen som färg och ensidiga och tillämpar principer relaterade till färg och ensidig utskrift.

Tilldela en utskriftspolicy

1. I webbportalen Print Management klickar du på Administration > Tilldelningar för utskriftspolicyer.

2. Välj Kostnadsställe, Personligt eller Avdelning.

   Obs! De tillgängliga flikarna kan variera beroende på organisationsinställningarna. Mer information finns i Konfigurera organisationsinställningar.

   Tilldela till ett kostnadsställe eller en avdelning

   1. Välj ett befintligt kostnadsställe eller en befintlig avdelning.

      Obs! Du kan också välja ett kostnadsställe eller en avdelning genom att skriva in namnet i fältet Namn på kostnadsställe eller fältet Avdelningsnamn i fönstret Tilldela policy.

   2. Klicka på Tilldela policy.

   3. I menyn Välj utskriftspolicy väljer du policy.

   4. Klicka på Tilldela utskriftspolicy.

   Tilldela till en användare

   1. Välj en befintlig användare.

      Obs! Du kan också välja en användare genom att skriva användarens e-postadress i fältet E-post i fältet Tilldela utskriftspolicy till användare.

   2. Klicka på Tilldela policy.

   3. I menyn Välj utskriftspolicy väljer du policy.

   4. Klicka på Tilldela utskriftspolicy.

Anmärkningar:

• Om du vill ta bort en utskriftspolicy väljer du en utskriftspolicy och klickar sedan på Ta bort policy > Ta bort utskriftspolicy.
• Om du vill visa eller filtrera det kostnadsställe eller den avdelning som en utskriftspolicy är tilldelad väljer du policyn i menyn Utskriftspolicyn har tilldelats.
• Användarbaserade principer åsidosätter kostnadsställe- eller avdelningsbaserade principer.

Erhålla ett klient-ID och en klienthemlighet

Identitetstjänstapplikationen som innehåller klient-ID och klienthemligheten för en organisation finns i tjänsten Account Management i Cloud Services-portalen. Ett användarkonto med rollen Organization Administrator krävs.

1. Öppna en webbläsare och gå sedan till instrumentpanelen för Lexmark Cloud Services.

2. Klicka på kortet Account Management.

   Obs! Om kortet inte visas på instrumentpanelen klickar du på i det övre högra hörnet på sidan och sedan på Account Management.

3. Välj organisation och klicka sedan på Nästa.

4. Klicka på fliken Applikationer.

5. I fältet Sök applikationer skriver du antingen Enhetsautentisering eller CardAuth App och trycker sedan på Enter.

6. I listan Applikationsnamn klickar du på programmets namn.

7. Hämta klient-ID och klienthemlighet från avsnittet OAuth-inställningar.

Obs! Från applikationssidan i avsnittet Behörighet kontrollerar du att badges-auth finns med i under Scopes.